УРОКИ БИЗНЕСА

3 МИН

Чек-лист по работе с бизнес-картами

Убедитесь, что используете бизнес-карты максимально эффективно и только на благо компании.

1

Вы разработали внутренние документы

Очень важно регламентировать использование бизнес-карт в компании.

Создайте шаблоны приказов и распоряжений, в которых сказано:

  • сотрудники каких должностей могут пользоваться бизнес-картами;
  • какие товары и услуги можно оплачивать бизнес-картой;
  • какие лимиты установлены по бизнес-картам;
  • каков алгоритм действий, если сотрудник случайно оплатил с бизнес-карты личные расходы (рекомендуем сделать памятку для сотрудников).

Шаблон приказа об утверждении списка должностей

Поручите специалисту по кадрам сделать копии трудовых договоров сотрудников, которым даёте доступ к карте. Если это внештатный работник, понадобится копия договора подряда или доверенность на его имя. Эти документы дают основание распоряжаться бизнес-картой.

2

Вы установили лимиты

Можно устанавливать лимиты на расходы и на операции. Размер лимитов определяет руководитель компании, однако они не могут быть больше, чем лимиты банка по данному типу карты. Для каждой бизнес-карты вы вправе установить разные ограничения.

Рекомендуем: установите лимиты на суточное и месячное снятие средств и на суточную и месячную сумму расходных операций.


3

Вы подключили СМС-уведомления

Получать СМС-уведомления необязательно, но с ними проще и удобнее контролировать расходы сотрудников.

Подключить услугу можно сразу при заказе бизнес-карты или позднее (для карт Сбербанка — через Сбербанк Бизнес Онлайн, где легко также отслеживать все операции в режиме живого времени).

4

Вы проинструктировали сотрудников

Объясните сотрудникам, зачем нужны бизнес-карты и как ими пользоваться. Расскажите об установленных лимитах, контроле расходов по каждой карте, разрешённых и запрещённых тратах.

Проинструктируйте каждого работника, как действовать, если он случайно использовал карту в личных целях. Долг перед компанией нужно погасить в тот же день, иначе у налоговой возникнут вопросы.

Сообщите, какие документы нужно предоставлять в бухгалтерию: кассовые или товарные чеки, акты и т.д. Попросите бухгалтера подготовить соответствующую памятку для сотрудников.

Самопроверка. Главное

1

Для каждой бизнес-карты установлен лимит

1

Утверждён внутренний регламент использования бизнес-карт

1

Настроены СМС-уведомления

1

Все сотрудники знают, как можно и нельзя использовать бизнес-карту