Правильно оформленная первичная документация — товарные и транспортные накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ, универсальные передаточные документы не менее важны, чем сами договоры с заказчиками и подрядчиками.

При обращении с первичными документами соблюдайте универсальные правила:

• Соответствие договору

Использование шаблонных форм договора часто приводит к тому, что текст не вполне отражает характер взаимодействия между контрагентами. К примеру, в контракте указано, что стороны оформляют спецификации на каждую партию товара, а в реальности спецификации не оформляются вообще. Чтобы избежать ненужных вопросов со стороны госорганов, текст договора обязательно нужно адаптировать к практике вашей работы.

• Незамедлительное оформление

Документ желательно составлять в момент проведения операции, а если это невозможно — сразу после её окончания. Исключение — счёт-фактура, её допускается оформлять в течение 5 дней с момента отгрузки товара.

Отсутствие «первички» может повлечь штраф в размере 10 тысяч рублей (п. 1 ст. 120 НК РФ). Кроме того, без документов невозможно учесть расходы для уменьшения налогооблагаемой базы, а значит, придётся доплатить налог.

Если в какой-то из документов необходимо внести исправления, изменения одновременно вносятся в каждый его экземпляр и заверяются сторонами.

• Достаточный срок хранения

Первичную документацию нужно хранить в течение 5 лет после окончания отчётного года, а если идут проверки или тяжбы — до вынесения решения.

Разберём, как составлять самые распространённые типы документов.

Товарная накладная (ТОРГ-12)

Накладная нужна продавцу для подтверждения поставки товара покупателю и учёта остатков на складе, а покупателю — для возврата товара в случае необходимости.

Строго закреплённой формы документа нет, но есть рекомендуемая. Её можно найти в Постановлении Госкомстата РФ от 25.12.1998 г. № 132 (скачать бланк). Форма включает:

• Наименование и реквизиты продавца, покупателя;
• Основание для проведения сделки: номер и дату договора;
• Информацию о товаре: наименование, количество, цену за единицу, ставку НДС (если есть) и итоговую стоимость;
• Подписи должностных лиц и их расшифровки;
• Даты отпуска и получения товара.

При заполнении товарной накладной важно помнить:

• Документ составляют в двух экземплярах: для покупателя и продавца. Каждый экземпляр имеет равную юридическую силу. Накладную можно заполнять и в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП). В этом случае оформляется один экземпляр, состоящий из двух файлов — от покупателя и продавца.
• Со стороны продавца документ подписывают: работник, разрешивший отпуск груза, главный бухгалтер и сотрудник, который отпустил груз. Со стороны покупателя: представители покупателя и грузополучателя. Здесь же указываются данные доверенности, на основании которой принят товар, и даты подписания товарной накладной.
• Если товар облагается НДС по разным ставкам, то в графе «НДС/ставка» указывайте этот показатель для каждого товара. Составлять отдельные накладные не надо.

Счёт-фактура

Если поставщик — плательщик НДС, то вместе с товарной накладной он передает покупателю счёт-фактуру. Форма счёта-фактуры регламентирована Постановлением Правительства РФ № 534 от 02.04.2021 г. и содержит:

• Наименование и реквизиты сторон;
• Объём, стоимость, наименование, количество отправленных товаров и налоговую ставку по ним;
• В случае поставок по госконтракту — идентификатор госконтракта, при наличии;
• Подписи продавца.

При оформлении счёта-фактуры нужно учитывать:

1. Счёт-фактуру выписывают в течение 5 календарных дней с момента отгрузки товара, выполнения работ или оказания услуг. Эта норма закреплена в п. 3 ст. 168 НК РФ.
2. Налогоплательщики, выбравшие в качестве системы налогообложения УСН, АУСН или патент, освобождены от уплаты НДС, за исключением некоторых случаев. При этом, если такое юридическое лицо взаимодействует с плательщиками НДС, то составляется счёт-фактура нового образца с пометкой «Без НДС».
3. С 1 июля 2021 года на территории РФ внедрена система прослеживания импортных товаров — от ввоза в Россию до выбытия, включая экспорт, оптовую и розничную продажу. Перечень прослеживаемых товаров утвержден Постановлением Правительства РФ от 25.06.2019 г. № 807. Плательщики НДС, которые работают с прослеживаемыми товарами, оформляют счета-фактуры в электронном виде.

Акт выполненных работ

Акт — первичный документ к договору на оказание услуг или договору подряда. Сама форма акта выполненных работ не регламентирована, но он обязательно должен включать:

• Порядковый номер и дату составления;
• Наименование работ/услуг со сроками выполнения;
• Реквизиты договора, на основании которого выполняются работы;
• Итоговую стоимость работ;
• Подписи сторон.

Что учитывать в процессе заполнения:

• Если при приёмке работ задействованы эксперты, то они также оставляют свои подписи в документе.
• Если плата за работу не облагается НДС, в акте обязательна пометка: «Без налога (НДС)».
• Заказчик должен писать в акте выполненных работ: «Претензии к работе отсутствуют» или отражать в документе все замечания и сроки на их устранение. Бывает, что в предложенной исполнителем форме акта нет соответствующего раздела. В этом случае лучше не подписывать акт, а выявленные замечания перечислить в отдельном документе.

УПД

УПД — универсальный передаточный документ, объединяет в себе:

• накладную;
• счёт-фактуру;
• акт выполненных работ.

Применение УПД значительно сокращает объём документации. УПД используется для получения налоговых вычетов по НДС и подтверждения затрат при исчислении налогов.

Транспортная документация

Для перевозки товаров составляют транспортные накладные (ТН) и товарно-транспортные накладные (ТТН). Основное различие в том, что ТТН дополнительно содержит сведения о товаре — его наименование, цену и количество. Такой документ нужен, когда товар перевозит сторонняя организация.

Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов:

• Полноценная характеристика товара. Нужна для его списания продавцом и принятия к учёту покупателем;
• Информация о перевозке. Служит для учёта расчётов с перевозчиком.

Товарно-транспортная накладная составляется на каждого покупателя при каждом выезде автомобиля в четырёх экземплярах:

• Для продавца (грузоотправителя);
• Для покупателя (грузополучателя);
• Два экземпляра для перевозчика (один экземпляр направляется заказчику транспорта для расчётов с ним, другой прилагается к путевому листу и служит основанием для учёта транспортной работы и зачисления зарплаты водителю).

В отличие от ТТН, транспортная накладная просто подтверждает факт перевозки. Все поля в транспортной накладной заполнять обязательно, кроме тех, которые имеют пометку «при необходимости».

С января 2022 года ТН можно оформлять в электронном виде. Электронную ТН грузоотправитель и грузополучатель подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью, а водитель в приложении — простой электронной подписью.

Бумажная версия ТН составляется в трёх экземплярах: по одному для каждой из сторон — продавца, перевозчика и покупателя.

Постановлением Правительства РФ от 30.11.2021 № 2116 с 1 марта 2022 года введена новая форма ТН (скачать бланк), дополненная разделом о стоимости перевозки груза.