Чтобы оборудование обслуживалось по гарантии, а кофейные зёрна или молоко не закончились в неожиданный момент, нужно подобрать правильных поставщиков. В статье — как найти надёжных и наладить бесперебойные поставки на выгодных условиях.
При выборе поставщика обращайте внимание на цены, ассортимент и сервисную поддержку.
Важно, чтобы у одного поставщика был широкий ассортимент: удобно закупаться у одного производителя. Сравнивайте цены — компании, которые работают напрямую с производителем, могут предложить товар по более низкой стоимости.
Пусть вас не пугает несовременный сайт. Оптовые компании могут пренебрегать удобным интерфейсом, но при этом качественно оказывать услуги.
Менеджеры должны оперативно отвечать на сообщения и всегда быть на связи. Проверить работу службы поддержки можно, позвонив на горячую линию или напрямую менеджеру, если его телефон указан в контактах.
Чтобы оборудовать кофейню, вам понадобятся как минимум:
На оборудовании не стоит экономить, так как вы покупаете его на долгий срок. Снизить расходы можно, если выбрать в качестве поставщика официального дилера. У него налаженные отношения с производителем, между ними нет посредников. За счёт этого вы получите хорошее качество по цене ниже, чем у реселлеров.
К бытовой технике должны прилагаться гарантийный талон и инструкция. Уточните, предоставляет ли поставщик гарантийный и постгарантийный ремонт, выполняет ли профилактические работы и оказывает ли сервисную поддержку.
Также можно рассмотреть варианты с б/у техникой. Например, владельцы закрывшихся кофеен выставляют оборудование на «Авито». Можно найти технику в рабочем состоянии и с хорошей скидкой.
Ещё один вариант — взять, например, кофемашину в аренду. Компании, которые предоставляют подобные услуги, могут предложить и поставку кофейных зёрен.
Выбор кофемашины зависит от ниши, в которой вы планируете работать, и ваших возможностей. Мы начинали с арендованной кофемашины, а потом взяли б/у, потому что в долгосрочной перспективе это дешевле, чем платить за аренду. Взяли её за 120 тысяч рублей. Спустя три года после открытия купили новую — Ascaso за 500 тысяч.
При выборе зёрен и их поставщика стоит отталкиваться от формата кофейни. Если включаете в меню альтернативу, выбирайте поставщика, который предлагает спешиалти-кофе — из отборных зёрен сорта арабика, выращенных на высоте более 1000 метров.
Как правило, поставщики предлагают кофейные зёрна разной стоимости. Выбирайте кофе, который подойдет по цене для вашего бизнеса и по вкусу — для ваших клиентов.
Нужно понимать, какой у вас будет ценник. Если в Москве — это 200-300 рублей за чашку, можно работать с любым продуктом от любых обжарщиков. Если это регион с ценником в 100-200 рублей, то перечень сужается, потому что можно не вместиться в фудкост.
Присмотритесь к российским обжарщикам: сравните ассортимент, цены, условия доставки и выберите оптимальные условия. Среди популярных обжарщиков можно отметить:
Нужно понять, есть ли у обжарщика бренд и дополнительный сервис. Работа с неизвестным обжарщиком может быть выгодна в денежном выражении, но работа на этом продукте не станет частью построения бренда. Поэтому нужно думать о том, кто обжаривает зёрна. Лучше работать с компаниями, у которых есть история. Даже если небольшая аудитория, история может стать драйвером для развития кофейной культуры в городе.
При приёмке товара проверяйте документы. На кофе должна быть декларация о соответствии. Оборот продукции животного происхождения, например молока, фиксируется в системе «Меркурий». А для работы с маркированными товарами нужно зарегистрироваться в системе «Честный ЗНАК». Все поставщики продукции также должны быть зарегистрированы в системах контроля.
Нам часто пишут: «Я пеку десерты дома, можно я у вас их выставлю?». Нет, нельзя. Это нарушение санитарных норм. На всю продукцию должны быть сертификаты и свидетельства. Это безопасность ваша и ваших гостей.
Важно обращать внимание на наличие сертификатов — есть ли у поставщика сертификаты о соответствии на товар, легально ли он работает.
Если вы открываете точку по франшизе, вам не нужно искать поставщиков: список предоставит франчайзи. Но если захотите сменить поставщика, это будет сложно. Не все франчайзи дают возможность выбрать контрагента самостоятельно, потому что это напрямую влияет на вкус и качество кофе.
У нас есть торговый дом (ТД), который сам подбирает поставщиков. И тем, кто открывает франшизу, дают готовый список и централизованно поставляют всё сырьё на точки. Но, например, партнёры в Южно-Сахалинске через ТД закупают только то сырье, которое напрямую влияет на вкус кофе — зёрна, топпинги, брендированные стаканы и салфетки. Молоко они закупают в своём городе. Партнёры-франчайзи могут сами искать поставщиков, если хотят внедрить дополнительный ассортимент. Это не запрещено.
Мы как управляющая компания передаём франчайзи наработанные и проверенные нами контакты поставщиков. Франчайзи может в процессе подготовки к открытию приобрести оборудование или мебель у другого подрядчика, но исключительно по утвержденной спецификации оборудования с указанием моделей и конкретных материалов.
Гуглите, смотрите контекстную рекламу, изучайте сайты поставщиков. Не стоит ограничиваться первыми результатами поисковой выдачи — на стартовой странице могут располагаться компании с завышенными расценками.
Важно мониторить рынок. Например, мне скинули прайс, я сторговался на 10% дешевле, и мы сразу подписали договор. А у поставщика за углом можно найти ещё дешевле. Важно проводить первичный мониторинг рынка поставщиков. Рассмотреть условия у нескольких, поторговаться и выбрать.
Читайте форумы, подписывайтесь на релевантные бизнес-сообщества в соцсетях, посещайте профильные мероприятия. В крупных городах часто проходят выставки и нетворкинг-сессии, на которых можно завести полезные знакомства.
Научиться экспортировать можно в школе Российского экспортного центра. Участники образуют комьюнити и делятся лайфхаками или полезными контактами. А узнать, как выстраивать логистику, — в просветительском проекте Лекториум.
Мы понимали, что не можем работать с большими поставщиками, потому что им невыгодно привозить 10 круассанов в день. Поэтому на старте объединялись с такими же маленькими проектами, и получалась синергия: они рассказывали про нас, мы — про них. Ещё один плюс — можно заключить договор на комфортных условиях. Например, на первых порах работали по формату реализации: оплачивали только то, что у нас купили, затраты на списанный товар ложились на поставщика.
Они предлагают лучшую цену на товар, чем реселлеры. Но крупные поставщики отгружают товар большими партиями, что потребует наличия склада.
Нам нужно было провести мероприятия и найти кофемашину. Нашли компанию во Владимире, которая предоставляет в аренду. Познакомились и начали с ними работать. Они же поставляли итальянскую коммерцию — кофе, который по качеству и цене уступает спешиалти-зерну, на котором мы работали.
Можно всегда работать с локальными новыми предпринимателями. Например, новой пекарне нужно найти рынок сбыта, можно договориться на бесплатную удобную доставку выпечки. На этом можно сэкономить и не уступить в качестве — контрагенту тоже важно поставить вам хороший продукт, чтобы найти потенциальных покупателей.
Зайдите в кофейню похожего формата и посмотрите, какие бренды кофе стоят на полках, какая марка кофемашины представлена. Ориентируйтесь на лидеров рынка и прямых конкурентов. Контакты поставщиков можно посмотреть на кофейной упаковке — там указаны данные о производителе.
Если вы никогда не занимались кофе, то сначала нужно пойти на курсы, походить по кофейням и понять, что вам нравится. Когда поймете, какие заведения вам нравятся, выясните — на каком продукте они работают.
Преимущество таких мероприятий — возможность посмотреть продукцию вживую. Можно не ограничиваться своим городом. Крупные выставки проходят в Москве, Санкт-Петербурге или за рубежом: например, международная выставка-форум «Продэкспо», на которую съезжаются компании из продовольственного сегмента.
В Москве есть проект «Местная еда». Они организовывали городские маркеты еды и выставляли маленьких производителей. Микробизнес может объединиться с небольшой кофейней и продавать десерты на их площадке. Так мы начали работать с «Брауни мама», они на одном блюде привозили к нам брауни. Когда мы начали заказывать их себе, они нигде больше не продавались. Сейчас у них огромное производство, свои точки и ресторан.
Если у вас нет возможности приехать в город проведения, выбирайте онлайн-выставки и подключайтесь к ним онлайн.
Отслеживать актуальные мероприятия и сроки их проведения можно в онлайн-каталогах, например на сайтах Expomap, TotalExpo или GeneralExpo.
Если вы ищете поставщика зёрен, можно сходить на чемпионат по обжарке или посмотреть трансляцию в записи — на таких мероприятиях компании из разных регионов рассказывают о своём производстве и зерне.
Мы ездили на конференцию кофе в Москву, где пробовали кофе, который на слуху. Он нам понравился, и мы стали его закупать. Сначала выбрали одного поставщика — Tasty Coffee. Потом мы заказывали зёрна в «Лаборатории кофе», Roasting Brew, «Ботанике».
Поставщиков можно искать на порталах товаров и услуг. Самые крупные из них:
Также можно воспользоваться электронной площадкой по поиску поставщиков и проведению закупок SberB2B. Её особенность — возможность закупать малые объемы по упрощённой схеме.
Вы выбрали поставщика. У него широкий ассортимент, выгодный прайс-лист, оперативная служба поддержки. Договорились о поставке, оплатили первую партию и уже через несколько дней ожидали доставку. Но вам так и не привезли товар. Вы попытались дозвониться до контрагента, но абонент оказался недоступен. Перешли на его сайт — «Ошибка, страница не существует или была удалена».
Так выглядит типичная схема мошенничества с сайтом-однодневкой. Чтобы не стать жертвой неблагонадёжных поставщиков, проверяйте их до того, как начать работу.
Поищите поставщика в Едином государственном реестре юридических лиц или ИП. Или запросите у компании выписку из ЕГРЮЛ/ЕГРИП. В этом списке есть и те, кто находится в стадии ликвидации. Это можно проверить на сайте ФНС.
Убедитесь, что компания не является банкротом. Информация об этом есть на сайте Единого федерального реестра сведений о банкротстве.
Для долгосрочного сотрудничества выбирайте компанию, которая вовремя и в полном объёме платит налоги и выполняет свои обязательства перед своими контрагентами.
Чтобы это проверить, зайдите на сайт Картотеки арбитражных дел и убедитесь, что компания не выступает ответчиком по судебным искам, а также не числится в реестре недобросовестных поставщиков ФАС. В него включают тех, кто нарушает условия по контрактам в системе госзакупок по 44-ФЗ.
Есть ли у компании долги перед судебными приставами, можно проверить по открытой базе Службы судебных приставов.
Сведения об организации или индивидуальном предпринимателе можно найти в открытом доступе на сайтах государственных органов. Если не хотите делать это самостоятельно, воспользуйтесь сервисом проверки контрагентов от СберБизнеса. Вы получите оценку надёжности контрагента на основе выписок из ФНС, сведений о судебных исках и банкротстве, баланса и других показателей.
Итак, вы удостоверились, что потенциальные поставщики не фирмы-однодневки, вовремя платят налоги, в судебных разбирательствах не задействованы. Определили пул компаний, но не знаете, кому отдать предпочтение. Пробегитесь по чек-листу, а все ответы сведите в одну таблицу. Это наглядно продемонстрирует поставщика с самыми выгодными условиями.
Пример сравнительной таблицы преимуществ поставщиков
С некрупными поставщиками легче договориться работать на своих условиях. За качество тоже можно не переживать. И если небольшой поставщик вовремя не поставил, то вы можете его просто сменить. С крупными игроками так не получится. Есть так называемая зависимость от крупных поставщиков. Например, если бы федеральный поставщик стаканов Huhtamaki нам задержал поставку, то мы не стали бы с ними ругаться. Если есть зависимость, важно дать понять поставщику, что вы можете от него отказаться. Но нужно мыслить в рамках разумного. Если у него объём отгрузок миллион тонн зерна, а вы закупаете 10 килограмм, то они не много потеряют. Если вы делаете большой оборот, то уже можно диктовать свои условия. Потому что и мелкие, и крупные поставщики боятся потерять рынок сбыта.
Это быстро и удобно: нет таможенного контроля, дешевле доставка. Вы сможете приехать к контрагенту лично и проконтролировать качество продукции.
Россия входит в топ-10 производителей кофе. И если назвать 10 стран, в которых самый вкусный кофе, наша страна войдёт в этот список. Сегодня с выбором кофе нет проблем, есть хорошие обжарщики в Москве, Питере, Казани, Иркутске, Ижевске. Поэтому нужно выбирать зёрна только от локальных обжарщиков.
Обжарщики предлагают кофе на дегустацию. Можно выбрать самому или заказать самые популярные бленды — смесь нескольких сортов кофе. Пробуйте кофе на своем оборудовании: от воды и кофемашины напрямую зависит вкус напитка. На первую партию попросите скидку. Контрагент, который настроен на долгое сотрудничество, скорее всего, пойдёт на уступки и снизит цену на первый заказ.
Выберите 5-6 обжарщиков, попросите прайс-листы и закажите образцы. Сварите на этих зёрнах кофе и выберите тот сорт, на котором будете работать.
Если у одного из контрагентов случится накладка, другой доставит вам товар вовремя.
Во Владимире есть компания «Территория обжарки». Они делали в основном коммерцию для Москвы. Мы долгое время у них закупались, а потом расширили количество поставщиков. И если кто-то из них нарушает сроки поставки, то «Территория обжарки» нас выручают, могут быстро доставить недостающие позиции.
Даже если поставщик очень хороший, важно иметь в запасе второго. Например, предприниматель у нескольких контрагентов заказал пробную поставку и выбрал самый лучший продукт. Но никогда не знаешь, что с ним может случиться, — или он цены загнёт, или качество изменится. Резервный поставщик всегда выручит.
Например, в договоре вы не указали возможность рассрочки, а она вам понадобилась. Если отношения с контрагентом хорошие, он пойдёт навстречу.
Мы с поставщиками максимально уважительно общаемся. Меня часто спрашивают: «Как ты так вежливо разговариваешь с водителем?». Да, он плохо говорит по-русски и ему сложно выговорить наше название. Но это его работа, и мне нужно объяснить, как доехать. И потом ты получаешь благодарность в ответ — водитель помогает занести молоко, например. Это наши партнеры, и с ними нужно сохранять хорошие отношения. Мы с одним поставщиком молока работаем уже 4 года.
Часто поставщики навязывают свои шаблоны договоров. Например, за нарушение обязательств с их стороны — штраф в размере 10% от суммы заказа. А если кофейня не выкупает товар — штраф в 200%.
Изучите предложения контрагента и внесите изменения или составьте свой договор на основе шаблона.
Самое важное — не думать, что контрагент единственный на рынке. Поставщиков много, предприниматель может выдвигать свои условия.
Об объёмах партии, сроках доставки и их изменении с поставщиками, как правило, договариваются по электронной почте. Чтобы при нарушении договорённостей вы могли воздействовать на поставщика и это имело юридическую силу, пропишите в договоре контакты адресата и адресанта.
Стоит прописать несколько пунктов: гарантийный срок, срок годности и срок службы товара. Последний представляет собой период, в который поставщик несет ответственность за недостатки, которые вскрылись при использовании товара по назначению. А также — сроки возврата товара, сроки поставки и срок действия договора. Например, «Договор действует с 31 мая по 26 декабря 2021 года» или «один с год с момента подписания обеими сторонами».
Любое форс-мажорное обстоятельство, мешающее вовремя доставить товар, стоит прописать в договоре.
Есть несколько ключевых признаков форс-мажора:
Первый — это событие, которое стороны не могли предвидеть заранее. Например, наводнение.
Второй — стороны не могли это событие избежать, либо преодолеть. Вы должны поставить товар, но дороги размыло — то есть преодолеть вы не можете.
Третий — событие должно находиться вне зоны действия сторон. Условно, если наводнение произошло, потому что у меня дома прорвало трубу, тогда это не форс-мажор, потому что присутствует мое виновное действие.
Например, в 2020 году форс-мажором признали запретительные меры государства из-за коронавируса. А финансовый кризис и скачки валют форс-мажором не являются. Признать событие форс-мажором по конкретному договору может только суд.
Наступил форс-мажор. Во-первых, нужно официально известить своего контрагента, что вы не можете исполнить обязательства по договору из-за форс-мажора. Во-вторых, не допускать со своей стороны действий, влекущих причинение контрагенту ещё большего ущерба. В-третьих, никто не освобождает вас от обязанности исполнить договор после того, как форс-мажорные обстоятельства отпали.
Риски, которые зависят от личных отношений с контрагентом, одни из самых непредсказуемых. Чтобы их предупредить, внесите в договор пункт о штрафе за досрочное расторжение договора.
Если у вас возник конфликт с поставщиком, и он решил расторгнуть договор в одностороннем порядке, то закон на вашей стороне и поставщику придётся заплатить указанную в договоре сумму. Лучше прописать не более половины всей суммы сделки, чтобы ее нельзя было оспорить как злоупотребление.
Если дело не в личных отношениях, а в нарушениях договора одной из сторон, то расторгнуть его можно без выплаты компенсации. Например, если кофейня не оплатит вовремя заказ, контрагент сможет расторгнуть договор в одностороннем порядке, ссылаясь на Гражданский кодекс.
Например, компания сорвала сроки поставки. Чтобы не терять прибыль, вы в сжатые сроки заказали аналогичный товар по завышенной цене у другого поставщика. В этом случае можно составить претензию к недобросовестному поставщику, расторгнуть договор и через суд взыскать деньги за упущенную выгоду, доказав разницу в цене закупки.
Если нам привозят не тот кофе или мало молока, это тормозит процесс работы. Мы договариваемся с поставщиком, и он довозит недостающие продукты. Был случай, когда не понравился кофе, и поставщик заменил на другое зерно. Если нас что-то не устраивает, то мы меняем поставщика.
Вина может лежать как на водителе или грузчике, так и на менеджере, который недосмотрел при упаковке товара. На каком бы этапе это ни произошло, по возможности не подписывайте документы о приемке товара до того, как не проверите всю партию.
Если поставщик отказывается забирать испорченный товар, вы можете сослаться на статью 475 Гражданского кодекса, согласно которой контрагент обязан безвозмездно заменить испорченный товар или соразмерно снизить плату за поставленную партию.
Допустим, вы отдали договор на подписание контрагенту. И вместо генерального директора в строке «подпись» стоит «Иванов Иван Иванович, действующий на основании доверенности № 1 от 01.01.2001». Запросите у поставщика скан доверенности, чтобы убедиться в том, что Иван Иванов действительно вправе подписывать документы. В противном случае договор можно будет признать недействительным.
В договоре с поставщиком пропишите канал официальной коммуникации, сроки, форс-мажоры, плату за отказ от договора.
