Косметику, у которой срок годности подходил к концу, мы списывали и просто выкидывали. Вообще должны утилизировать.
Рассказываем, как правильно принимать и хранить товары, вести товароучёт и какие программы для этого использовать.
Для косметических продуктов действуют общие правила хранения: их нужно держать в помещении при комнатной температуре. Хранят их, как правило, в ящиках, на стеллажах или в коробках. Часть товара выкладывают на витрины. Все косметические средства нужно хранить с учётом их сроков годности и химических свойств. Срок годности косметики в закрытой упаковке обычно составляет от года до трёх лет.
При продаже товаров нужно выполнять требования к хранению:
Косметику, у которой срок годности подходил к концу, мы списывали и просто выкидывали. Вообще должны утилизировать.
Нельзя принимать и продавать:
Условия хранения косметики устанавливает Технический регламент Таможенного союза ТР ТС 009/2011.
При хранении косметики нужно избегать сильных морозов и сильной жары. Каких-то конкретных показателей нет. Не должно быть больше 25 °С и ниже 5 °С. Если косметика подвергается температурным скачкам выше или ниже этого диапазона, то может произойти расслоение компонентов или разрушиться стабильность состава. В нашем московском магазине стоял кондиционер, а основной склад у нас находился в подвале, в котором летом было прохладно, а зимой тепло. В торговых центрах и так поддерживается оптимальная температура. С хранением у нас проблем никогда не было, но были проблемы с транспортировкой в зимнее время. Приходилось заказывать доставку с теплорежимом.
На все товары должны быть документы, подтверждающие качество товара: сертификаты соответствия или декларации о соответствии. Их должен предоставить поставщик.
Товарный учёт — это отражение операций с продукцией: покупка или производство, хранение, реализация, возврат. А также информация:
Схема работы с косметикой такая: весь товар, который я хочу выставить в своём магазине, я выкупаю у поставщиков. Косметика, которая стоит на полках в магазине, — это мои вложенные средства. Её мне нужно продать до окончания срока годности.
Предприниматель будет знать дату поступления и реализации товара, полученную выручку. Можно отслеживать движение товарных позиций на всех этапах или просто фиксировать их число.
Благодаря вовремя проведённому учёту, не возникнет дефицита — предприниматель будет знать, сколько товара осталось и по какой цене, какие позиции нужно докупить. В долгосрочной перспективе по данным учёта можно анализировать спрос: какие товары пользуются популярностью, а от каких нужно отказаться. По количеству возвратов можно понять, какой из поставщиков чаще всего привозит неликвидный товар, и прекратить с ним сотрудничество.
При оперативном учёте в реальном времени отслеживается нехватка товаров, их излишки или пересортица. Это сократит убытки.
Без учёта есть риск воровства. Недостачу можно обнаружить уже после увольнения сотрудника.
Первое, что нужно сделать, — определиться, как вести товароучёт. Если при помощи программы, то выбрать программу и интегрировать её с оборудованием в торговой точке. Многие компании предоставляют демодоступ к своим программам. Стоит познакомиться с интерфейсом и функционалом разных программ и решить, какая лучше всего подходит именно для вашего бизнеса.
эксперт по товароучёту
Подойдёт для владельцев совсем небольшого бизнеса. Во всех остальных случаях ручной учёт может привести к неразберихе.
Как ни странно, но даже в 21 веке большая часть малого или микробизнеса ведёт ручной учёт. Этот метод подходит для магазинов с узкой ассортиментной матрицей и небольшим количеством товарных позиций. Можно обойтись без складской программы и не переплачивать.
эксперт по товароучёту
В таблицу вносят данные:
Плюсы: данные можно оперативно корректировать.
Минусы: придётся покупать платные шаблоны, таблицу невозможно интегрировать с кассой, сложно вбивать данные вручную при каждом поступлении товара.
При подключении облачного решения не нужно иметь свой сервер для хранения данных. Платите провайдеру только за аренду облачного пространства — так можно сэкономить на технике, обслуживании и администрировании программы. Пока люди не так активно переходят на облачные решения. Сервера могут рухнуть, недоброжелатели могут взломать их и передать данные аффилированным лицам, включая налоговую. Риски есть.
эксперт по товароучёту
Самые популярные программы товароучёта:
Все программы различаются ценой и функционалом. В программах есть пошаговые инструкции по установке и рекомендации по использованию. Но почти все можно установить самостоятельно, не привлекая специалиста. Исключение — 1С.
1С — комплексная экосистема, в которой можно реализовать весь торговый функционал. Но она достаточно сложная, её интеграция потребует усилий отдельного специалиста.
Тимофей
эксперт по товароучётуСейчас мы пользуемся программой учёта «Мой склад». Мне нравится смотреть в ней аналитику по товарам: что и в какой сезон лучше продаётся.
При подключении к системе внесите все данные о торговой точке: ИНН, банковские реквизиты и другие. После этого загрузите товарные номенклатуры — вручную или в полуавтоматическом режиме: настройте импорт из Excel-файла.
Если в магазине есть склад, создайте в программе два слота — для торговой точки и складского помещения. Так все остатки будут фиксироваться в разных ячейках.
Для приёмки и продажи товара понадобится сканер штрихкодов или терминал сбора данных (ТСД) — планшет с камерой и экраном. Магазины поменьше могут обойтись сканером, магазинам с широкой матрицей нужен терминал. Устройства подключаются к кассе или компьютеру, сканируют штрихкоды и автоматически выгружают данные в систему товароучёта.
Когда предприниматель принимает товар, он берёт накладные от поставщика. В них должны быть указаны данные о производителе, поставщике и товаре, закупочная цена, сумма НДС. Удобнее вести учёт по отпускным ценам: получаете товар, делаете торговую наценку и информацию вносите в таблицу или в систему учёта.
Это можно настроить в системе товароучёта: один раз внести процент наценки и в дальнейшем система будет рассчитывать сама.
Когда товар поступает на склад, внесите в систему данные о поставщике и товаре — счёт-фактуры, УПД, товарные и транспортные накладные.
В дальнейшем, если приходит товар номенклатуры, которая уже есть в программе, то она автоматически приплюсуется к остаткам, что облегчает приёмку товара. Если закажете новые позиции, то вручную вбейте номенклатуры.
эксперт по товароучёту
Можно попросить поставщика предоставлять накладные в электронном виде, так как все системы товароучёта имеют возможность выгрузки из Excel. Система автоматически заполнит накладные, останется только проверить и нажать кнопку «Принять».
После приёмки товар поступает на склад. Ответственное лицо фиксирует вид товара, его количество и стоимость партии, которая хранится на складе.
Каждый раз при перемещении товара создавайте в программе расходные накладные. В этом случае все остатки будут правильно отображаться в системе.
Учитываются все варианты выбытия товара: продажа, порча, кража, списание просроченного товара, возврат поставщику. Продажа товара оформляется чеком. Выручка за смену — в приходно-кассовом ордере.
Ежедневно сводятся подсчёты остатков на складе и в торговом зале. Когда товаров меньше, чем по документам — это недостача, больше — излишки. Если общее количество верное, но одних товаров мало, а других слишком много — это пересортица.
Основной фактор появления излишков — это продажа не того товара и формирование пересортицы. Например, сотрудник случайно пробил ночной крем для лица, а покупателю отдал крем для дневного ухода.
Пересортица может произойти и из-за ошибки во время приёмки товара. Допустим, в магазин приехало пять коробок с шампунем, а в систему случайно вбили десять. Так, по документам оказалось в два раза больше упаковок, чем есть на складе.
Чтобы избежать пересортицы, недостачи и излишков, нужно периодически проводить инвентаризацию — подсчёт всех позиций вручную и сравнение с документами и данными в системе учёта.
Без ручного пересчёта невозможно понять, все ли остатки соответствуют документам. Система не может сверить фактическое наличие товара с тем, что числится в программе. Чем чаще будете проводить инвентаризацию, тем меньше вероятность пересортицы и недостачи.
Есть фактическое наличие товара, а есть учёт товаров в программе. Могут быть ошибки как в плюс, так и в минус. Кассир продал дневной крем для лица, а пробил ночной — он и списался. Этот крем был последним, и в программе осталось ноль упаковок, а фактически на полке — одна. И если ещё раз попробовать продать этот крем, позиции в программе уйдут в минус. Если заметили, что по программе — ноль, а по факту — один, это знак, что есть пересорт.
эксперт по товароучёту
В программе можно отсортировать минусовые позиции. Нужно пересчитать все упаковки с кремами, понять, каких не хватает, и после этого поменять в программе позиции. Чтобы оформить это документально, составляются инвентаризационные описи и акты о проведении пересорта.
Нельзя провести пересорт крема для лица и шампуня. Продукты должны быть из одной товарной группы, похожего объёма или стоимости.
эксперт по товароучёту
При инвентаризации нужно созывать ревизионную комиссию, издавать указ о проведении и формировать итоговую ведомость. Все документы передаются в бухгалтерию.
Если не будете списывать товар или делать пересорт, ведомости не нужны. Но если списываете недостачу на кражу, это нужно задокументировать. За это грозят приличные штрафы, для малого бизнеса достаточно существенные.
эксперт по товароучёту
Законодательно ответственности за непроведение инвентаризации нет. Но налоговая инспекция может оштрафовать за недостоверность данных учёта и отчётности. Если неверные данные повлекли за собой неуплату налогов, максимальный штраф — не менее 40 000 рублей.
