УРОКИ БИЗНЕСА

  13 МИН

Как выстроить систему управления в компании

Waterfall, Kanban, Scrum — названия этих методик обозначают типы проектного менеджмента. Объясняем, чем они отличаются и как применять их в компании.

Что такое проектный менеджмент

Управление проектами, или проектный менеджмент, — это процесс достижения конкретной цели в заданных рамках: временных, бюджетных и т. д. Как правило, за ведение каждого проекта в компании отвечает менеджер (project manager). В маленькой компании этим может заниматься собственник, в большой — отдельно нанятый специалист. Для управления проектами существует много подходов. Они универсальны, не привязаны к конкретной сфере и могут использоваться в любом бизнесе.

Как выбрать методику

При выборе подходящей методики управления важно учитывать несколько особенностей вашей компании:

  • Иерархия, цели и базовые ценности организации.
  • Масштаб и стоимость проектов.
  • Возможные риски.
  • Состав команды.
  • Доступные ресурсы: финансовые, технические и т. д.

В бизнесе распространены две базовые методики: Waterfall, или каскадная система, и Agile, или гибкий подход. Waterfall позволяет выстроить традиционный последовательный менеджмент, а Agile — обеспечить гибкое управление.

Каскадная система управления: Waterfall

Каскадная система управления подразумевает последовательный переход с одного этапа проекта на другой. Waterfall появился в 1970-х годах, раньше популярного сегодня Agile. Он отличается строгим соблюдением установленных рамок проекта: все требования к проекту и этапы работы прописываются перед стартом.

Этапы работы

  1

Определение требований к проекту.

  2

Планирование и постановка задач для достижения цели.

  3

Реализация и тестирование продукта.

  4

Завершение проекта.

  5

Подведение итогов.

Основные принципы

  • Ведение документации.
  • Общий процесс создания продукта, который не делится на короткие циклы с промежуточным результатом.
  • Необходимость полностью завершить предыдущий этап перед переходом к следующему.
  • Дорабатывать предыдущие этапы проекта нельзя.
  • Искать и исправлять ошибки можно только на этапе тестирования.
  • Клиент не участвует в создании продукта.

Waterfall подходит для больших компаний, в которых работа над проектами передаётся на аутсорсинг.

Плюсы 

  • Нет необходимости подстраиваться под внезапные изменения — достаточно следовать плану.
  • Сроки выпуска и стоимость готового продукта можно просчитать ещё до начала работы.
  • Подробная отчётность позволяет отследить риски.
  • Подходит для крупных компаний, работающих с подрядчиками на аутсорсинге, и проектов, в которых задействовано большое количество сотрудников.

Минусы 

  • Процесс работы значительно замедляется из-за последовательного выполнения этапов проекта.
  • Не все клиенты могут сразу сформулировать окончательные требования к продукту.
  • Изменения в проекте на поздней стадии могут дорого обойтись бизнесу — придётся возвращаться к начальным этапам работы.

Agile-методы управления проектом

Agile («гибкий», «проворный») — это семейство гибких подходов к проектному менеджменту. Основной принцип: работа над проектом выстраивается короткими циклами, в конце каждого из которых компания получает промежуточный результат.

Система, в отличие от Waterfall, позволяет вносить изменения в проект даже на поздних стадиях. Идея Agile родилась ещё в 1980-х годах, а основные принципы были сформулированы в «Agile-манифесте» для разработчиков программного обеспечения в 2001 году.

Agile — это скорее философия проектного менеджмента, а не система. Она не задаёт строгих рамок и инструкций. Считается, что Agile подходит для малого бизнеса — собственник может внедрить методику сам. При этом придётся вложиться в командообразование, потому что сотрудники должны быть постоянно включены в проект.

Основные принципы

В «Agile-манифесте» прописаны 12 принципов подхода к работе. Они основываются на следующих утверждениях:

  • Люди и их взаимодействие важнее процессов и инструментов.
  • Работающий продукт важнее документации.
  • Сотрудничество с заказчиком важнее согласования условий контракта. Он может давать обратную связь в ходе работы над продуктом.
  • Готовность к изменениям важнее следования первоначальному плану.

На основе этих принципов были разработаны отдельные гибкие методики, или фреймворки, систематизирующие управление проектом. Для визуализации Agile-методик подходят доски – физические или виртуальные. Они позволяют всей команде отслеживать работу над задачами и повышают общую вовлечённость в проект. Наиболее популярные методики в Agile-философии — это Scrum и Kanban.

Scrum-метод

Scrum («схватка») — это подход, основанный на структурировании рабочего процесса. Он сочетает одновременно гибкость и работу с дедлайнами. По методике Scrum, на каждый проект выделяется небольшая команда работников, способных заменять друг друга и подключаться к решению разных задач. Владелец компании ставит цели, которых необходимо достичь к завершению проекта. Проект ведёт Scrum-мастер, или проектный менеджер. Он следит за дедлайнами, развитием и помогает членам команды сработаться.

В Scrum-подходе рабочий процесс делится на короткие циклы — спринты. Один спринт может длиться неделю или месяц, в зависимости от объёмов работы. Это позволяет сосредоточиться на постоянном улучшении продукта. Scrum, в отличие от других agile-методик, требует обязательной оценки эффективности каждого спринта. Каждый спринт строго фиксирован по времени, перед стартом ставятся задачи, которые нужно выполнить к окончанию цикла. Таким образом можно предсказать, успеет ли команда достичь цели спринта за установленное время и измерить производительность (velocity) команды по итогам.

Чтобы философия Agile заработала на практике с помощью Scrum, необходимо сосредоточиться на текущем спринте, а не на всём проекте и позволить членам команды ошибаться и принимать равноценное участие в работе. Scrum будет работать, только если коллектив направит совместные усилия на достижение конкретной цели каждого спринта.

Плюсы 

  • Scrum толерантен к изменениям в процессе работы, но при этом требует от участников постоянной вовлечённости в процесс.
  • Короткие спринты позволяют быстро выявлять неудачи и корректировать работу над задачей. Подход также помогает постоянно улучшать итоговый продукт.
  • Scrum является гибкой методикой, но при этом позволяет строго контролировать сроки работы над проектом за счёт ограниченных во времени спринтов.
  • Благодаря совместной работе над разными задачами сотрудники учатся друг у друга новым навыкам.

Минусы 

  • Scrum очень требователен к команде проекта — для эффективного результата её состав должен быть небольшим, но при этом работники должны быть универсальны, чтобы подключаться к решению разных задач в зависимости от цели спринта.
  • Оценка эффективности предстоящего спринта требует времени.
  • Подход требует быстрой работы в процессе — иначе спринты не будут работать, и компания получит ожидаемую прибыль позже.

Kanban-методика

Kanban («табличка») — это подход, позволяющий выстроить сбалансированную работу всех членов команды. Впервые методику разработали и начали применять в компании Toyota. Kanban ещё называют «методом вытягивания» или конвейером. Его основная функция — равномерно распределить работу между разными специалистами и ранжировать задачи по приоритету, а не выполнять их все одновременно.

Kanban удобен для стартапов, у которых нет чёткого плана, но есть потребность в быстром результате. Для работы по этой методике, в отличие от Scrum, не требуется направляющий мастер — только владелец бизнеса, который после внедрения системы может уже не принимать участия в ежедневном контроле производства. При этом Kanban позволяет «ставить на конвейер» новые задачи в любой момент. Бизнес-процессы дробятся не на недели, а на дни и даже часы, потому что выполнение задач проекта отслеживается с помощью стадий: «список задач (backlog)», «в производстве», «тестируется», «выполнено», «заморожено» и т. д.

Главный критерий эффективности методики Kanban — скорость продвижения задачи между стадиями, то есть время, прошедшее со старта задачи до её завершения (cycle time). При этом если какая-то из задач — например, кусок кода — с большой вероятностью не войдёт в итоговый продукт, её допустимо заморозить, чтобы не тратить время работников. В рамках этой проектной системы управления нужно открыто контролировать выполнение задач — например, с помощью досок, где задачи сортируются по стадиям. Количество задач на одной стадии необходимо ограничить, иначе это также повлияет на скорость производства и не позволит быстро адаптироваться к изменениям.

Плюсы 

  • Kanban не ограничивает работников жёсткими дедлайнами, но, как и Scrum, требует от них мотивации.
  • Kanban — самая гибкая из agile-методик, так как позволяет в любой момент менять приоритетные задачи.
  • Нагрузка распределяется равномерно. Это позволяет компании экономить ресурсы и повышать вовлечённость специалистов.

Минусы 

  • Kanban больше подходит для команд, в которых работники выполняют схожие задачи.
  • Методику сложно использовать в больших компаниях.
  • Kanban не предназначен для долгосрочного планирования.

Основные отличия Kanban от Scrum

  • В Scrum объём работы меряется спринтами, включающими ряд задач. Каждый спринт должен длиться минимум неделю и не подразумевает сдвигов в процессе работы. Список задач и время, которое пойдёт на выполнение каждой, устанавливается строго перед стартом. Kanban — более гибкий подход: он позволяет внедрять новые задачи, отказываться от неэффективных и менять приоритеты в любой момент.
  • Scrum требует оценки производительности команды в конце каждого спринта. Она зависит от количества выполненных задач. Главный критерий эффективности Kanban — скорость продвижения задачи по доске от старта до завершения.
  • Kanban допускает большую самостоятельность команды: работники отмечают статусы задачи на доске, каждый может увидеть «провисы» и предложить свой вариант оптимизации. В Scrum за соблюдением дедлайнов и производительностью следит project manager или scrum-мастер.
  • Scrum предполагает много коммуникации из-за планирования спринтов, отчётов в конце каждой недели и рефлексии после. Это отнимает много времени. Kanban регулирует ход работы с помощью досок с задачами и удобен для работы онлайн.

Коротко

1

Если вы управляете компанией с большим количеством работников на аутсорсе, подойдёт методика Waterfall.

1

Если разрабатываете новый продукт, стоит работать по Scrum: будет проще контролировать соблюдение сроков на ранних этапах.

1

Kanban подойдёт небольшим стартапам или компаниям с горизонтальной структурой, потому что наличие досок позволяет всем работникам подключаться к контролю задач и не требует постоянного присутствия руководителя.

1

Подробнее о том, что нужно учитывать при выборе методики управления, читайте здесь.

1

О применении методики Waterfall написано тут.

1

Подробнее об отличиях Kanban и Scrum можно почитать здесь.