Поскольку мы сами делаем выпечку, срок годности у неё — один день. На следующий день ничего не остается. Всю нереализованную продукцию мы отправляем в фонды помощи нуждающимся.
Рассказываем, как правильно принимать и хранить продукты, вести товароучёт и какие программы для этого использовать.
При продаже скоропортящихся товаров нужно выполнять требования к хранению:
Нельзя принимать и продавать:
Все продукты нужно хранить с учётом их сроков годности, химических свойств и правильного соседства с другими товарами.
Продукты делятся на две группы:
Товары второй группы привозят в кондитерскую в охлаждённом виде. Продукты, которые создали непосредственно в самой кондитерской — торты и пирожные — сразу кладут в холодильник. Чтобы они не испортились, нужно соблюдать правильный температурный режим и уровень влажности.
Для этого закупите специальное оборудование:
Все правила хранения и санитарные нормы разрабатывает Роспотребнадзор . За их нарушение ИП грозит штраф от 50 до 150 тысяч рублей или запрет на работу в течение трёх месяцев. Для юридических лиц штраф выше — может достигать 500 тысяч рублей.
В документе есть точные правила хранения продуктов: от необходимой тары до температурного режима. Например, нельзя хранить скоропортящейся продукции больше, чем это позволяет количество холодильников. Хранить и перевозить сырые продукты и полуфабрикаты вместе запрещено — нужно соблюдать товарное соседство.
Условия хранения выпечки и кондитерских изделий
Для выпечки и кондитерских изделий предусмотрены различные правила хранения.
Выпечку нужно продавать в тот же день, когда вы её приготовили. Всё, что осталось к концу дня, необходимо списывать.
Поскольку мы сами делаем выпечку, срок годности у неё — один день. На следующий день ничего не остается. Всю нереализованную продукцию мы отправляем в фонды помощи нуждающимся.
Для разных кондитерских изделий предусмотрен свой срок хранения.
Также важно соблюдать условия хранения кондитерских изделий и выпечки.
Если в ассортименте вашей пекарни или кондитерской присутствуют кофейные напитки и вы готовите их в зерновой кофемашине, то нужно учитывать правила хранения кофейного зерна.
Кофе привозят в специальных закрытых вакуумных упаковках. По данным сети кофеен One and Double, кофе в герметичной упаковке можно хранить не более полугода с момента обжарки, согласно международным стандартам. Однако чтобы напиток сохранял свой вкус и аромат, его варят из свежего зерна. Поэтому оптимальный срок хранения зёрен в закрытой упаковке — 2-3 недели.
Кофе — продукт, который требует соблюдения условий хранения:
На все товары должны быть сопроводительные документы — декларация или сертификат о соответствии продукта. В постановлении Правительства РФ от 01.12.2009 № 982 можно уточнить, какой из документов нужен в каждом конкретном случае.
Товарный учёт — это отражение операций с продукцией: покупка или производство, хранение, реализация, возврат. А также информация:
Так вы будете знать дату поступления и реализации товара, полученную выручку. Можно отслеживать движение товарных позиций на всех этапах или просто фиксировать их количество.
Благодаря учёту не возникнет дефицита — вы будете понимать, сколько товара осталось и по какой цене, какие позиции нужно докупить. В долгосрочной перспективе по данным учёта можно анализировать спрос: какие товары пользуются популярностью, а от каких лучше отказаться. По количеству возвратов можно понять, какой из поставщиков чаще всего привозит неликвидный товар, и прекратить сотрудничество.
При оперативном учёте легко отслеживается нехватка товаров, их излишки или пересортица. Это сокращает убытки.
Без учёта есть риск воровства. Недостачу можно обнаружить уже после увольнения сотрудника.
Первое, что нужно сделать, — определиться, как вести товароучёт. Если при помощи программы, то выбрать программу и интегрировать её с оборудованием в торговой точке. Многие компании предоставляют демодоступ к своим программам. Стоит познакомиться с интерфейсом и функционалом разных программ и решить, какая лучше всего подходит именно для вашего бизнеса.
Ручной : в тетради или таблице Excel.
Подойдет для владельцев совсем небольшого бизнеса. Во всех остальных случаях ручной учёт может привести к неразберихе.
В таблицу вносят данные:
Плюсы: данные можно оперативно корректировать.
Минусы: придётся покупать платные шаблоны, таблицу невозможно интегрировать с кассой, сложно вбивать данные вручную при каждом поступлении товара.
Автоматизированный: при помощи товароучётной программы или облачных сервисов.
При подключении облачного решения не нужно иметь свой сервер для хранения данных. Платите провайдеру только за аренду облачного пространства — так можно сэкономить на технике, обслуживании и администрировании программы. Пока люди не так активно переходят на облачные решения. Сервера могут рухнуть, недоброжелатели могут взломать их и передать данные аффилированным лицам, включая налоговую. Риски есть.
Самые популярные программы товароучёта:
Все программы различаются ценой и функционалом. В программах есть пошаговые инструкции по установке и рекомендации по использованию. Но почти все можно установить самостоятельно, не привлекая специалиста. Исключение — 1С.
1С — комплексная экосистема, в которой можно реализовать весь торговый функционал. Но она достаточно сложная, её интеграция потребует усилий отдельного специалиста.
При подключении к системе внесите все данные о торговой точке: ИНН, банковские реквизиты и другие. После этого загрузите товарные номенклатуры — вручную или в полуавтоматическом режиме: настройте импорт из Excel-файла.
Если в пекарне или кондитерской есть склад, создайте в программе два слота: для торговой точки и складского помещения. Так все остатки будут фиксироваться в разных ячейках.
Для приёмки и продажи товара понадобится сканер штрихкодов или терминал сбора данных (ТСД) — планшет с камерой и экраном. Заведения поменьше могут обойтись сканером, заведениям с широкой матрицей нужен терминал. Устройства подключаются к кассе или компьютеру, сканируют штрихкоды и автоматически выгружают данные в систему товароучёта.
1. Поступление товаров
Когда предприниматель принимает товар, он берёт накладные от поставщика. В них должны быть указаны данные о производителе, поставщике и товаре, закупочная цена, сумма НДС. Удобнее вести учёт по отпускным ценам: получаете товар, делаете торговую наценку и информацию вносите в таблицу или в систему учёта.
Это можно настроить в системе товароучёта: один раз внести процент наценки и в дальнейшем система будет рассчитывать сама.
Когда поступает товар, внесите в систему данные о поставщике и товаре — счёт-фактуры, УПД, товарные и транспортные накладные.
В дальнейшем, если приходит товар номенклатуры, которая уже есть в программе, то она автоматически приплюсуется к остаткам, что облегчает приёмку товара. Если закажете новые позиции, то вручную вбейте номенклатуры.
Можно попросить поставщика предоставлять накладные в электронном виде, так как все системы товароучёта имеют возможность выгрузки из Excel. Система автоматически заполнит накладные, останется только проверить и нажать кнопку «Принять».
2. Перемещение товаров
После приёмки товара фиксируется его вид, количество и стоимость партии, которая хранится на складе.
Каждый раз при перемещении товара создавайте в программе расходные накладные. В этом случае все остатки будут правильно отображаться в системе.
3. Продажа и возврат товара
Учитываются все варианты выбытия товара: продажа, порча, кража, списание просроченного товара, возврат поставщику. Продажа товара оформляется чеком. Выручка за смену — в приходно-кассовом ордере.
4. Остатки
Ежедневно сводятся подсчёты остатков на складе и в торговом зале. Когда товаров меньше, чем по документам — это недостача, больше — излишки. Если общее количество верное, но одних товаров мало, а других слишком много — это пересортица.
Основной фактор появления излишков — это продажа не того товара и формирование пересортицы. Например, сотрудник случайно пробил круассан с шоколадом, а покупателю отдал без начинки.
Пересортица может произойти и из-за ошибки во время приёмки товара. Допустим, в пекарню приехало 10 пачек кофе, а в систему случайно вбили 20. Так, по документам оказалось в два раза больше упаковок, чем есть на складе.
Чтобы избежать пересортицы, недостачи и излишков, нужно периодически проводить инвентаризацию — подсчёт всех позиций вручную и сравнение с документами и данными в системе учёта.
Без ручного пересчёта невозможно понять, все ли остатки соответствуют документам. Система не может сверить фактическое наличие товара с тем, что числится в программе. Чем чаще будете проводить инвентаризацию, тем меньше вероятность пересортицы и недостачи.
Есть фактическое наличие товара, а есть учёт товаров в программе. Могут быть ошибки как в плюс, так и в минус. Сотрудник продал пирожное с клубничной начинкой, а пробил с шоколадной — оно и списалось. Это пирожное было последним, и в программе осталось ноль, а фактически на витрине — лежит ещё одно. И если снова попробовать продать это пирожное, позиции в программе уйдут в минус. Если заметили, что по программе — ноль, а по факту — один, это знак, что есть пересорт.
В программе можно отсортировать минусовые позиции. Нужно пересчитать все пирожные, понять, каких не хватает, и после этого поменять в программе позиции. Чтобы оформить это документально, составляются инвентаризационные описи и акты о проведении пересорта.
Нельзя провести пересорт пирожных и пакетов молока. Продукты должны быть из одной товарной группы, похожего веса или стоимости.
При инвентаризации нужно созывать ревизионную комиссию, издавать указ о проведении пересорта и формировать итоговую ведомость. Все документы передаются в бухгалтерию.
Если не будете списывать товар или делать пересорт, ведомости не нужны. Но если списываете недостачу на кражу, это нужно задокументировать. За это грозят приличные штрафы, для малого бизнеса достаточно существенные.
Законодательно ответственности за непроведение инвентаризации нет. Но налоговая инспекция может оштрафовать за недостоверность данных учёта и отчётности. Если неверные данные повлекли за собой неуплату налогов, максимальный штраф — не менее 40 тысяч рублей.
