УРОКИ БИЗНЕСА

  10 МИН

Как отразить в отчётности расходы по бизнес-карте

Бизнес-картами можно оплачивать товары и услуги поставщиков, командировочные, покупку оргтехники, канцтовары в офис и даже деловые ужины. Рассказываем, как всё это многообразие включить в бухгалтерскую и налоговую отчётность.

Кому нужно вести учёт расходов по бизнес-карте

Некоторые налоговые режимы предполагают, что налогооблагаемый доход можно уменьшить на сумму экономически оправданных расходов — таких, которые напрямую связаны с деятельностью компании и направлены на получение прибыли.

Расходы по бизнес-картам нужно учитывать:

  • ООО и АО, независимо от режима налогообложения,
  • ИП на общей системе налогообложения или упрощённой «Доходы минус расходы».

Чтобы предприниматель или компания могли отнести расходы по бизнес-карте в счёт уменьшения дохода, они должны быть не только экономически оправданы, но и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Держатели карт обязаны собирать подтверждающие документы: чеки, квитанции, акты и пр., оформленные в соответствии с требованиями законодательства. Иначе налоговая инспекция вычтет неподтверждённые суммы из перечня расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, и доначислит налоги.

ИП на патенте, ЕНВД или УСН «Доходы» могут не собирать документы по расходным операциям (налоговая их не проверяет) и не обязаны вести бухучёт.

ИП на УСН может пользоваться бизнес-картой в личных целях независимо от объекта налогообложения. Однако если предприниматель применяет УСН «Доходы минус расходы», личные траты в перечень расходов бизнеса не войдут.


Как сотрудникам отчитываться по тратам

Чтобы отчитаться за потраченные с бизнес-карты деньги, понадобится акт, кассовый чек, товарный чек или иной подтверждающий документ. Например, авансовый отчёт, если правила компании предусматривают его наличие. Если в кассовом чеке указан перечень покупок, то товарный чек не обязателен.

Данные документы должны содержать:

  •  наименование, порядковый номер и дату выдачи;
  • наименование организации-покупателя (ФИО предпринимателя), ИНН;
  • сумму;
  • должность, ФИО продавца, его личную подпись и печать (при наличии; например, если делаете покупку в IKEA, попросите на кассовый чек поставить печать).

Если сотрудник был в командировке за границей, то чеки и другие документы будут на иностранном языке. Понадобится также перевод этих документов. Сделать его можно при помощи онлайн-переводчиков, особых требований Минфин не предъявляет.


Расходы по бизнес-картам в налоговом учёте

Представительские расходы  

Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ, к представительским расходам относят:

  • Расходы на проведение официального приёма: завтрака, обеда или иного мероприятия с участием приглашённых лиц и сотрудников компании. Это в том числе затраты на аренду помещения, его оформление и украшение, оборудование стендов и т.п.
  • Расходы на сопровождение (проезд) приглашённых к месту проведения мероприятия и обратно.
  • Расходы на буфетное обслуживание во время переговоров.
  • Оплату услуг переводчиков, если они не состоят в штате компании.

Чтобы бухгалтерия могла списать представительские расходы в счёт уменьшения прибыли, кроме стандартных первичных документов (чеки, квитанции и пр.) необходимо оформить и утвердить у руководителя организации:

  • Приказ о проведении мероприятия. В нём надо указать цель мероприятия и перечислить участвующих в работников компании.
  • Смету расходов на мероприятие.
  • Отчёт о проведённом мероприятии. В отчёте указывают: время и место проведения мероприятия; программу мероприятия; состав участников (приглашенных и принимающей стороны); сумму расходов на организацию мероприятия. Если в результате мероприятия подписаны договоры, это тоже нужно отразить в отчёте.

На представительские расходы компания или предприниматель могут тратить не более 4% фонда оплаты труда за отчётный период.


Командировочные расходы  

Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, к командировочным расходам относят:

  • суточные за каждый календарный день командировки (размер суточных определяет организация и утверждает отдельным документом);
  • расходы на проезд к месту командировки и обратно, в том числе на такси или личной машине;
  • расходы на проживание, в том числе на аренду квартиры в месте командировки;
  • другие расходы: например, стоимость аренды автомобиля, медицинской страховки на время командировки, услуг бизнес-залов и др.

Налог на прибыль  

При расчёте налога на прибыль командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчёта. На УСН командировочные расходы признают на дату утверждения авансового отчёта или на дату выплаты работнику возмещения, если он платил из личных средств. В данной ситуации работник сначала составляет авансовый отчёт и утверждает его у руководителя.

НДС к вычету  

По командировочным расходам вы можете принять НДС к вычету, если есть счёт-фактура или другие документы, в которых НДС выделен отдельной строкой, а именно:
— проездной билет, маршрут, квитанция электронного билета, квитанция на оплату такси;
— бланк строгой отчётности по расходам на проживание.

С 1 июля 2019 года бланки строгой отчётности необходимо печатать только с помощью онлайн-кассы в фискальном режиме (ст. 2 54-ФЗ). Подойдут также онлайн-чеки.


НДФЛ  

Не облагаются НДФЛ

Облагаются НДФЛ

Суточные расходы в пределах норм: до 700 ₽ в командировках России и до 2500 ₽ — за границей

Суточные расходы более 700 ₽ в России и 2500 ₽ за границей

Проезд в рамках дней командировки при наличии подтверждающих документов

Проезд, если до начала командировки или после её окончания работник взял отпуск в месте командировки

Проживание при наличии подтверждающих документов

Проживание без подтверждающих документов

Услуги VIP-залов

Питание в гостинице, если стоимость выделена отдельно в счёте гостиницы

Не облагаются НДФЛ

Суточные расходы в пределах норм: до 700 ₽ в командировках России и до 2500 ₽ — за границей

Проезд в рамках дней командировки при наличии подтверждающих документов

Проживание при наличии подтверждающих документов

Услуги VIP-залов

Облагаются НДФЛ

Суточные расходы более 700 ₽ в России и 2500 ₽ за границей

Проезд, если до начала командировки или после её окончания работник взял отпуск в месте командировки

Проживание без подтверждающих документов

Питание в гостинице, если стоимость выделена отдельно в счёте гостиницы

Страховые взносы  

Не облагаются взносами

Облагаются взносами

Суточные расходы в пределах норм: до 700 ₽ в командировках России и до 2500 ₽ — за границей

Суточные расходы более 700 ₽ в России и 2500 ₽ за границей

Проезд в рамках дней командировки при наличии подтверждающих документов

Проезд, если до начала командировки или после её окончания работник взял отпуск в месте командировки

Проживание при наличии подтверждающих документов

Проживание без подтверждающих документов

Услуги VIP-залов

Питание в гостинице, если стоимость выделена отдельно в счёте гостиницы

Не облагаются взносами

Суточные расходы в пределах норм: до 700 ₽ в командировках России и до 2500 ₽ — за границей

Проезд в рамках дней командировки при наличии подтверждающих документов

Проживание при наличии подтверждающих документов

Облагаются взносами

Суточные расходы более 700 ₽ в России и 2500 ₽ за границей

Проезд, если до начала командировки или после её окончания работник взял отпуск в месте командировки

Проживание без подтверждающих документов

Услуги VIP-залов

Питание в гостинице, если стоимость выделена отдельно в счёте гостиницы

Операции по бизнес-картам в бухгалтерском учёте

Расчёты по бизнес-картам бухгалтерия отражает на следующих счетах:

  • 51 «Расчетный счет», если бизнес-карта привязана к расчётному счёту организации;
  • 55 «Специальные счета в банках», если для бизнес-карт открыт специальный счёт;
  • Расчёты с подотчётными лицами отражаются по одноимённому счёту 71 в корреспонденции с соответствующими счетами.

Типовые проводки для учёта операций по бизнес-картам

Тип операции: сотрудник оплатил расходы бизнес-картой безналичным расчётом или получил наличные по карте.

Дебет — 71. Кредит — 55 или 51 (в зависимости от выбранной схемы учёта).

Тип операции: отражён отчёт сотрудника по израсходованным суммам (проводка делается на дату принятия авансового отчёта).

Дебет — 19, 25, 26, 44, 60, 76. Кредит — 71.

Тип операции: перечислены денежные средства с расчётного счета на бизнес-карту. Актуально только если для бизнес-карт открыт специальный счёт.

Дебет — 55. Кредит — 51. Для бизнес-карт, выпущенных к основному расчётному счёту, данной проводки нет.


Пример

Секретарь является держателем бизнес-карты, которая выпущена к расчётному счёту компании. Она оплатила канцтовары для отдела продаж на сумму 10 500 ₽, в том числе НДС 20% — 1750 ₽.

Секретарь сдала в бухгалтерию чеки, накладную и счёт-фактуру.

Бухгалтер сделал проводки:

Дебет 71 Кредит 51 — 10 500 ₽ — переведено со специального счёта под отчёт секретаря.
Дебет 10 субсчёт «Канцтовары отдела продаж» Кредит 71 — 8750 ₽ — подотчётные средства направлены на приобретение канцтоваров.
Дебет 19 Кредит 71 — 1750 ₽ — учтён НДС.


Больше информации для клиентов Сбербанка о том, как учитывать расходы по бизнес-картам, можно найти в «Памятке для бухгалтеров по операциям бизнес-карт»