Если вы устраиваете работника официально в штат, между вами возникают трудовые отношения. Их регламентирует целый пакет документов. Как их оформлять, заверять и хранить ― в нашей статье.
Штатное расписание — учётный документ с информацией о структуре компании, численности работников, их должностях, квалификации, окладах и надбавках. Он нужен всем юрлицам и ИП, у которых есть постоянные сотрудники.
Запросить штатное расписание во время проверки могут налоговая или трудовая инспекции, Пенсионный фонд или Фонд соцстрахования. Например, чтобы сопоставить реальные зарплаты сотрудников с указанными на бумаге.
Штатное расписание составляется по форме № Т-3.
В нём должны быть:
Таблица: что указать в штатном расписании
| 1 | Название структурного подразделения. Например, администрация, бухгалтерия, производство. |
| 2 | Код каждого подразделения. Его определяет организация. |
| 3 | Должность, специальность или категория квалификации сотрудника. |
| 4 | Количество штатных единиц. Одна штатная единица соответствует одной ставке. Числа в этой графе необязательно должны быть целыми. Например, сотрудников, которые работают на полставки, помечают в штатном расписании цифрой 0,5. |
| 5 | Тарифная ставка – оклад за выполнение нормы труда. Тут указывается только месячный оклад. |
| 6—8 | Надбавки. Здесь прописываются все регулярные доплаты и премии, которые положены сотруднику (если их нет, поле можно оставить пустым). |
| 9 | Полная сумма выплаты в месяц. Данные из графы 4 нужно умножить на суммы из граф 5–8 и внести сюда. |
| 10 | Примечания. Заполняют, если нужно что-то уточнить. Например, можно отметить, что должность вакантна. |
Штатное расписание не имеет срока действия. Если за годы работы в компании ничего не поменялось, документ можно не переделывать. А вот появление новой должности, рост зарплат и любые другие изменения в расписании отражать обязательно.
Первые полгода-год основатели бизнеса делают всё самостоятельно, а потом нанимают сотрудников. Даже если вы человек-оркестр и многие задачи можете решить сами, лучше сразу выделить бюджет на двух-трёх сотрудников. Я, например, до сих пор сама веду Инстаграм: это занятость 24/7, помимо которой мне нужно заниматься текущими делами.
Если вы ищете сотрудника для постоянной работы, оформляйте трудовой договор, а если для разовой или проектной работы ― договор гражданско-правового характера (ГПХ). В первом случае вы можете уволить сотрудника за нарушение дисциплины и ненадлежащее исполнение обязанностей ― конечно, если смогли это доказать. Во втором случае сотрудник не обязан подчиняться внутренним регламентам (правила распорядка и др.), он отвечает только за результат.
К соглашениям ГПХ относят договоры: подряда, возмездного оказания услуг, перевозки, поручения и др. Главное ― работа по ГПХ всегда разовая. Заключая договор ГПХ с физлицом, будьте готовы прибавить к гонорару 13 % НДФЛ и до 30 % на пенсионные и страховые взносы. Если договор ГПХ не с физлицом, а с индивидуальным предпринимателем или самозанятым, об этом можно не беспокоиться: они сами платят налоги, пенсионные и страховые взносы. Выполнив работу, ИП и самозанятые должны передать вам акты выполненных работ или чеки, они нужны, чтобы отчитаться перед налоговой.
Продавец будет оформлен по трудовому договору: он работает по графику, получает зарплату за выполнение постоянных задач. А разработчик сайта будет оформлен по договору ГПХ: перед ним стоит конкретная задача ― сделать для вас веб-страницу. Он может работать над ней где и когда посчитает нужным. Вы платите ему только за своевременный результат ― сумму обсуждаете заранее и указываете в соглашении. Договор ГПХ можно расторгнуть в любой момент вне зависимости от желания сотрудника, не надо платить больничные и отпускные.
Соглашение ГПХ кажется проще, поэтому велик соблазн оформить так всех сотрудников. Риски существенные: работник может обратиться в суд с иском о признании гражданско-правового договора трудовым. Например, чтобы получить полагающиеся по ТК гарантии и льготы. Если трудовая инспекция или налоговая обнаружат признаки трудовых отношений (фиксированный график, выплаты в одном и том же размере и в одни и те же даты, как зарплата, и оборудованное рабочее место), вас обяжут заплатить штраф, а также доплатить страховые взносы, отпускные, компенсации и другие выплаты.
Виды трудовых договоров и договоров ГПХ
| Условия, факторы | Трудовой договор | Договор ГПХ | ||
| В каких случаях нужен | Вы ищете сотрудника для постоянной работы и готовы предоставить ему социальные гарантии | Вы ищете исполнителя для разовой или проектной работы: сделать сайт, провести тренинг по продажам, подготовить договор для сделки | ||
| Обязанности сотрудника | Должен соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, вовремя приходить, выполнять работу лично | Отвечает только за результат, не привязан к рабочему месту, может частично или полностью перепоручить свою работу подрядчикам | ||
| Обязанности работодателя | Вы полностью создаёте условия для работы, платите зарплату не ниже МРОТ не реже двух раз в месяц, обеспечиваете отпускные, больничные, декретные с сохранением места работы | Вы платите только за результат, столько, сколько указано в договоре. Работник сам создаёт условия для решения задач и берёт на себя риски. Например, если его обманул подрядчик, проблему придётся решать самостоятельно | ||
| Документы | Вы должны оформить трудовую книжку и кадровые документы, зарегистрироваться в ФСС | Нужно только подписать договор | ||
| Выплаты | НДФЛ, пенсионное и медицинское страхование, а также больничные и декретные выплаты | НДФЛ, пенсионное и медицинское страхование | ||
| Каким бывает договор | Бессрочный | Срочный | С физлицом | С ООО, ИП или самозанятым |
| Особенности | Уволить сотрудника без его желания достаточно сложно. На это должны быть существенные и подтвержденные причины причины: неисполнение обязанностей, нарушение дисциплины | Заключают по определённой причине и прописывают её в договоре. Сотрудника можно уволить, даже если он справляется с обязанностями | Вы платите НДФЛ с вознаграждения и страховые взносы | Подрядчик уплачивает налоги сам, а также передаёт вам акты выполненных работ или чеки |
Как видно из таблицы, трудовой договор может быть бессрочным или срочным. Бессрочные договоры действуют до тех пор, пока работника не уволят или он не захочет уйти сам. Срочные — в зависимости от условий, но не дольше 5 лет. Для работы по срочному договору нужны основания, в частности:
Главное отличие — в срочном договоре обязательно указывают срок его действия и причину, по которой с сотрудником заключили именно такой контракт. Срок можно обозначить конкретной датой или указать событие, после которого документ перестанет действовать, — например, после возвращения сотрудника на работу после длительного отпуска.
В основном пункты срочного и бессрочного договора совпадают: трудовая функция, условия труда и его оплаты, режим работы, испытательный срок. Поэтому рассмотрим общую схему оформления.
Трудовой договор заключается в письменной форме, в двух экземплярах, каждый из которых подписывают сотрудник и работодатель. На экземпляре, который остаётся у работодателя, работник оставляет отметку и подпись, что он получил свой экземпляр договора.
Для заключения трудового договора сотрудник предоставляет:
Преамбула
Должны быть прописаны: дата и место подписания договора, ФИО работника, название или ФИО работодателя. Юрлица также указывают документ, на основании которого представитель компании подписал договор, а предприниматели ― ИНН.
Основная часть
Обязательные (существенные) условия трудового договора:
Дополнительные условия трудового договора:
Это лишь некоторые примеры, вы можете указать свои условия. Единственный нюанс ― они не должны ухудшать положение работника. Например, нельзя включить в договор положение о зарплате ниже МРОТ или запрет на работу в конкурирующей компании после увольнения. А испытательный срок не устанавливается для несовершеннолетних (до 18 лет); молодых рабочих (которые закончили учиться в профессиональных учебно-воспитательных заведениях), беременных женщин и женщин с ребёнком до полутора лет и др.
Отпуск
Каждому сотруднику, работающему по трудовому договору, полагается ежегодный основной отпуск, который оплачивает работодатель.
Есть 3 типа отпусков:
Стандартная продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска — 28 календарных дней (за исключением определённых категорий сотрудников, для которых предусмотрены более продолжительные отпуска, например, для работающих во вредных условиях труда, для тех, у кого есть звание кандидата наук). Отпускные — это средний дневной заработок, помноженный на количество дней отдыха. Нерабочие праздничные дни, которые входят в отпуск, не оплачиваются.
Средний дневной заработок (СДЗ) — база отпускных — считается по календарным дням, поэтому обычно он меньше стоимости одного рабочего дня. К примеру, оклад составляет 100 000 рублей. Если в месяце 22 рабочих дня, за каждый из них сотрудник получает примерно 4545 рублей. При расчёте СЗД берётся среднемесячное количество дней в году, которое равно 29,3 дня. При делении 100 000 рублей на 29,3 дня сумма выходит меньше — 3412 рублей. Ведь это стоимость одного календарного дня, а не рабочего.
В сумму дохода за расчётный период (последние 12 месяцев или меньше в случае неполного года работы) входят надбавки и премии за последний год, но в неё не включают другие выплаты: больничные, отпускные, материальную помощь, командировочные и всё, что не предусмотрено системой оплаты труда.
Если отпуск оплачен работодателем, сумма отпускных облагается налогами, НДФЛ — 13% для резидентов РФ и 30% для нерезидентов — удерживается в день выплаты отпускных. Кроме того, на отпускные нужно начислить и уплатить страховые взносы. Их относят на тот же отчётный период, что и отпускные.
Больничный
Как и в случае с отпускными, пособие по временной нетрудоспособности (больничные) получат только те сотрудники, кто оформлен по трудовому договору.
Первые три дня пособие по временной нетрудоспособности оплачивает работодатель, с четвертого дня — Фонд социального страхования. Выплачивается средний дневной заработок за каждый календарный день болезни. Он рассчитывается с учётом выплат за два года до года начала болезни.
Пособие не может быть меньше МРОТ. При расчёте можно воспользоваться калькулятором.
Такой договор ― не обязательная, но популярная практика. Материальную ответственность могут нести заведующие, администраторы, продавцы, товароведы, их заместители и помощники, а также иные работники, выполняющие аналогичные функции и имеющие доступ к материальным ценностям. При этом они должны быть старше 18 лет. Полный перечень условий ― в постановлении Минтруда.
Когда работник подписывает договор, то берёт на себя обязательство компенсировать весь объём недостачи вверенного ему имущества. Ответственность сотрудника при этом ограничена размером среднемесячного заработка. То есть если работник сломал тостер стоимостью 60 000 рублей, но при этом зарабатывает в среднем 30 000 рублей в месяц, то он компенсирует только 30 000 рублей. Если работодатель хочет получить полную компенсацию, нужно заключить с сотрудником соглашение, что он готов возместить ущерб полностью.
Кто за что ответственен:
Приказ фиксирует факт и момент приёма на работу. Есть унифицированная форма приказа, но вы можете разработать свою. В документе нужно указать оклад, надбавки, а также испытательный срок. Он не может превышать трёх месяцев. Испытательный срок в приказе и договоре должен быть одинаковым. Сотрудника нужно ознакомить с приказом под подпись.
Унифицированная форма едина для ИП и ООО. Пользоваться такими формами-шаблонами или нет ― на усмотрение предпринимателя. Тот же трудовой договор вы можете составить в свободном формате, и он будет иметь силу. Как правило, это можно сделать даже без юриста ― справится и грамотный HR-специалист. Юрист необходим, когда дело идёт к суду, а также в случае глобальных кадровых изменений, например, при массовых сокращениях.
С 1 января 2020 года в России введена электронная трудовая книжка (ЭТК). Она представляет собой раздел в общей базе данных в электронной системе Пенсионного фонда РФ (ПФР), в который вносятся те же сведения о конкретном работнике, что и в бумажных трудовых книжках: место и вид работы, должность, причины увольнения и т. п., начиная с 2020 года.
Сохранить бумажную книжку или полностью перейти на ЭТК – выбор за сотрудником. Работодатель в любом случае обязан вносить сведения в базу данных ПФР. Если сотрудник оставляет бумажную книжку, вы должны вести двойные записи: на сайте ПФР и в его бумажной трудовой книжке. Сведения о работе сотрудников до 2020 года сохранятся только в бумажной версии и внутренних актах компании.
Работодатель обязан вести личные карточки по всем работникам, с которыми заключены трудовые договоры. Исключение составляют только сотрудники, работающие по договорам ГПХ. В документе указывают всю информацию о работнике компании: номер приказа, данные паспорта, трудовой книжки, диплома, СНИЛС и военного билета. Карточку нужно заполнить по форме, распечатать и хранить в сейфе или металлическом шкафу, который закрывается на ключ.
Каждый работодатель — оператор персональных данных работников. Последние должны дать согласие на сбор информации о себе. Если коротко, персональные данные — это любая информация, относящаяся к человеку прямо или косвенно. Например имя, фамилия, электронная почта, телефон, а также любые факты об образовании, убеждениях и физиологических особенностях, которые помогают его идентифицировать .
При сборе персональных данных сотрудников и клиентов достаточно один раз зарегистрироваться в реестре операторов. Главное — помнить про два документа: пользовательское соглашение и политику конфиденциальности. Клиенты должны подписать их, но поскольку в основном мы говорим о смарт-контрактах, достаточно поставить галочку. Фактически кнопка «Соглашаюсь» ― это согласие с условиями сделки.
Как подготовиться к сбору информации
Можно ли передавать данные сотрудников третьим лицам?
Работодатель не может передавать персональные данные работника без письменного согласия последнего. За исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также если этого требует закон.
ИП необходимо встать на учёт в качестве страхователя в течение 30 дней после оформления первого сотрудника. Подать документы можно в отделении ФСС или через портал госуслуг. Для ООО отдельной постановки на учёт не требуется. Оформление в качестве страхователя происходит на этапе регистрации юрлица.
Вводный инструктаж по охране труда проводится после оформления кадровых документов, но до начала работы.
Он включает:
Вводный инструктаж обязателен для всех. При этом для определённых специалистов можно составить дополнительные регламентирующие документы.
Кроме того, для каждого специалиста есть свои должностные инструкции.
Работа продавцов напрямую связана с людьми, а значит, они должны иметь медкнижки. Личная медицинская книжка (ЛМК, санитарная книжка) — документ, который подтверждает отсутствие у работника опасных заболеваний и факт, что он ничем не заразит людей, с которыми контактирует, и может работать без вреда для собственного здоровья.
Вы обязаны оформлять персоналу санкнижки за свой счёт. Можно компенсировать расходы каждому сотруднику, если хотите, чтобы они оформляли их самостоятельно. Или организовать коллективный медосмотр — для этого заключите договор с медучреждением и оплатите услугу. Все сведения врачи внесут в книжки и передадут их сразу вам. Если работник захочет ознакомиться с результатами анализов, выдайте ему книжку на время или предоставьте копию.
Какие документы нужны для оформления медкнижки:
Коммерческая тайна — это информация, которую компания не разглашает, чтобы увеличить доходы или избежать неоправданных расходов и рисков. Вы можете засекретить вашу рыночную стратегию и тактику ведения бизнеса, списки клиентов и поставщиков, принципы ценообразования. Сведения, которые нельзя скрыть, указаны в законе.
Как защитить коммерческую тайну
Иностранцы вправе работать в российских компаниях, если они оформили специальное разрешение — патент (а некоторым исключением). Если у сотрудника уже есть разрешение, проверьте срок действия документа и регион выдачи: работать разрешено на территории того субъекта, где получен патент. Если документа нет, вы можете помочь его получить ― например, оплатить госпошлину. Затем нужно написать заявление и получить разрешение от МВД. После этого уже можно заключать трудовой договор ― он почти ничем не отличается от договора с российским сотрудником, единственное ― нужно указать информацию о визе и патенте.
При найме иностранцев есть свои нюансы. В первую очередь стоит внимательно проверить ФИО сотрудника: в договоре и других кадровых документах должны быть те же данные, что и в патенте. Кроме того, работодатель должен следить за продлением патента: просрочка даже на один день грозит его аннулированием. Если компания позиционирует себя как надёжного работодателя, при размещении вакансии можно указать: «Оказываем помощь в получении патента». Как правило, работодатель оплачивает пошлину за патент, а потом единоразово или несколькими платежами вычитает эту сумму из зарплаты сотрудника.
Существует упрощённая схема оформления сотрудников, но ей могут воспользоваться только микропредприятия. К ним относят ИП и ООО с выручкой до 120 миллионов рублей в год и со штатом до 15 сотрудников. Проверить, подходит ли ИП под микропредприятие, можно на сайте налоговой. При упрощённой схеме можно не утверждать у себя локальные нормативные акты. Останется только:
Иногда, чтобы найти оптимальный вариант сотрудничества, нужно попробовать несколько стратегий. У нас сначала были штатные сотрудники ― по SMM, продвижению и др. Казалось удобнее, когда человек занимается только нашим проектом. Однако практика показала, что лучше привлечь специалистов на аутсорсе. Мы начали работать с агентством ― его сотрудники ведут несколько проектов, но за счёт этого имеют больше опыта и расширенную квалификацию.
