Рассказываем, как правильно принимать и хранить товары, вести товароучёт и какие программы для этого использовать.
Хранение одежды, обуви и аксессуаров не требует строгих условий, например соблюдения специального температурного режима. Однако и здесь есть некоторые правила.
Для хранения вещей используются стеллажи, полки, вешалки. Некоторые товары просто складывают в стопки и кладут на полки или оставляют в коробках.
При продаже вещей в магазине одежды нужно соблюдать правила:
Товары условно можно разделить на группы:
Перед тем как выложить вещь в зале, ей нужно вернуть идеальный товарный вид. Оборудуйте магазин отдельной гладильной комнатой.
Для этого закупите:
Как правило, вещи приводят в порядок сами продавцы, но можно нанять для этого отдельного сотрудника.
Нельзя принимать и продавать товар:
Бывает так, что товар привозят в нормальном состоянии, но во время примерки посетители ведут себя неосторожно и портят вещь. Например, могут случайно порвать или оставить след от губной помады на платье. Это нужно отслеживать и вовремя убирать из зала испорченные вещи. В противном случае другой посетитель откажется от покупки или вернёт вещь, когда обнаружит изъян дома.
Есть несколько вариантов, как поступить с испорченной вещью.
В магазине одежды, обуви и аксессуаров важно обеспечить условия хранения летней и зимней одежды и подготовить для этого помещение. Периодически его нужно переоборудовать: например, зимой в ассортименте обычно больше верхней одежды, которая должна висеть на вешалках.
Как правило, дважды в год магазины одежды устраивают сезонные распродажи. В этот период число продаж увеличивается, соответственно возрастают скорость и объёмы обработки товаров. Если спрос на вещи со скидкой большой, договоритесь с поставщиками о дополнительных поставках в этот период.
На все товары должны быть документы, подтверждающие качество товара: сертификаты соответствия или декларации о соответствии. Их должен предоставить поставщик.
Все поставщики продукции также должны быть зарегистрированы в системе «Честный ЗНАК».
Товарный учёт — это отражение операций с продукцией: покупка или производство, хранение, реализация, возврат. А также информация:
Первое, что нужно сделать, — определиться, как вести товароучёт. Если при помощи программы, то выбрать программу и интегрировать её с оборудованием на торговой точке или складе. Многие компании предоставляют демодоступ к своим программам. Стоит познакомиться с интерфейсом и функционалом разных программ и решить, какая лучше всего подходит именно для вашего бизнеса.
Ручной: в тетради или таблице Excel.
Подойдёт для владельцев совсем небольшого бизнеса. Во всех остальных случаях ручной учёт может привести к неразберихе.
Как ни странно, но даже в 21 веке большая часть малого или микробизнеса ведут ручной учёт. Этот метод подходит для магазинов с узкой ассортиментной матрицей и небольшим количеством товарных позиций. Можно обойтись без складской программы и не переплачивать.
В таблицу вносят данные:
Плюсы: данные можно оперативно корректировать.
Минусы: придётся покупать платные шаблоны, таблицу невозможно интегрировать с кассой, сложно вбивать данные вручную при каждом поступлении товара.
Автоматизированный: при помощи товароучётной программы или облачных сервисов.
При подключении облачного решения не нужно иметь свой сервер для хранения данных. Платишь провайдеру только за аренду облачного пространства — так можно сэкономить на технике, обслуживании и администрировании программы. Пока люди не так активно переходят на облачные решения. Сервера могут взломать или рухнуть, недоброжелатели могут передать данные аффилированным лицам, включая налоговую. Риски есть.
Программы для учёта товаров
Самые популярные программы товароучёта:
Когда мы только начинали бизнес, использовали программу «Мой склад». Я всем её очень рекомендую. Мы просидели на ней восемь лет и, только когда начали внедрять 2ГИС и маркировку товаров, поняли, что «Мой склад» это не выдерживает. Сейчас мы в процессе перехода на систему 1С.
Все программы различаются ценой и функционалом. В программах есть пошаговые инструкции по установке и рекомендации по использованию. Но почти всё можно установить самостоятельно, не привлекая специалиста. Исключение — 1С.
1С — комплексная экосистема, в которой можно реализовать весь торговый функционал. Но она достаточно сложная, её интеграция потребует усилий отдельного специалиста.
Тимофей,
эксперт по товароучётуТовароучёт мы ведём в системе 1С. Товароучётом у нас занимается пять человек — это категорийные менеджеры, которые заносят товар в 1С. Также у нас есть отдельная база франчайзинга, куда тоже нужно заносить все данные: карточки товаров, фотографии, цены, артикул, страны-производителей, описания и прочее. Эти данные ежедневно анализируются. Кроме этого, постоянно вносятся данные о новых товарах, которые хорошо продаются и поставляются дополнительно.
При подключении к системе внесите все данные о торговой точке: ИНН, банковские реквизиты и другие. После этого загрузите товарные номенклатуры — вручную или в полуавтоматическом режиме: настройте импорт из Excel-файла.
Если в магазине есть склад, создайте в программе два слота — для торговой точки и складского помещения. Так все остатки будут фиксироваться в разных ячейках.
Для приёмки и продажи товара понадобится сканер штрихкодов или терминал сбора данных (ТСД) — планшет с камерой и экраном. Магазины поменьше могут обойтись сканером, магазинам с широкой матрицей нужен терминал. Устройства подключаются к кассе или компьютеру, сканируют штрихкоды и автоматически выгружают данные в систему товароучёта.
1. Поступление товаров
Когда предприниматель принимает поставку, он берёт накладные от поставщика. В них должны быть указаны данные о производителе, поставщике и товаре, закупочная цена, сумма НДС. Удобнее вести учёт по отпускным ценам: получаете товар, делаете торговую наценку и информацию вносите в таблицу или в систему учёта.
Это можно настроить в системе товароучёта: один раз внести процент наценки, и в дальнейшем система будет рассчитывать сама.
Когда товар поступает на склад, внесите в систему данные о поставщике и товаре — счёт-фактуры, УПД, товарные и транспортные накладные.
В дальнейшем, если приходит товар номенклатуры, которая уже есть в программе, она автоматически приплюсуется к остаткам, что облегчает приёмку товара. Если закажете новые позиции, вручную вбейте номенклатуры.
Можно попросить поставщика предоставлять накладные в электронном виде, так как все системы товароучёта имеют возможность выгрузки из Excel. Система автоматически заполнит накладные, останется только проверить и нажать кнопку «Принять».
2. Перемещение товаров
После приёмки товар поступает на склад. Ответственное лицо фиксирует вид товара, его количество и стоимость партии, которая хранится на складе.
Каждый раз при перемещении товара создавайте в программе расходные накладные. В этом случае все остатки будут правильно отображаться в системе.
3. Продажа и возврат товара
Учитываются все варианты выбытия товара: продажа, порча, кража, возврат поставщику. Продажа товара оформляется чеком. Выручка за смену — в приходно-кассовом ордере.
4. Остатки
Ежедневно сводятся подсчёты остатков на складе и в торговом зале. Когда товаров меньше, чем по документам — это недостача, больше — излишки. Если общее количество верное, но одних товаров мало, а других слишком много — это пересортица.
Основной фактор появления излишков — это продажа не того товара и формирование пересортицы. Например, сотрудник случайно пробил однотонный джемпер, а покупателю продал цветной.
Пересортица может произойти из-за ошибки во время приёмки товара. Допустим, в магазин приехало 10 пар обуви, а в систему случайно вбили 20. Так, по документам оказалось в два раза больше коробок, чем есть на складе.
Чтобы избежать пересортицы, недостачи и излишков, нужно периодически проводить инвентаризацию — подсчёт всех позиций вручную и сравнение с документами и данными в системе учёта.
Без ручного пересчёта невозможно понять, все ли остатки соответствуют документам. Система не может сверить фактическое наличие товара с тем, что числится в программе. Чем чаще будете проводить инвентаризацию, тем меньше вероятность пересортицы и недостачи.
Есть фактическое наличие товара, а есть учёт товаров в программе. Могут быть ошибки как в плюс, так и в минус. Кассир продал цветной джемпер, а пробил однотонный. Этот джемпер был последним, и в программе осталось ноль таких вещей, а фактически на полке — одна. И если ещё раз попробовать продать этот джемпер, позиции в программе уйдут в минус. Если заметили, что по программе — ноль, а по факту — один, это знак, что есть пересорт.
В программе можно отсортировать минусовые позиции. Нужно пересчитать все джемперы, понять, каких не хватает, и после этого поменять в программе позиции. Чтобы оформить это документально, составляются инвентаризационные описи и акты о проведении пересорта.
Нельзя провести пересорт джемперов и брюк. Товары должны быть из одной товарной группы, похожей стоимости.
При инвентаризации нужно созывать ревизионную комиссию, издавать указ о проведении и формировать итоговую ведомость. Все документы передаются в бухгалтерию.
Если не будете списывать товар или делать пересорт, ведомости не нужны. Но если списываете недостачу на кражу, это нужно задокументировать. За это грозят приличные штрафы, для малого бизнеса достаточно существенные.
В программе можно отсортировать минусовые позиции. Нужно пересчитать все позиции, понять, чего не хватает, и после этого поменять их в программе. Чтобы оформить это документально, составляются инвентаризационные описи и акты о проведении пересорта.
Мы проводим инвентаризацию где-то раз в два-три месяца в каждом магазине. Проводит её не администратор магазина, а либо руководитель, либо категорийный менеджер, которые специально приезжают для этого в магазин. Специалист сканирует все товары, сводит данные и, если есть какие-то расхождения, превышающие норму, обсуждают с руководством магазина.
При инвентаризации нужно созывать ревизионную комиссию, издавать указ о проведении и формировать итоговую ведомость. Все документы передаются в бухгалтерию.
Если не будете списывать товар или делать пересорт, ведомости не нужны. Но если списываете недостачу на кражу, это нужно задокументировать. За это грозят приличные штрафы, для малого бизнеса достаточно существенные.
Тимофей,
эксперт по товароучётуСлучаев воровства у нас в магазинах практически не бывает. Правда, недавно одна девушка вынесла три ботинка. Мы увидели в записи с камер, что сначала она взяла одну пару, потом подумала и зачем-то прихватила ещё один ботинок.
Законодательно ответственности за непроведение инвентаризации нет. Но налоговая инспекция может оштрафовать за недостоверность данных учёта и отчётности. Если неверные данные повлекли за собой неуплату налогов, максимальный штраф — не менее 40 000 рублей.
