ПО ЗАКОНУ

  7 МИН

Как устроен электронный документооборот

Создавать, подписывать, отправлять и хранить документы можно в электронном виде. Это экономит не только бумагу и время, но и деньги на доставку корреспонденции и содержание архива. Разбираемся, как работает современный электронный документооборот.

Зачем нужна система ЭДО

Электронный документооборот позволяет перевести в «цифру» делопроизводство внутри компании, а также переписку и обмен документами с контрагентами и госорганами. Перейти на ЭДО может любая компания, необходимо лишь получить электронную цифровую подпись (ЭЦП).

Вопросы, связанные с ЭДО, законодательство не регулирует, только в законе «Об электронной подписи» говорится, что документы с цифровой подписью имеют такую же юридическую силу, как и документы, подписанные от руки.

Ст. 6 63-ФЗ

Как перейти на ЭДО

Переход на электронный документооборот необходимо зафиксировать в учётной политике: это требование закона «О бухгалтерском учёте».

Ст. 8 402-ФЗ
П. 6, ст. 8 402-ФЗ
Cт. 5 63-ФЗ

Далее нужно выбрать электронную подпись. Они бывают трёх видов:

  1

Простая электронная подпись используется на сайтах и в приложениях. Она выглядит или как цифровой код, который пользователь получает в смс и вводит для подтверждения операции, или как логин и пароль для входа в личный кабинет.

Такую подпись применяют, например, когда нужно направить электронное заявление в полицию, оплатить услуги ЖКХ или оформить кредитную карту.

  2

Усиленная неквалифицированная подпись (УНП) зашифрована и имеет закрытый и открытый ключи. При помощи первого создаётся подпись, второй помогает адресату проверить её подлинность и обнаружить изменения в документе после подписания. Ключи хранятся на флешке или USB-токене. Такой подписью обычно заверяют документы, не требующие печати, например некоторые виды договоров, бухгалтерскую отчётность и налоговые декларации. Получить УНП и подтверждающий сертификат можно в электронном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС или в удостоверяющем центре в своём городе.

  3

Усиленная квалифицированная подпись (УКП) защищена шифром, одобренным ФСБ. Подпись и сертификат ключа выдают удостоверяющие центры, аккредитованные Минкомсвязи РФ. Список есть на сайте ведомства. УКП подходит для работы с порталом госуслуг, Системой межведомственного электронного взаимодействия, сдачи отчётности в налоговую и другие госорганы, отправки банковских документов и т. д.

Одной ЭЦП можно подписать несколько связанных между собой электронных документов. Это правило не действует, если сделка многосторонняя и в пакете есть документы других организаций или ИП. В этом случае каждая бумага заверяется отдельно.

Создать электронный документ можно в любом привычном формате, например DOC или PDF.

П. 4 ст. 6 63-ФЗ

Что нужно для оформления ЭЦП

Индивидуальному предпринимателю:

  • паспорт;
  • СНИЛС;
  • ИНН;
  • ОГРНИП.

Организации:

  • паспорт, СНИЛС представителя и доверенность от юрлица;
  • ИНН;
  • ОГРН.

Годовой сертификат ЭЦП обычно стоит от 2 до 10 тысяч рублей. Цена зависит от сферы применения подписи, вида USB-накопителя и стоимости лицензии для работы на специальном ПО.

Вместе с квалифицированным сертификатом центр должен выдать руководство по безопасному использованию электронной подписи. Подробнее о видах электронной подписи и способах получить её читайте в этой статье.


Выбор системы ЭДО

Когда подпись готова, нужно выбрать систему для работы с электронными документами (СЭД). Для этого нужно подсчитать примерное количество отправляемых документов и максимальное количество сотрудников, которые должны одновременно работать в системе.

Только для работы с заказчиками существует несколько десятков сервисов. Узнайте у партнёров, чем пользуются они. Возможно, для удобства имеет смысл сделать выбор в пользу той же СЭД.

На что обратить внимание при выборе СЭД

  1

Тариф

Можно купить доступ на год или заплатить за отправку определённого количества документов.

  2

Интерфейс

Он должен быть интуитивно понятным, чтобы обучение сотрудников не заняло много времени.

  3

Условия внедрения

Оцените, сколько времени уйдёт на техническое внедрение СЭД. Некоторые разработчики предлагают помощь специалистов при возникновении трудностей.

  4

Мобильное приложение

Оно пригодится в том случае, если руководитель часто не присутствует в офисе.

  5

Наличие роуминга при обмене документами с другими сервисами

  6

Плата за входящие документы

Чаще всего эта услуга предоставляется бесплатно.

  7

Техническая поддержка

Обратите внимание на режим работы техподдержки (возможно, вам важно, чтобы она была круглосуточной) и наличие возможности консультироваться с персональным менеджером.

Уточните, есть ли бесплатная пробная версия СЭД или тестовый период, и, если есть, проведите тест-драйв. Так вы сможете быстрее понять, подходит ли компании именно эта система.

Способы обмена документами

Выберите способ обмена документами: через веб-сервис или специальную программу электронного документооборота.

Первый более простой и не потребует вмешательства в информационную систему компании. Если хотите установить программу ЭДО, учите, что её необходимо интегрировать в IT-процессы компании.

Клиенты Сбербанка могут воспользоваться услугой E-invoicing и подключить электронный документооборот организации в «Сбербанк Бизнес Онлайн».