ПО ЗАКОНУ

  7 МИН

Дата актуализации: 24 октября 2023 года

Как устроен электронный документооборот

Erid: 2RanynG8gXJ

Создавать, подписывать, отправлять и хранить документы можно в электронном виде. Это экономит не только бумагу и время, но и деньги на доставку корреспонденции и содержание архива. Разбираемся, как работает современный электронный документооборот.

Зачем нужна система ЭДО

Электронный документооборот позволяет перевести в «цифру» делопроизводство внутри компании, а также переписку и обмен документами с контрагентами и госорганами. Перейти на ЭДО может любая компания, необходимо лишь получить электронную подпись (ЭП).

Вопросы, связанные с ЭДО, законодательство не регулирует, только в законе «Об электронной подписи» говорится, что документы, подписанные ЭП, имеют такую же юридическую силу, как и подписанные от руки.

Ст. 6 63-ФЗ

Как перейти на ЭДО

Переход на электронный документооборот необходимо зафиксировать в учётной политике: это требование закона «О бухгалтерском учёте».

Ст. 8 402-ФЗ

Далее нужно выбрать электронную подпись. Они бывают двух видов:

  1

Простая электронная подпись используется на сайтах и в приложениях. Она выглядит или как цифровой код, который пользователь получает в СМС и вводит для подтверждения операции, или как логин и пароль для входа в личный кабинет.

Такую подпись применяют, например, когда нужно направить электронное заявление в полицию, оплатить услуги ЖКХ или оформить кредитную карту.

  2

Усиленная электронная подпись, в свою очередь, имеет две разновидности:

  • Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) позволяет определить, кто подписал документ и вносились ли в него изменения после подписания. УНЭП может храниться на флешке, смарт-карте или USB-токене. Такую подпись обычно используют в документообороте внутри организации и с контрагентами, а также подписывают ей налоговые декларации 3-НДФЛ. Получить УНЭП можно в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС, в удостоверяющем центре в своём городе или у оператора информационной системы.
  • Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) также позволяет определить лицо, подписавшее документ, и проверить, вносились ли в него изменения после подписания. УКЭП состоит из ключа проверки электронной подписи и квалифицированного сертификата. Такие подписи выдают удостоверяющие центры, аккредитованные Минцифры РФ, и доверенные лица ФНС. УКЭП подходит для работы с порталом госуслуг, сдачи отчётности в налоговую и другие госорганы, отправки банковских документов и т. д.

Одной ЭП можно подписать несколько связанных между собой электронных документов — пакет документов. Это правило не действует, если сделка многосторонняя и в пакете есть документы других организаций или ИП. В этом случае каждый документ из пакета считается подписанным создавшим его лицом, вне зависимости от того, как подписан весь пакет.

Создать электронный документ можно в любом привычном формате, например DOC или PDF.

Cт. 5 63-ФЗ
П. 4 ст. 6 63-ФЗ

Что нужно для оформления ЭП

Перечень документов, которые понадобятся для оформления электронной подписи, зависит от её вида и содержится в федеральном законе «Об электронной подписи», регламенте оператора информационной системы и т. д. Например, для получения УКЭП нужны:

Индивидуальному предпринимателю:

  • паспорт;
  • сведения о СНИЛС;
  • сведения об ИНН.

Организации:

  • паспорт;
  • сведения о СНИЛС;
  • сведения об ИНН юридического лица.

Сертификат ЭП обычно выдают на 15 месяцев, и стоит он от 2 до 10 тысяч рублей. Цена зависит от вида подписи, модели токена и стоимости лицензии ПО для работы с электронной подписью.

При этом руководители юридических лиц и ИП с 2022 года получают УКЭП бесплатно в инспекциях ФНС России или через доверенные лица налоговой, а сотрудники юрлиц и индивидуальных предпринимателей — в аккредитованных Минцифры РФ удостоверяющих центрах.

Подробнее о видах электронной подписи и способах получить её читайте в этой статье.


Выбор системы ЭДО

Когда подпись готова, нужно выбрать систему для работы с электронными документами (СЭД). Для этого нужно подсчитать примерное количество отправляемых документов и максимальное количество сотрудников, которые должны одновременно работать в системе.

Только для работы с заказчиками существует несколько десятков сервисов. Узнайте у партнёров, чем пользуются они. Возможно, для удобства имеет смысл сделать выбор в пользу той же СЭД.

На что обратить внимание при выборе СЭД

  1

Тариф

Можно купить доступ на год или заплатить за отправку определённого количества документов.

  2

Интерфейс

Он должен быть интуитивно понятным, чтобы обучение сотрудников не заняло много времени.

  3

Условия внедрения

Оцените, сколько времени уйдёт на техническое внедрение СЭД. Некоторые разработчики предлагают помощь специалистов при возникновении трудностей.

  4

Мобильное приложение

Оно пригодится в том случае, если руководитель часто не присутствует в офисе.

  5

Наличие роуминга при обмене документами с другими сервисами

  6

Плата за входящие документы

Чаще всего эта услуга предоставляется бесплатно.

  7

Техническая поддержка

Обратите внимание на режим работы техподдержки (возможно, вам важно, чтобы она была круглосуточной) и наличие возможности консультироваться с персональным менеджером.

Уточните, есть ли бесплатная пробная версия СЭД или тестовый период, и, если есть, проведите тест-драйв. Так вы сможете быстрее понять, подходит ли компании именно эта система.

Способы обмена документами

Выберите способ обмена документами: через веб-сервис или специальную программу электронного документооборота.

Первый более простой и не потребует вмешательства в информационную систему компании. Если хотите установить программу ЭДО, учите, что её необходимо интегрировать в IT-процессы компании.

У СберБизнеса есть своя система электронного документооборота. С её помощью можно создавать прайс-листы, обмениваться документами с юридическими и физическими лицами, ИП и самозанятыми. Сервис интегрируется с 1С и подходит для работы с маркированными товарами.


Реклама. Рекламодатель ООО «КОРУС Консалтинг СНГ» ИНН 7801392271