Рассказываем, как правильно принимать и хранить цветы и сопутствующие товары, вести товароучёт и какие программы для этого использовать.
Для срезанных цветов предусмотрены строгие правила: нужно соблюдать температурный режим и иметь необходимое оборудование. Для хранения используются специальные холодильники при небольшом ассортименте или отдельные холодильные помещения.
Изучите правила Роспотребнадзора . В документе есть точные характеристики внешнего вида растений. Так, цветы для продажи должны выглядеть чистыми и свежими. Не допускается наличие вредителей на стеблях, листьях и соцветиях, а также повреждений и болезней. Кроме этого, продавец обязан довести до сведения покупателя информацию о цветах: наименование среза, дату срезки и упаковывания, а также рекомендации по уходу.
Товары в цветочном магазине делятся на три группы:
При продаже цветов и сопутствующих товаров нужно выполнять требования к хранению:
Нельзя принимать и продавать:
Цветы поступают в магазин в охлаждённом виде. Чтобы они не испортились, соблюдайте правильный температурный режим — храните при 6°С.
Для этого закупите специальное оборудование:
Есть два основных правила хранения цветов в магазине. Первое: всё, что должно стоять долго, хранится в холодильнике. Это касается всех срезанных цветов. Второе: растения в горшках, а также все растения, приезжающие к нам из тропиков, хранятся в тепле.
Однако условия хранения разных сортов могут отличаться. Есть цветы, которые хранят в холодильнике без воды, а есть те, которые, помимо холода, должны стоять в вазе с водой.
Пионы лучше хранить в холоде и в воде. Есть цветы, которые спокойно хранятся всухую. Например, большая часть сортов роз может находиться до двух недель в холодильнике, и с ними ничего не будет. Тюльпаны тоже хранят в холодильнике без воды — в воде они сразу начинают расти и распускаться.
При хранении цветов в магазине учитывайте особенности:
На все товары, поступающие в магазин, должны быть сопроводительные документы — сертификаты соответствия и товарные накладные.
Товарный учёт — это отражение операций с продукцией: покупка или производство, хранение, реализация, возврат. А также информация:
Вы будете знать дату поступления и реализации товара, полученную выручку. Можно отслеживать движение товарных позиций на всех этапах или просто фиксировать их число.
Благодаря вовремя проведённому учёту не возникнет дефицита. Товароучёт покажет, сколько товара осталось и по какой цене, какие позиции нужно докупить. В долгосрочной перспективе по данным учёта можно анализировать спрос: какие цветы и сопутствующие товары пользуются популярностью, а от каких лучше отказаться. По количеству жалоб на стойкость цветов можно понять, какой из поставщиков чаще всего привозит неликвидный товар и прекратить с ним сотрудничество.
При оперативном учёте в реальном времени отслеживается нехватка товаров, их излишки или пересортица. Это сократит убытки.
Без учёта есть риск воровства. Недостачу можно обнаружить уже после увольнения сотрудника.
Благодаря оптимизации закупок цветы не залеживаются на складе.
Первое, что нужно сделать, — определиться, как вести товароучёт. Если при помощи программы, то выбрать программу и интегрировать её с оборудованием на торговой точке или складе. Многие компании предоставляют демодоступ к своим программам. Стоит познакомиться с интерфейсом и функционалом разных программ и решить, какая лучше всего подходит именно для вашего бизнеса.
Тимофей, эксперт по товароучёту
Подойдёт для владельцев совсем небольшого бизнеса. Во всех остальных случаях ручной учёт может привести к неразберихе.
Как ни странно, но даже в 21 веке большая часть малого или микробизнеса ведут ручной учёт. Этот метод подходит для магазинов с узкой ассортиментной матрицей и небольшим количеством товарных позиций. Можно обойтись без складской программы и не переплачивать.
Тимофей, эксперт по товароучёту
В таблицу вносят данные:
Плюсы: данные можно оперативно корректировать.
Минусы: придётся покупать платные шаблоны, таблицу невозможно интегрировать с кассой, сложно вбивать данные вручную при каждом поступлении товара.
При подключении облачного решения не нужно иметь свой сервер для хранения данных. Платишь провайдеру только за аренду облачного пространства — так можно сэкономить на технике, обслуживании и администрировании программы. Пока люди не так активно переходят на облачные решения. Сервера могут взломать или рухнуть, недоброжелатели могут передать данные аффилированным лицам, включая налоговую. Риски есть.
Тимофей, эксперт по товароучёту
Самые популярные программы товароучёта:
Все программы различаются ценой и функционалом. В программах есть пошаговые инструкции по установке и рекомендации по использованию. Но почти все можно установить самостоятельно, не привлекая специалиста. Исключение — 1С.
1С — комплексная экосистема, в которой можно реализовать весь торговый функционал. Но она достаточно сложная, её интеграция потребует усилий отдельного специалиста.
Тимофей, эксперт по товароучёту
Цветочный бизнес имеет свои особенности. Производство на точке продаж не унифицировано, а общение с клиентами происходит по разным каналам коммуникации. Стандартные учётные системы требуют много доработок из-за особенностей бизнес-процессов. Поэтому мы используем и рекомендуем специализированную систему учёта Posiflora. Она даёт контроль над всеми показателями бизнеса, помогает продавать и учитывает особенности клиентских коммуникаций при продаже цветов.
При подключении к системе внесите все данные о торговой точке: ИНН, банковские реквизиты и другие. После этого загрузите товарные номенклатуры — вручную или в полуавтоматическом режиме: настройте импорт из Excel-файла.
Если в магазине есть склад, создайте в программе два слота: для торговой точки и складского помещения. Так все остатки будут фиксироваться в разных ячейках.
Для приёмки и продажи товара понадобится сканер штрихкодов или терминал сбора данных (ТСД) — планшет с камерой и экраном. Магазины поменьше могут обойтись сканером, магазинам с широкой матрицей нужен терминал. Устройства подключаются к кассе или компьютеру, сканируют штрихкоды и автоматически выгружают данные в систему товароучёта.
Когда предприниматель принимает товар, он получает накладные от поставщика. В них должно быть указаны данные о производителе, поставщике и товаре, закупочная цена, сумма НДС. Удобнее вести учёт по отпускным ценам: получаете товар, делаете торговую наценку и вносите информацию в таблицу или систему учёта.
Как правило, в системе товароучёта можно один раз установить процент наценки для категории товара, и в дальнейшем она будет рассчитывать цены сама.
Когда товар поступил, внесите в систему сведения о нём и поставщике: счета-фактуры, УПД, товарные и транспортные накладные.
В дальнейшем, если приходит товар номенклатуры, которая уже есть в программе, она автоматически приплюсуется к остаткам, что облегчает приёмку товара. Если закажете новые позиции, вручную вбейте номенклатуры.
Тимофей, эксперт по товароучёту
Можно попросить поставщика предоставлять накладные в электронном виде, так как все системы товароучёта имеют возможность выгрузки из Excel. Система автоматически заполнит накладные, останется только проверить и нажать кнопку «Принять».
После приёмки товар поступает на склад. Ответственное лицо фиксирует вид товара, его количество и стоимость партии, которая хранится на складе.
Каждый раз при перемещении товара создавайте в программе расходные накладные. В этом случае все остатки будут правильно отображаться в системе.
Учитываются все варианты выбытия товара: продажа, порча, кража, списание просроченного товара, возврат поставщику. Продажа товара оформляется чеком. Выручка за смену — в приходно-кассовом ордере.
Ежедневно сводятся подсчёты остатков на складе и в торговом зале. Когда товаров меньше, чем по документам — это недостача, больше — излишки. Если общее количество верное, но одних товаров мало, а других слишком много — это пересортица.
Основной фактор появления излишков — это продажа не того товара и формирование пересортицы. Например, на кассе пробили букет из крупных роз, а покупателю продали кустовые.
Пересортица может произойти и из-за ошибки во время приёмки товара. Допустим, в магазин приехало 10 упаковок гвоздик, а в систему случайно вбили 20. Так, по документам оказалось в два раза больше упаковок, чем есть на складе.
Чтобы избежать пересортицы, недостачи и излишков, периодически проводите инвентаризацию — подсчёт всех позиций вручную и сравнение с документами и данными в системе учёта.
Без ручного пересчёта невозможно понять, все ли остатки соответствуют документам. Система не может сверить фактическое наличие товара с тем, что числится в программе. Чем чаще будете проводить инвентаризацию, тем ниже вероятность пересортицы и недостачи.
Есть фактическое наличие товара, а есть учёт товаров в программе. Могут быть ошибки как в плюс, так и в минус. Кассир продал бордовые розы, а пробил розовые — они и списались. Эти розы были последними, и в программе осталось ноль, а фактически в холодильнике — лежит ещё несколько. И если снова попробовать продать эти розы, позиции в программе уйдут в минус. Если заметили, что по программе ноль, а по факту — один, это знак, что есть пересорт.
Тимофей, эксперт по товароучёту
В программе можно отсортировать минусовые позиции. Нужно пересчитать все упаковки цветов, понять, каких не хватает, и после этого поменять в программе позиции. Чтобы оформить это документально, составляются инвентаризационные описи и акты пересортицы.
Нельзя провести пересорт цветов и подарочных упаковок. Товары должны быть из одной товарной группы, похожего веса или стоимости.
Тимофей, эксперт по товароучёту
При инвентаризации нужно созывать ревизионную комиссию, издавать указ о проведении и сформировать итоговую ведомость. Все документы передаются в бухгалтерию.
Если не будете списывать товар или делать пересорт, ведомости не нужны. Но если списываете недостачу на кражу, это нужно задокументировать. За это грозят приличные штрафы, для малого бизнеса достаточно существенные.
Тимофей, эксперт по товароучёту
Законодательно ответственности за непроведение инвентаризации нет. Но налоговая инспекция может оштрафовать за недостоверность данных учёта и отчётности. Если неверные данные повлекли за собой неуплату налогов, максимальный штраф — не менее 40 тысяч рублей.
