Поставщиков мы ищем через Инстаграм: смотрим бренды, которые нам нравятся, и пишем в директ. Можно ещё искать на выставках.
Чтобы оборудование обслуживалось по гарантии, а базовые позиции не закончились в неожиданный момент, нужно подобрать правильных поставщиков. В статье — как найти надёжных и наладить бесперебойные поставки на выгодных условиях.
На что обращать внимание:
Ассортимент и цены
В предлагаемом ассортименте должны быть те позиции, которые вы хотите продавать. Сравнивайте цены: компании, которые работают напрямую с производителем, могут предложить товар по меньшей стоимости.
Срок и стоимость доставки
Идеально, если контрагент находится в вашем городе — он сможет быстро выполнить срочный заказ. Для плановых поставок подойдет и поставщик из другого региона или страны с представительством в вашем городе.
Отдавайте предпочтение поставщикам, которые берут затраты на логистику на себя. Но сравнивайте цены на товар с их конкурентами, которые берут оплату за доставку, так как «бесплатная логистика» может быть уже включена в стоимость.
Форма оплаты
Поставщики могут работать по предоплате. Это неудобно и рискованно — недобросовестный контрагент может принять деньги и не доставить товар. Если же товар придёт бракованный и нужно будет оформлять возврат, то деньги вернутся на счёт не сразу.
Если контрагент предлагает перевести деньги с карты на карту или расплатиться наличными, удостоверьтесь, что поставщик выдаст чек. В противном случае доказать налоговой, чтобы вы переводили деньги за товар, будет сложно.
Служба поддержки
Вас не должен пугать несовременный сайт. Оптовые компании могут пренебрегать удобным интерфейсом, но при этом качественно оказывать услуги. Но страница должна вовремя обновляться и отображать отсутствующие позиции на складе.
Менеджеры должны оперативно отвечать на сообщения и всегда быть на связи. Проверить работу службы поддержки можно, позвонив на горячую линию или напрямую менеджеру, если его телефон указан в контактах.
Наличие документов
У поставщика на руках должны быть разрешительные документы. Безопасность товаров легкой промышленности регулируется Техническим регламентом таможенного союза. Чтобы продавать шубы, белье, колготки и рабочую одежду, нужно получить сертификат соответствия. На рубашки, платья, пальто и куртки выдаются сертификаты декларирования. Расходы на сертификацию берет на себя производитель, владельцу розничного магазина нужно только проверить наличие документов на все товары.
Шубы, обувь и некоторые виды товаров легкой промышленности нужно маркировать. Для работы с такими товарами нужно зарегистрироваться в системе «Честный ЗНАК». Все поставщики продукции также должны быть зарегистрированы в системе контроля.
Поисковые системы
Гуглите, смотрите контекстную рекламу, изучайте сайты поставщиков. Не стоит ограничиваться первыми результатами поисковой выдачи — на стартовой странице могут располагаться компании с завышенными ценами. Ищите на разных платформах. Например, Google дает возможность искать не только по ключевым словам, но и по картинке.
Поставщиков мы ищем через Инстаграм: смотрим бренды, которые нам нравятся, и пишем в директ. Можно ещё искать на выставках.
Рекомендации бизнес-сообщества
Читайте форумы, подписывайтесь на релевантные бизнес-сообщества в соцсетях, посещайте профильные мероприятия. В крупных городах часто проходят выставки и нетворкинг-сессии, на которых можно завести полезные знакомства.
Научиться экспортировать можно в школе Российского экспортного центра. Участники образуют комьюнити и делятся лайфхаками или полезными контактами. А узнать, как выстраивать логистику, — в просветительском проекте Лекториум.
Выставки и форумы
Преимущество таких мероприятий — возможность посмотреть продукцию вживую. Можно не ограничиваться своим городом. Крупные выставки проходят в Москве, Санкт-Петербурге или за рубежом.
Если у вас нет возможности приехать в город проведения, выбирайте онлайн-выставки и подключайтесь к ним онлайн.
Отслеживать актуальные мероприятия и сроки их проведения можно в онлайн-каталогах, например на сайтах Expomap, TotalExpo или GeneralExpo.
Производители
Они предлагают лучшую цену на товар, чем реселлеры. Но если поставщик в другой стране, придется доплатить за логистику и перелёт.
Мы работаем только с итальянскими производителями одежды. Опыт собирался путём диалога, посещения этих стран, переговоров. Работа с Италией выстроена так, что есть покупатель на территории страны, который является её налоговым резидентом. На территории России получаем товар уже со всеми документами. Когда границы были открыты, мы сами летали за границу и отсматривали коллекции. Сейчас все происходит онлайн.
Этикетки
Обратите внимание на этикетки — на них вы найдете не только состав, но и название изготовителя или поставщика с фактическим адресом, телефоном и email. Свяжитесь с ними по указанным контактам и уточните возможность сотрудничества с вашим магазином.
На этикетке брюк указан фактический адрес производителя
Специализированные сервисы и торговые площадки
Поставщиков можно искать на порталах товаров и услуг. Самые крупные из них:
Также можно воспользоваться электронной площадкой по поиску поставщиков и проведению закупок SberB2B. Её особенность — возможность закупать малые объемы по упрощенной схеме.
И не стоит забывать про такие сервисы, как 2GIS и Yell.ru. Они могут помочь в поиске поставщика рядом с вами.
Вы выбрали поставщика. У него широкий ассортимент, выгодный прайс-лист, оперативная служба поддержки. Договорились о поставке, оплатили первую партию и уже через несколько дней ожидали доставку. Но вам так и не привезли товар. Вы попытались дозвониться до контрагента, но абонент оказался недоступен. Перешли на их сайт — «Ошибка, страница не существует или была удалена».
Так выглядит типичная схема мошенничества с сайтом-однодневкой. Чтобы не стать жертвой неблагонадёжных поставщиков, проверяйте их до того, как начать работу.
Убедитесь, что компания существует
Поищите поставщика в Едином государственном реестре юридических лиц или ИП. Или запросите у компании выписку из ЕГРЮЛ/ЕГРИП. В этом списке есть и те, кто находится в стадии ликвидации. Это можно проверить на сайте ФНС.
Убедитесь, что компания не является банкротом. Информация об этом есть на сайте Единого федерального реестра сведений о банкротстве.
Удостоверьтесь, что у контрагента хорошая репутация
Для долгосрочного сотрудничества выбирайте компанию, которая вовремя и в полном объёме платит налоги и выполняет свои обязательства перед своими контрагентами.
Чтобы это проверить, зайдите на сайт Картотеки арбитражных дел и убедитесь, что компания не выступает ответчиком по судебным искам, а также не числится в реестре недобросовестных поставщиков ФАС . В него включают тех, кто нарушает условия по контрактам в системе госзакупок по 44-ФЗ.
Есть ли у компании долги перед судебными приставами, можно проверить по открытой базе Службы судебных приставов.
Сведения об организации или индивидуальном предпринимателе можно найти в открытом доступе на сайтах государственных органов. Если не хотите делать это самостоятельно, воспользуйтесь сервисом проверки контрагентов от СберБизнеса. Вы получите оценку надёжности контрагента на основе выписок из ФНС, сведений о судебных исках и банкротстве, баланса и других показателей.
Выберите фаворитов
Итак, вы удостоверились, что потенциальные поставщики не фирмы-однодневки, вовремя платят налоги, в судебных разбирательствах не задействованы. Определили пул компаний, но не знаете, кому отдать предпочтение. Пробегитесь по чек-листу, а все ответы сведите в одну таблицу. Это наглядно продемонстрирует поставщика с самыми выгодными условиями.
Пример сравнительной таблицы преимуществ поставщиков
Начинайте работу с российскими поставщиками
Это быстро и удобно: нет таможенного контроля, дешевле доставка. Вы сможете приехать к контрагенту лично и проконтролировать качество продукции. К тому же, поставщик в этом случае возьмёт все расходы по сертификации товара на себя. Вам останется только проверить документы.
Заказывайте пробные партии
Сделайте пробный заказ или попросите скидку на первую партию. Контрагент, который настроен на долгое сотрудничество, скорее всего, пойдёт на уступки и снизит цену на первый заказ.
Работайте с несколькими поставщиками
Если у одного из контрагентов случится накладка, другой доставит вам товар вовремя.
Выбирайте мультибрендового дистрибьютора
Удобнее работать с компанией, за счёт ассортимента которой можно закрыть большую часть нужных позиций. К тому же при больших объёмах закупок могут быть скидки. Это не отменяет совета по работе с несколькими поставщиками, а лишь дополняет его.
Дружите с поставщиками
Например, в договоре вы не указали возможность рассрочки, а она вам понадобилась. Если отношения с контрагентом хорошие, он пойдёт навстречу.
Чтобы заказывать товары из стран, не входящих в Евразийский экономический союз (Белоруссия, Казахстан, Армения, Киргизия), нужно зарегистрироваться в таможенном органе в качестве участника внешнеэкономической деятельности.
Подготовка документов, декларирование, растаможивание — сложные процессы. Чтобы не допустить ошибок, можно обратиться к таможенному брокеру.
Это компания, которая пройдёт за вас все этапы таможенного оформления:
Для работы с брокером заключите и заверьте у нотариуса договор об оказании услуг или договор поручения.
Часто поставщики навязывают свои шаблоны договоров. Например, за нарушение обязательств с их стороны — штраф в размере 10% от суммы заказа. А если магазин не выкупает товар — штраф в 200%.
Изучите предложения контрагента и внесите изменения, или составьте свой договор на основе шаблона.
Я работаю с фирмами, которые на рынке уже 20 лет, и проблем с логистикой не было. У нас четкий договор, в котором прописаны условия страхования грузов, условия таможни.
Мы работаем с дизайнерами украшений, которые нам поставляют свои товары. Однажды мы сопровождали маркетинговую кампанию бренда с большими инвестициями. Мы анонсировали кольцо с розничной ценой — 5 тысяч рублей. И следом за нами этот же бренд в своих соцсетях выставил его по закупочной цене 3 тысячи рублей. После этого случая мы вписали в договор пункт о рекомендуемых розничных ценах. Мы даже согласовываем скидки — если бренд снижает цену на 10%, то в нашем магазине на такое же изделие такая же скидка. Потому что мы не хотим наших покупателей держать за дураков.
Канал официальной коммуникации
Об объёмах партии, сроках доставки и их изменении с поставщиками, как правило, договариваются по электронной почте. Чтобы при нарушении договорённостей вы могли воздействовать на поставщика и это имело юридическую силу, пропишите в договоре контакты адресата и адресанта.
Сроки
Стоит прописать несколько пунктов: гарантийный срок, срок годности и срок службы товара. Последний представляет собой период, в который поставщик несет ответственность за недостатки, которые вскрылись при использовании товара по назначению. А также — сроки возврата товара, сроки поставки и срок действия договора. Например, «Договор действует с 31 мая по 26 декабря 2021 года» или «один с год с момента подписания обеими сторонами».
Мы вносим в договор вносим пункты об объёмах поставки, сроки и проценты возврата, использование фотоматериалов. Всё по пунктам. Маленькие поставщики уже не могут работать по нашему договору.
Форс-мажор
Любое форс-мажорное обстоятельство, мешающее вовремя доставить товар, стоит прописать в договоре.
Есть несколько ключевых признаков форс-мажора:
Первый — это событие, которое стороны не могли предвидеть заранее. Например, наводнение.
Второй — стороны не могли это событие избежать, либо преодолеть. Вы должны поставить товар, но дороги размыло — то есть преодолеть вы не можете.
Третий — событие должно находиться вне зоны действия сторон. Условно, если наводнение произошло, потому что у меня дома прорвало трубу, тогда это не форс-мажор, потому что присутствует мое виновное действие.
Например, в 2020 году форс-мажором признали запретительные меры государства из-за коронавируса. А финансовый кризис и скачки валют форс-мажором не являются. Признать событие форс-мажором по конкретному договору может только суд.
Наступил форс-мажор. Во-первых, нужно официально известить своего контрагента, что вы не можете исполнить обязательства по договору из-за форс-мажора. Во-вторых, не допускать со своей стороны действий, влекущих причинение контрагенту ещё большего ущерба. В-третьих, никто не освобождает вас от обязанности исполнить договор после того, как форс-мажорные обстоятельства отпали.
Плата за отказ от договора
Риски, которые связаны с межличностными конфликтами, одни из самых непредсказуемых. Чтобы их предупредить, внесите в договор пункт о штрафе за досрочное расторжение договора.
Если у вас возник конфликт с поставщиком, и он решил расторгнуть договор в одностороннем порядке, то закон на вашей стороне и поставщику придется заплатить указанную в договоре сумму. Лучше прописать не более половины всей суммы сделки, чтобы её нельзя было оспорить как злоупотребление.
Если дело не в личных отношениях, а в нарушениях договора одной из сторон, то расторгнуть его можно без выплаты компенсации. Например, если магазин не оплатит вовремя заказ, контрагент сможет расторгнуть договор в одностороннем порядке, ссылаясь на Гражданский кодекс.
Мы договорились с брендом о поставке. Дизайнер спустя какое-то время звонит и говорит: «Мы все изделия отнесли в другой магазин. Верните изделия, которые у вас уже есть». Поэтому теперь этот пункт прописываем в договоре. Например, мы заказали 100 колец, поставщик подтвердил заявку. И если он не привозит в оговоренные сроки нужный объём, то это влечёт за собой штраф.
Поставщик не доставил товар или нарушил сроки
Например, компания сорвала сроки поставки. Чтобы не терять прибыль, вы в сжатые сроки заказали аналогичный товар по завышенной цене у другого поставщика. В этом случае можно составить претензию к недобросовестному поставщику, расторгнуть договор и через суд взыскать деньги за упущенную выгоду, доказав разницу в цене закупки.
Вам привезли поврежденный или бракованный товар
Вина может лежать как на водителе или грузчике, так и на менеджере, который недосмотрел при упаковке товара. На каком бы этапе это ни произошло, по возможности не подписывайте документы о приёмке товара до того, как не проверите всю партию.
Если поставщик отказывается забирать испорченный товар, вы можете сослаться на статью 475 Гражданского кодекса, согласно которой контрагент обязан безвозмездно заменить испорченный товар или соразмерно снизить плату за поставленную партию.
Подпись в договоре оказалась недействительной
Допустим, вы отдали договор на подписание контрагенту. И вместо генерального директора в строке «подпись» стоит «Иванов Иван Иванович, действующий на основании доверенности № 1 от 01.01.2001». Запросите у поставщика скан доверенности, чтобы убедиться в том, что Иван Иванов действительно вправе подписывать документы. В противном случае договор можно будет признать недействительным.
