Пошаговая инструкция: как купить и подключить онлайн-кассу

Онлайн-касса — это касса с доступом в интернет. Внешне она похожа на обычную, но отличается принципом работы. Онлайн-касса формирует чек и одновременно передает в налоговую инспекцию через оператора фискальных данных (ОФД) информацию о продаже. Эксперты компании «Эвотор» рассказывают, что сделать, чтобы работать законно.

Шаг 1. Определите, должны ли вы применять ККТ

Правила применения кассовых аппаратов определяет Федеральный закон № 54-ФЗ. Предприниматели переходят на онлайн-кассы в несколько этапов. До 1 июля 2019 года для некоторых категорий малого бизнеса действует отсрочка. Получите ли вы льготы, зависит от вашей системы налогообложения, вида деятельности и наличия работников. Отсрочка действует, если:

  • у вас ЕНВД или патент;
  • вы оказываете услуги, а не торгуете. Если у вас автомойка или парикмахерская, можете не покупать кассу — достаточно выдать клиенту квитанцию об оплате.
  • вы ИП, и у вас нет работников.

Полный список бизнесов, освобожденных от онлайн-касс до 1 июля 2019 года, читайте здесь. Если ваш бизнес не попадает под льготы, то вам нужно купить онлайн-кассу. 

Шаг 2. Купите кассовый аппарат

Все сертифицированные онлайн-кассы включены в государственный реестр. Все кассы из реестра умеют передавать данные онлайн, но их возможности отличаются. Обращайте внимание на цену и функциональность. 

Продают онлайн-кассы в магазинах кассовой техники. Иногда кассами торгуют центры технического обслуживания и операторы фискальных данных

Шаг 3. Заключите договор с оператором фискальных данных

По закону вы обязаны заключить договор с ОФД — посредником между вашей кассой и ФНС. В обязанности ОФД входит прием, обработка, хранение и передача информации о произведенных расчетах (продажах) в налоговый орган, а также соблюдение конфиденциальности. Выбирайте оператора из списка зарегистрированных ОФД. 

Услуга по передаче фискальных данных с ККТ в налоговую инспекцию платная — около 3 000 рублей в год. За доплату вы можете получить дополнительные услуги — например, предоставлять аналитические данные по продажам в разрезе каждой ККТ, торговой точки и т. д. 

Шаг 4. Подайте заявление в налоговую

Кассу нужно зарегистрировать в налоговой. Сделать это можно в любой налоговой инспекции по бумажному заявлению или онлайн — через личный кабинет на сайте ФНС или через своего оператора фискальных данных. В этом случае вам понадобится квалифицированная электронная подпись.

Шаг 5. Получите регистрационный номер и настройте кассу

Если вы правильно заполнили заявление, в течение суток налоговая присвоит кассе регистрационный номер. После этого вам нужно ввести в кассу данные:

  • регистрационный номер, который вы получили в налоговой;
  • полное наименование организации или Ф. И. О. предпринимателя;
  • сведения о ККТ и установленном фискальном накопителе — их можно найти в паспортах на технику;
  • ИНН своего оператора фискальных данных — эта информация есть на сайте ОФД.

Шаг 6. Отправьте отчет о регистрации в налоговую

После того как вы настроили кассу, сформируйте на ней отчет о регистрации. Если подавали заявление о регистрации лично, отчет необходимо передать контролерам ФНС. Если регистрировались онлайн, нажмите «Завершить регистрацию» и введите данные с отчета. Сделать это нужно в течение суток. 

Шаг 7. Получите карточку регистрации

Налоговая проверяет ваш отчет о регистрации ККТ и вносит вас в журнал учета — на это может уйти до 5 рабочих дней. После этого вы получите карточку регистрации ККТ — это ваш документ на кассу. Если регистрировались онлайн — ищите карточку в личном кабинете, если подавали заявление лично — заберите бумажный экземпляр карточки в своей налоговой. 

Таблица. Штрафы за неприменение ККТ (статья 14.5 КоАП РФ)

НарушениеШтраф
Расчеты без КТТ (повторное нарушение — при общей сумме расчетов без КТТ 1 млн руб. и более)
  • Штраф для организации — от 75% до 100% суммы расчета без КТТ, минимум 30 тыс. руб. При повторном нарушении — приостановление деятельности на срок 90 суток
  • Штраф для должностного лица — от 25% до 50% от суммы расчета без КТТ, минимум 10 тыс. руб. При повторном нарушении должностное лицо могут дисквалифицировать на срок до 1 года, у ИП могут приостановить деятельность на срок до 90 суток
Онлайн-КТТ не соответствуют требованиям, онлайн-КТТ неправильно зарегистрировали или перерегистрировали
  • Штраф для организации — от 5000 до 10 000 руб.
  • Штраф для должностного лица — от 1500 до 3000 руб.
Непредставление документов в ФНС
  • Штраф для юридических лиц — от 5000 до 10 000 руб.
  • Штраф для должносткого лица или ИП — от 1500 до 3000 руб.
Выдача кассового чека или БСО покупателю по его требованию: в электронной форме или на бумажном носителе
  • Штраф для юридических лиц — 10 000 руб. (или предупреждение).
  • Штраф для должностных лиц или ИП — 2000 руб. (или предупреждение).

Статья предоставлена платформой знаний и сервисов для бизнеса «Деловая среда».