Рестораны и бары работают с ЕГАИС уже несколько лет — с тех пор, как вступил в силу 182-ФЗ. Систему внедрили, чтобы отслеживать движение алкоголя по акцизным маркам, то есть по бутылкам. Недобросовестным предпринимателям стало сложнее продавать контрафактный алкоголь, и это позволило снизить его долю на рынке до 20–25%.

В прошлом году к закону об обороте алкоголя приняли поправки, которые усилили контроль в этой сфере. Заведения теперь обязаны вносить в ЕГАИС данные не только о каждой бутылке, но и о каждой реализованной порции алкоголя.

Нововведения вступили в силу 1 сентября 2023 года, но Федеральная служба по контролю за алкогольным и табачным рынками (Росалкогольтабакконтроль) разрешила не выполнять их до 1 июля 2024 года. Отсрочка понадобилась, чтобы рестораны успели подготовить свои учётные системы и кассы, протестировать их в новом режиме и устранить ошибки. После 1 июля 2024 года за работу по старым правилам могут оштрафовать:

• ИП и должностное лицо — на сумму от 10 000 до 15 000 рублей,
• юрлицо — на сумму от 150 000 до 200 000 рублей.

Какое нужно оборудование и ПО

Мы уже писали о том, как подключить ЕГАИС, если вы только собираетесь продавать алкоголь. Помимо личного кабинета в системе ЕГАИС, у бара или ресторана, который реализует спиртное, должны быть:

• система учёта,
• онлайн-касса, совместимая с ЕГАИС,
• сканер двумерных штрихкодов PDF417,
• сертификат КЭП на флешке, чтобы подписывать документы в ЕГАИС,
• универсальный транспортный модуль (УТМ) — программное обеспечение (ПО) для регистрации закупки и продажи алкоголя.

Если у вас есть всё оборудование и ПО из списка, дополнительно ничего покупать не нужно. Понадобится только изменить настройки системы учёта. Это может сделать поставщик программного обеспечения.

Пример настройки плагина для порционного списания в системе iiko

До 2023 года участники рынка могли не устанавливать УТМ на кассе. Достаточно было использовать модуль на компьютере, с которого менеджер передаёт информацию в ЕГАИС. УТМ позволяет применять сертификат КЭП, необходимый для этой манипуляции.

Сейчас касса обязательно должна быть сопряжена с УТМ. Настройку можно сделать самостоятельно или обратиться к специалисту. Услуга стоит от 3 до 5 тысяч рублей.

Как списать бутылку алкоголя в ЕГАИС

У каждой бутылки в баре или ресторане акцизную марку сканируют 3 раза:

• При поступлении от поставщика. Таким образом бутылку ставят на баланс заведения и учёт в ЕГАИС — на первый регистр. Касса и ЕГАИС «видят», что такая бутылка существует.
• При вскрытии.
• При продаже.

Раньше любая бутылка, которую сканировали при вскрытии, в системе ЕГАИС считалась проданной. В конце смены на кассе формировался отчёт о проданных бутылках, он попадал в единую базу учётной системы ресторана. На основе отчёта менеджер вручную создавал акт списания. Потом он отправлял акт в ЕГАИС, проставляя в нём цену.

Для бутылок, которые продают целиком, порядок действий остался прежним. Чтобы зафиксировать их продажу в учётной системе, нужно выбрать статью списания на реализацию.

Если же вы вскрываете бутылку для порционного розлива, теперь она не будет считаться проданной, пока не реализован весь её объём. Придётся отдельно списывать каждую порцию и каждый раз сканировать акцизную марку, когда разливаете напиток.

Как списать порцию алкоголя в ЕГАИС

Чтобы списать порцию алкоголя в ЕГАИС, нужно:

1. Отсканировать акцизную марку на бутылке.
2. Выбрать в учётной системе статью списания порции алкоголя.
3. Пробить фискальный чек, указав в нём реализованный объём, — касса передаст информацию в ЕГАИС.

Как раз для того, чтобы фискальный чек передавался в ЕГАИС и автоматически списывал порцию алкоголя, и нужна доработка учётной системы.

Пример того, как в системе учёта отражается продажа порции алкоголя

Как списать алкоголь для коктейлей и блюд

Алкоголь, который смешивают в коктейлях или добавляют в блюда, тоже отображается в ЕГАИС по чекам на кассе, но он будет списываться по итогам инвентаризации.

Чтобы это произошло, нужно:

1. Отсканировать акцизную марку на бутылке.
2. Выбрать в учётной системе статью списания блюда.

Пример того, как в системе учёта отражается реализация алкоголя для приготовления блюд

1. Пробить фискальный чек на блюдо или коктейль, указав в нём объём алкоголя, который потратили для приготовления.
2. Перед инвентаризацией внести в систему учёта фактический остаток по всем вскрытым бутылкам для блюд и коктейлей. Система автоматически вычислит оставшийся в них алкоголь и спишет тот, что ушёл на приготовление.

Пример инвентаризации алкоголя в системе учёта

Главное

⏰ В 2024 году для общепита начинают действовать новые правила списания порционного алкоголя в ЕГАИС. Если их игнорировать, можно получить штраф.

🖥️ Если вы уже работаете в ЕГАИС, дополнительное оборудование и ПО для списания алкоголя не понадобятся — нужно только донастроить систему учёта.

🍾 Чтобы списать бутылку, проданную целиком, отсканируйте акцизную марку, выберите статью списания на реализацию и пробейте чек. В конце смены включите бутылку в акт списания для ЕГАИС.

🍷 Чтобы списать порцию алкоголя, отсканируйте акцизную марку, выберите статью порционного списания алкоголя и пробейте чек, указав в нём объём порции. Касса передаст данные в ЕГАИС автоматически.

🍨 Чтобы списать алкоголь для коктейлей и блюд, отсканируйте акцизную марку и выберите статью списания блюда. В чеке укажите объём алкоголя. Внесите в систему учёта остаток по всем бутылкам, вскрытым для блюд и коктейлей. При инвентаризации система вычислит оставшийся в них алкоголь и спишет на приготовление.

Автор: Екатерина