УРОКИ БИЗНЕСА
3 МИН
Чек-лист по работе с бизнес-картами
Убедитесь, что используете бизнес-карты максимально эффективно и только на благо компании.
1
Вы разработали внутренние документы
Очень важно регламентировать использование бизнес-карт в компании.
Создайте шаблоны приказов и распоряжений, в которых сказано:
-
сотрудники каких должностей могут пользоваться бизнес-картами; -
какие товары и услуги можно оплачивать бизнес-картой; -
какие лимиты установлены по бизнес-картам; -
каков алгоритм действий, если сотрудник случайно оплатил с бизнес-карты личные расходы (рекомендуем сделать памятку для сотрудников).
Шаблон приказа об утверждении списка должностей
Поручите специалисту по кадрам сделать копии трудовых договоров сотрудников, которым даёте доступ к карте. Если это внештатный работник, понадобится копия договора подряда или доверенность на его имя. Эти документы дают основание распоряжаться бизнес-картой.
2
Вы установили лимиты
Можно устанавливать лимиты на расходы и на операции. Размер лимитов определяет руководитель компании, однако они не могут быть больше, чем лимиты банка по данному типу карты. Для каждой бизнес-карты вы вправе установить разные ограничения.
Рекомендуем: установите лимиты на суточное и месячное снятие средств и на суточную и месячную сумму расходных операций.
3
Вы подключили СМС-уведомления
Получать СМС-уведомления необязательно, но с ними проще и удобнее контролировать расходы сотрудников.
Подключить услугу можно сразу при заказе бизнес-карты или позднее (для карт Сбера — через интернет-банк СберБизнес, где легко также отслеживать все операции в режиме живого времени).
4
Вы проинструктировали сотрудников
Объясните сотрудникам, зачем нужны бизнес-карты и как ими пользоваться. Расскажите об установленных лимитах, контроле расходов по каждой карте, разрешённых и запрещённых тратах.
Проинструктируйте каждого работника, как действовать, если он случайно использовал карту в личных целях. Долг перед компанией нужно погасить в тот же день, иначе у налоговой возникнут вопросы.
Сообщите, какие документы нужно предоставлять в бухгалтерию: кассовые или товарные чеки, акты и т.д. Попросите бухгалтера подготовить соответствующую памятку для сотрудников.
