УРОКИ БИЗНЕСА

  7 МИН

Как организовать онлайн-мероприятие

Не торопитесь отменять запланированные мероприятия из-за карантина — попробуйте перевести их в онлайн. Объясняем, как это сделать.

Пока во всех регионах в России действуют ограничения на массовые мероприятия, стоит освоить онлайн-формат. Лекции, вебинары, консультации, дискуссии, тренировки и многое другое можно проводить дистанционно.

Такой формат позволит малому и среднему бизнесу поддерживать связь с постоянными клиентами и даже привлекать новых. Например, магазин одежды может организовать урок стилиста, салон красоты — мастер-класс визажиста и парикмахера, а фитнес-центр — домашние тренировки.

Плюсы онлайн-мероприятий

  • Участниками и спикерами могут стать люди из разных городов и стран.
  • Экономия на аренде помещения и техники и организации кейтеринга. Достаточно выбрать одну платформу, к которой подключатся участники.
  • Возможность быстро обмениваться файлами любого формата: текстами, видео, аудио, графиками.
  • Возможность организовать дополнительную площадку для нетворкинга в социальных сетях или отдельном чате.

Минусы онлайн-мероприятий

  • Онлайн-формат не подходит для выставок или демонстрации продукта. Чтобы провести такое мероприятие в интернете без потери качества, потребуются VR- или AR-технологии, а это лишние затраты.
  • Качество трансляции зависит от скорости интернет-соединения. Проблема может возникнуть как на стороне организатора, так и на стороне участника.
  • Вовлечённость снижается: участники могут совмещать просмотр трансляции с другими делами, домашними или рабочими.

Как провести мероприятие онлайн

Шаг 1. Выберите площадку

Всё зависит от формата мероприятия. Если оно подразумевает обсуждение, общение со спикерами (например, вебинар или дискуссия), то подойдут следующие сервисы:

  • Skype. В бесплатной версии в видеозвонке могут участвовать до 50 человек, есть возможность демонстрации экрана. Продолжительность одного группового звонка — не более 4 часов.
  • Zoom. К трансляции могут подключиться до 100 участников, в бесплатной версии конференция длится 40 минут. Цена подписки на месяц начинается от 14,99 долларов.
  • Appear.in. Подойдёт для мероприятий с небольшим количеством участников — до 12 человек, ограничений по времени нет.

Если достаточно трансляции выступления (например, вы устраиваете лекцию), её можно запустить в социальных сетях. Чтобы прямой эфир был доступен сразу на нескольких площадках, воспользуйтесь специальными сервисами, например livestream.com или make.tv.

Шаг 2. Расскажите о мероприятии

Сделайте анонс в социальных сетях и на собственном сайте. Опубликуйте имена спикеров и программу, расскажите о событии в группах, куда заходит ваша целевая аудитория.

Этот способ сработает быстрее таргетинга, для которого нужно провести расчёты по охвату аудитории, стоимости кликов и просмотров, ознакомиться с правилами размещения рекламы в каждой социальной сети.

Шаг 3. Откройте регистрацию или начните продажу билетов

В этом помогут сервисы вроде TicketsClouds и TimePad. Первый доступен только юридическим лицам. Второй вариант подойдёт и для физлиц.

Комиссия зависит от количества участников и варьируется от 1 до 10 %. Если мероприятие бесплатное, достаточно просто зарегистрироваться на площадке. Учтите, что из-за резкого спроса операторы сервисов могут отвечать с задержкой.

Шаг 4. Решите вопрос с обработкой персональных данных участников

Указанные сервисы собирают персональные данные пользователей, но при регистрации сразу получают согласие на обработку информации. Это упрощает задачу организатору.

Если же вы будете собирать информацию об участниках самостоятельно (например, имена и фамилии, адреса электронной почты, телефоны), сначала зарегистрируйтесь в реестре операторов персональных данных Роскомнадзора и разместите в открытом доступе свою политику конфиденциальности.

Подробнее о том, как законно собирать информацию о клиентах, читайте в нашем материале.

Шаг 5. Отслеживайте количество участников

Регулярно проверяйте, сколько человек уже зарегистрировались или купили билеты. Так вы поймёте, не превышен ли лимит по количеству участников в конференции (если у вас нет платного доступа), и вовремя закроете регистрацию на событие.

Шаг 6. Напомните о событии и пришлите участникам инструкцию

Это лучше сделать за день и час-два до начала. Подготовьте инструкцию о том, как подключиться к трансляции. За час до начала пришлите ссылку. Попросите слушателей заранее проверить, настроены ли у них динамики и микрофон.

Шаг 7. Найдите модератора

Он поможет спикерам следить за временем, не отклоняться от темы и общаться с участниками. Например, собирать и задавать вопросы.

Шаг 8. Убедитесь в том, что техника настроена

Попросите спикеров провести тестовый эфир на 10 минут. Если обнаружатся какие-то неполадки, сразу же свяжитесь со службой технической поддержки, чтобы устранить проблему до старта.

Шаг 9. Поддерживайте общение с пользователями во время мероприятия

Присылайте участникам дополнительные материалы. Это могут быть презентации, инфографика, дополнительные ссылки. В перерывах устройте квиз или опрос, чтобы развлечь аудиторию.

Шаг 10. Соберите отзывы

Получите обратную связь от спикеров и участников мероприятия. Организуйте обсуждение в соцсетях, отдельном чате или разошлите анкету (например, гугл-форму). Это поможет провести работу над ошибками и сделать следующее мероприятие лучше.

Шаг 11. Подготовьте краткий отчёт о событии

Соберите основные тезисы, вопросы, выложите аудио- или видеозапись, а также опубликуйте полезные материалы (например, презентации экспертов и кейсы).