Онлайн-касса

Всё, что связано с онлайн-кассами, в России регулирует Федеральный закон 54-ФЗ. Он обязывает бизнес при расчётах с физлицами использовать кассовые аппараты, которые в режиме реального времени передают данные в налоговую через интернет. Сфера услуг — не исключение, и онлайн-кассу установить придётся.

Как работают онлайн-кассы

Онлайн-кассы умеют:

• формировать и печатать чеки;
• записывать данные на фискальный накопитель — коробочку с чипом, которую устанавливают в корпус кассы.

Фискальный накопитель присваивает каждому чеку уникальные реквизиты, шифрует информацию и передаёт оператору фискальных данных (ОФД). ОФД получает сведения о продажах, возвратах, открытиях и закрытиях смен и передаёт их в налоговую. Такой порядок придумали, чтобы бизнес был более прозрачным для государства, а чиновники проводили меньше проверок.

Онлайн-кассу можно не применять только при работе с юрлицами и ИП, если контрагенты переводят вам деньги сразу на расчётный счёт.

Чем полезны онлайн-кассы:

• меньше бумажной отчётности и налоговых проверок — данные передаются напрямую, и их нельзя подделать,
• можно отслеживать продажи и контролировать сотрудников.

Онлайн-касса не будет работать без интернета, в зависимости от конфигурации подключаться к сети может по Wi-Fi, сим-карте или с помощью кабеля. В отдалённых районах, где проживает менее 10 тысяч человек и есть проблемы с интернет-соединением, допустимо использовать кассу в автономном режиме — не передавая данные в ОФД.

Автоматически в автономный режим переходит любая ККТ, когда пропадает интернет. Если сети нет больше 30 дней, касса блокируется. Как только интернет появится снова, ККТ разблокируется, передаст данные ОФД и продолжит работу в обычном режиме.

Какие кассы бывают

Есть онлайн-кассы разных типов.

• Автономные кассы — работают без подключения к планшету или компьютеру от аккумулятора и часто имеют встроенный модем.
• Смарт-терминалы — это онлайн-кассы с широким функционалом, которые могут заменить кассиру компьютер и позволяют автоматизировать часть бизнес-процессов. Некоторые из них работают и как терминал для приёма оплаты банковскими картами.
• Фискальные регистраторы — кассовые аппараты без дисплея. Не работают без подключения к компьютеру или планшету.

Также существуют облачные онлайн-кассы, но это решение больше подходит интернет-бизнесу.

Если много клиентов расплачиваются наличными, купите денежный ящик для хранения.

Как выбрать кассу и фискальный накопитель

С 6 августа 2021 года вы обязаны использовать кассу с фискальным накопителем ФН-М. Проверьте, поддерживает ли выбранная вами онлайн-касса такой тип накопителя.

Учитывайте такие критерии:

• Прогноз по клиентопотоку. Чем больше посетителей, тем важнее скорость печати чеков и наличие автоотреза. Если у вас точка в торговом центре, задумайтесь о фискальном регистраторе.
• Количество услуг. Чем шире ассортимент, тем удобнее будет работать в программе на компьютере, а не с интерфейсом кассы.
• Внешний вид ККТ. Подбирайте и устанавливайте технику так, чтобы сотрудникам было комфортно с ней работать, а клиентам — расплачиваться за услуги. Например, торчащие провода вряд ли украсят кассовую стойку.
• Особенности ваших товаров. Для работы с маркированной продукцией нужна онлайн-касса, которая поддерживает формат документов ФФД 1.2. Новый формат ФФД умеет проверять код маркировки перед продажей и получать обратную связь от «Честного ЗНАКа».

Онлайн-касса, поддерживающая версию ФФД 1.2, формирует чек с особенными данными. В зависимости от качества товара и работы техники в чеке будет один из следующий символов:

• М+.  Означает, что проверка в фискальном накопителе и системе маркировки прошла успешно, и потребитель получил оригинальный маркированный товар.

• М.  Означает, что хотя бы одну проверку система не провела — например, из-за того, что кассе не удалось связаться с системой маркировки, либо она работает в автономном режиме. Для потребителя это значит, что товар лучше проверить дополнительно самостоятельно.

• М-.  Означает, что хотя бы одна проверка завершилась неудачно и с товаром точно что-то не так.

Модель онлайн-кассы, которая вам понравилась, должна быть в реестре контрольно-кассовой техники ФНС. Другие аппараты не соответствуют требованиям налоговой, их не получится зарегистрировать. В этом же реестре можно увидеть, поддерживает ли онлайн-касса ФФД 1.2

Онлайн-кассы продаются с фискальным накопителем и без, но работать с ККТ без него нельзя. Накопитель тоже должен входить в реестр подходящих.

Если вы применяете общую систему налогообложения или совмещаете её со специальным режимом, используйте фискальный накопитель на 15 месяцев.

Если работаете на УСН или патенте, нужен накопитель на 36 месяцев.

Кассу можно купить, а можно взять в аренду и ежемесячно платить за сервисное обслуживание.

Если вы продаёте маркированную продукцию, перед покупкой или арендой онлайн-кассы убедитесь в том, что и касса, и фискальный накопитель, и ПО на онлайн-кассе поддерживают ФФД 1.2

Как зарегистрировать кассу в налоговой

Можно сделать это самостоятельно через интернет, а можно прийти в налоговую прямо с кассовым аппаратом и заявлением и попросить помощи инспекторов.

Как зарегистрировать кассу онлайн:

1. Заведите аккаунт на сайте ФНС. Он вам не раз ещё понадобится, лучше сделать это сразу.
2. Оформите электронную подпись. Это должна быть усиленная квалифицированная подпись. Её можно оформить в одном из удостоверяющих центров или бесплатно в ФНС.
3. Заключите договор с ОФД. Выберите любого из списка ФНС — расценки у них примерно одинаковые.
4. Подайте заявление на регистрацию кассы. Перейдите во вкладку «Учёт ККТ», выберите «Заполнить параметры заявления вручную» и введите данные. Сведения о кассе смотрите в паспорте ККТ. Адрес, по которому будет стоять касса, должен быть в справочнике ФИАС . Если его там нет, обратитесь в администрацию своего района.  Если вы заполнили всё правильно, в столбце «РН ККТ» появится номер вашей онлайн-кассы.
5. Введите в кассе ИНН и регистрационный номер.  На это у вас есть сутки. Заполняйте внимательно, после ввода касса должна выдать чек.
6. Создайте отчёт о регистрации.  Во вкладке «Учет контрольно-кассовой техники» откройте «Отчёт о регистрации ККТ». Введите данные из чека: время печати, номер и фискальный признак: «ФП» или «ФПД» и 10 цифр. Нажмите «Подписать и отправить» — сделать это нужно не позднее следующего рабочего дня после получения регистрационного номера.
7. Получите карточку регистрации. Если всё в порядке, появится пометка «ККТ зарегистрирована» и ФНС сформирует карточку регистрации кассы.
8. Передайте ОФД данные о кассе. Зайдите в личный кабинет на сайте своего ОФД и зарегистрируйте онлайн-кассу там.

Требования к чекам

Адрес расчёта — один из обязательных реквизитов чека. Если у вас есть и торговая точка, и интернет-магазин, указывайте два адреса: где стоит онлайн-касса и адрес сайта, на котором покупатели оплачивают заказ.

Онлайн-кассы выдают фискальные чеки, на которых напечатан QR-код. Чек содержит информацию об оказанных услугах и товарах — их наименования должны быть такими, чтобы клиент мог понять, за что заплатил.

Когда менять фискальный накопитель и перерегистрировать кассу

Фискальный накопитель нужно менять, и вы сами за это отвечаете. Вот в каких случаях придётся это делать:

• Закончился срок службы накопителя.
• Закончилась память.  Накопитель на 15 месяцев вмещает данные 200 – 220 тысяч документов, на 36 месяцев — 500 тысяч. Уровень заполнения памяти можно отслеживать в сервисном меню кассового аппарата или по номеру чека. Многие смарт-терминалы сами оповещают владельца, что скоро придётся менять фискальный накопитель.
• Сбои и блокировка. Касса может заблокироваться, если пропал доступ в интернет, смена не закрывалась более 24 часов или сбилось время. Накопитель точно придётся менять, если окислились контакты, произошло короткое замыкание или возникли программные неисправности.
• Смена собственника.  В настройках кассы указывается ИНН компании-владельца, поэтому при передаче онлайн-кассы другому собственнику фискальный накопитель нужно менять и заново регистрировать аппарат в налоговой. Но если онлайн-касса передаётся в филиал компании, менять ФН не нужно: у фирмы единый ИНН.
• Ошибка при регистрации или установке.  Одна ошибка при вводе ИНН — и фискальный накопитель можно выбрасывать.

Как заменить фискальный накопитель

На замену накопителя у вас есть 30 дней. Кассу в течение этого времени можно использовать в автономном режиме, печатать чеки без фискального реквизита и не передавать их в ОФД. Но если не успеете уложиться в срок, придётся платить штраф: ИП — до 3 000 рублей, ООО — до 10 000 рублей.

Лучше менять фискальный накопитель до того, как закончится срок его эксплуатации, чтобы сформировать на кассе чеки и провести инкассацию.

Что нужно сделать для замены:

1. Закройте архив

Чеки должны быть сформированы и отправлены оператору (ОФД), количество непереданных фискальных данных должно равняться нулю. Смена должна быть закрыта. Только после этого можно зайти в меню онлайн-кассы и выбрать пункт «Закрыть архив». Кассовая техника сформирует отчёт об операции и распечатает его, а электронную версию направит в ОФД.

Пока документ не ушёл оператору и на экране кассового аппарата не появилось подтверждение отправки, накопитель вынимать нельзя.

2. Установите новый ФН

Отсек для накопителя может находиться в нижней части аппарата или в отсеке для хранения чековой ленты.

Отключите аппарат от сети электропитания, откройте отсек накопителя, достаньте старый и установите новый ФН, подключите кассовый аппарат к сети.

3. Перерегистрируйте ККТ

На кассовом аппарате в меню программы регистрации выберите пункт «Перерегистрация» и синхронизируйте время начала эксплуатации нового ФН с компьютером. Выберите причину перерегистрации «Замена ФН» и сверьте данные. После этого, следуя инструкциям на экране аппарата, сформируйте отчёт «Об изменении параметров фискализации» и распечатайте его.

4. Перерегистрируйте кассу в налоговой службе

Перерегистрация кассы в ФНС после замены накопителя обязательна. Это можно сделать онлайн через сайт nalog.ru в разделе «Учёт ККТ» не позднее чем через 1 день после переустановки.

Кликнув на регистрационный номер нужной ККТ, выберите пункт «Перерегистрировать». Введите номер кассы, реквизиты отчётов по закрытию архива и установке устройства, выберите название своего кассового аппарата. Введите заводской номер и отправьте онлайн-заявку на рассмотрение, поставив свою электронную подпись.

Если вы правильно выбрали модель кассового аппарата и предоставили полную информацию по реквизитам и отчётам, в течение 5 рабочих дней налоговая служба пришлёт новую карточку регистрации ККТ в личный кабинет руководителя на сайте ФНС.

5. Завершите перерегистрацию

Если вы получили электронную карточку о перерегистрации ККТ, кликните на строку «Карточка регистрации получена», а затем нажмите «Завершить перерегистрацию». Если этого не сделать, отчёты о работе онлайн-кассы с новым фискальным накопителем могут не передаваться в ОФД, и вам выпишут штраф, как если бы вы ничего не переустановили.

Если бизнес меняет адрес использования онлайн-кассы или заключает договор с другим ОФД, ККТ можно перерегистрировать в налоговой без замены фискального накопителя. Посмотрите в техпаспорте ФН, сколько раз можно перерегистрировать кассу без замены накопителя.

Старый фискальный накопитель нельзя выбрасывать в течение 5 лет: ФНС может в любой момент потребовать его для проверки.

Главное

1. Бизнес обязан применять онлайн-кассу при расчётах с покупателями. Её можно купить или арендовать.
2. Онлайн-касса содержит фискальный накопитель, на который записываются данные чеков, передаёт их оператору фискальных данных (ОФД), а тот — в налоговую. Всё это происходит через интернет.
3. Есть разные кассы: например фискальные регистраторы, которые требуют подключения к компьютеру или планшету, или самодостаточные смарт-терминалы (некоторые из них могут заменить и терминалы для приёма платежей). Выбирайте ту, с которой будет удобнее работать.
4. Онлайн-кассы нужно регистрировать в налоговой, а фискальный накопитель — менять. На специальных налоговых режимах нужно использовать фискальный накопитель сроком на 36 месяцев, на ОСНО или при совмещении с ОСНО — на 13 или 15.