ПО ЗАКОНУ
7 МИН
Дата обновления: 6 мая 2024
Как работать с наличными и переводить деньги физлицам без рисков по 115-ФЗ
Соблюдая 115-ФЗ, банки обращают особое внимание на переводы физлицам и операции с наличными. Чем меньше этих операций в деятельности организации , тем доверительнее отношение кредитных организаций к бизнесу. Но некоторые виды предпринимательской деятельности существовать без них не могут, поэтому обращение с наличными и переводы физлицам возможны — с соблюдением ряда правил. Рассказываем, как действовать, чтобы взаимодействие с банками и контрагентами было максимально комфортным.
1
Для работы с наличными предприниматель должен соблюдать кассовую дисциплину: иметь кассу и кассовую книгу. В книге обязательно отражаются все операции по поступлению и выдаче наличных. Современные технологии значительно облегчают процесс: больше не нужно подклеивать чеки и т. п. — всё можно сделать в электронном виде.
Если в вашей компании можно применять упрощённый порядок ведения кассовой дисциплины, сохраняйте все подтверждающие документы: платёжные ведомости, чеки, акты, расписки и прочие документы.
2
Предприниматель обязан приказом или другим распорядительным документом установить лимит наличных в кассе, а излишек — инкассировать в банк для зачисления на счёт. Остаток в кассе должен равняться разнице между суммой поступивших и суммой выданных наличных. При незначительных объёмах наличных необязательно заключать договор с инкассаторами: зачислить излишек на счёт можно самостоятельно с помощью бизнес-карты и банкомата — провести самоинкассацию (лимит в кассе устанавливается для предприятий с более чем 100 сотрудниками в штате и годовым доходом от 800 млн рублей).
3
Если ваш бизнес не может обойтись без расчёта наличными, соблюдайте лимит, установленный ЦБ РФ — не более 100 000 рублей по одному договору при расчётах с ИП или ООО.
Чеки, приходно-кассовые ордера, накладные, договоры, авансовые отчёты — эти документы понадобятся, если у банка возникнут вопросы по операциям с наличными.
4
Когда клиенты используют наличные деньги, банк не знает, на что идут эти средства. Чтобы не возникало вопросов, оплачивайте товары и услуги для бизнеса с помощью бизнес-карты.
1. Перевод дохода от предпринимательской деятельности ИП себе на личный счёт
ИП не может платить зарплату самому себе. Но можно перевести доход от своей деятельности на личную карту или получить наличные в банке, указав, что это доход от вашего бизнеса. Вид зачисления при переводе — «Прочие выплаты», в назначении платежа укажите: «Доход от предпринимательской деятельности». Прежде чем зачислять средства, оплатите все необходимые налоги и взносы.
2. Начисление зарплаты и других выплат сотрудникам
Чтобы у банка и налоговой не возникало вопросов, используйте банковский счёт и зарплатный проект, так деятельность бизнеса становится понятной и прозрачной для банка.
3. Переводы под отчёт сотрудникам
Иногда требуется оплатить командировочные расходы или расходы на административно-хозяйственные нужды. Организации и ИП могут выдавать деньги под отчёт сотруднику с помощью перевода на карту физического лица. Для этого составьте приказ с указанием назначения перевода, суммой выплаты и другими деталями. После окончания командировки или выполнения поручения сотрудник должен предоставить вам документы, подтверждающие целевое использование денег, например чеки и авансовые отчёты. Иначе перевод будет расценен как доход получателя.
4. Переводы самозанятым
Работа с самозанятыми требует особого внимания к деталям, особенно в отношении оплаты. При заключении договора с самозанятым проверьте, что он зарегистрирован в качестве самозанятого. В договоре укажите способ и порядок оплаты. Для перевода денежных средств на счёт самозанятого ИП недостаточно только номера карты, укажите все реквизиты счёта: имя получателя, номер расчётного и корреспондентского счетов, наименование банка, БИК. При переводе денежных средств указывайте корректное назначение платежа.
Чтобы упростить процесс ведения бухгалтерии и подтвердить оплату выполненной работы, запрашивайте у самозанятого чек о получении оплаты.
5. Переводы за товары и услуги
Банк может подозревать бизнес в попытке уклониться от уплаты налогов, когда компания переводит деньги на счёт физического лица. Если вы часто приобретаете товары или услуги у физлиц, заключайте договор и храните все документы о платежах.
6. Личные переводы
Многие предприниматели переводят деньги с бизнес-счетов на свои карты для личных нужд и расходов. Это не запрещено, но за такими операциями банки тщательно следят, чтобы не допускать незаконного вывода денежных средств. Поэтому, если у банка возникнут вопросы, он обратится к предпринимателю и запросит дополнительные документы.
Сохраняйте и корректно оформляйте подтверждающие документы. Если у банка возникнут вопросы, пригодятся чеки, приходно-кассовые ордера, накладные, договоры, авансовые отчёты.
Соблюдение рекомендаций банка и дисциплина в финансовых операциях помогут избежать возможных проблем.
Узнайте, как снизить риск блокировки по операциям в Сбере с помощью сервиса «Комплаенс-помощник». За 1 рубль вы получите отчёт с рекомендациями по вашему счёту, проверку контрагентов и консультацию менеджера, который расскажет о 115-ФЗ и поможет скорректировать деятельность бизнеса, чтобы установить доверительные отношения с банком.
По возможности операции лучше перевести в безналичную форму.
Ведите кассовую книгу, соблюдайте финансовую дисциплину и сохраняйте все первичные документы.
Храните документы при переводах физлицам — банк может запросить у вас подтверждение законности перевода.
Подробнее о правилах безопасного бизнеса и способах как выстроить доверительные отношения с банком — в разделе «Как вести бизнес без блокировок по 115-ФЗ».