ПО ЗАКОНУ

  6 МИН

Как составить штатное расписание

Объясняем, что такое штатное расписание и чем оно полезно в случае проверок и не только.

Зачем нужна «штатка»

Штатное расписание — учётный документ с информацией о структуре компании, численности работников, их должностях, квалификации, окладах и надбавках. Он нужен всем юрлицам и ИП, у которых есть постоянные сотрудники.

Запросить штатное расписание во время проверки могут налоговая или трудовая инспекции, Пенсионный фонд или Фонд соцстрахования. Например, чтобы сопоставить реальные зарплаты сотрудников с указанными на бумаге.

Ст. 15 ТК РФ
Ст. 57 ТК РФ

Штатное расписание пригодится не только в случае проверки. Документ полезен для:

  • Визуализации структуры компании, количества работников в каждом отделе и подсчёта зарплат. Названия должностей в «штатке» и трудовых договорах должны совпадать.
  • Анализа эффективности компании, её подразделений и кадров.
  • Напоминания о вакансиях. В штатном расписании прописываются незанятые должности.
  • Защиты в судебных спорах по вопросам сокращений. С помощью штатного расписания можно доказать, что руководитель не мог предложить сотруднику другую должность.

Кого не нужно вносить в штатное расписание:

  • ИП, который нанимает сотрудников. В отличие от директора организации или акционерного общества с точки зрения закона он не является работником.
  • Подрядчиков, работающих по договорам ГПХ. Отношения с ними регулируются нормами Гражданского кодекса, тогда как штатное расписание — нормами ТК.

Ст. 20 ТК РФ
Ст. 275 ТК РФ
Ст. 702 ГК РФ

За отсутствие штатного расписания компания может получить штраф. Для ИП он составит до 5000 рублей, для юрлиц — до 50 тысяч рублей.

Постановление Правления ПФ РФ от 30.01.2002 № 11п, Приложение 1
Ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ

Что указать в штатном расписании

Штатное расписание составляется по форме № Т-3. В нём должны быть:

  • Название организации и код по ОКПО — общероссийскому классификатору предприятий и организаций. Код автоматически присваивает компаниям и предпринимателям Росстат. Его можно узнать в специальном разделе на официальном сайте ведомства.

Разд. III Приказа Росстата № 211

  • Номер документа и дата составления.
  • Дата, с которой документ начинает действовать.
  • Номер и дата приказа, которым утверждается «штатка».
  • Количество сотрудников на каждой должности.

Самая объёмная и важная часть документа — 10 граф с данными компании:

  1

Название структурного подразделения

Например, администрация, бухгалтерия, производство.

  2

Код каждого подразделения

Его определяет организация.

  3

Должность,

специальность или категория квалификации сотрудника.

  4

Количество штатных единиц

Одна штатная единица соответствует одной ставке. Числа в этой графе необязательно должны быть целым. Например, сотрудников, которые работают на полставки, помечают в штатном расписании цифрой 0,5.

  5

Тарифная ставка

Тут указывается только месячный оклад.

6-8

Надбавки

Здесь прописываются все регулярные доплаты и премии, которые положены сотруднику (если их нет, поле можно оставить пустым). Например, «северные» надбавки и доплаты за учёную степень.

  9

Полная сумма выплаты в месяц

Данные из графы 4 нужно умножить на суммы из граф 5–8 и внести сюда.

 10

Примечания

Заполняют, если нужно что-то уточнить. Например, можно отметить, что должность вакантна.

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1

Пример штатного расписания

ИП производит холщовые сумки для фруктов и овощей. В штате у предпринимателя работают:

  • секретарь;
  • бухгалтер;
  • две швеи;
  • менеджер по продажам;
  • водитель.

Надбавок в компании нет, поэтому графы с шестой по восьмую оставляем пустыми.

Образец штатного расписания выглядит так:

Утверждение и изменение штатного расписания

Составление расписания можно доверить бухгалтеру или кадровику, потому что они знают всё о подразделениях, деньгах и сотрудниках компании. Зафиксируйте эту обязанность в должностной инструкции или трудовом договоре ответственного сотрудника.

Чтобы штатное расписание вступило в силу, его нужно утвердить в таком порядке:

  • Готовое расписание подписывают главбух и руководитель кадровой службы. Если таких сотрудников нет, документ заверяет руководитель компании.
  • Выпускают приказ об утверждении расписания, который подписывает руководитель или уполномоченный сотрудник.

Штатное расписание не имеет срока действия. Если за годы работы в компании ничего не поменялось, документ можно не переделывать. А вот появление новой должности, рост зарплат и любые другие изменения в расписании отражать обязательно.

Штатное расписание (форма Т-3)