Разрешения и документы

Для магазина детских товаров много правил: санитарные нормы, стандарты пожарной безопасности, декларации и договоры. В статье расскажем о том, как не нарушить закон.

Разрешение на работу от МЧС

Работать без разрешения МЧС бизнесу офлайн запрещено. Это требование относится и к юридическим лицам, и к ИП. Заявление подаётся в территориальное подразделение вместе с обязательными документами в свободной форме. Образец можно найти на сайте региональных управлений МЧС.

Документы для подачи заявления согласно перечню МЧС:

• копии свидетельств ИНН и ОГРН (или ОГРНИП) — с 2017 года вместо свидетельства о госрегистрации выдаётся лист записи о внесении сведений в ЕГРЮЛ или ЕГРИП;
• для юридических лиц — копии учредительных документов;
• выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП;
• документы о праве собственности или договор аренды помещения;
• акт о замерах сопротивления изоляции — его может подписать только компания с лицензией МЧС;
• акт приёмки автоматической противопожарной системы (АПС) и договор на её обслуживание — заключите такой договор с компанией, у которой есть лицензия МЧС;
• акт проверки противопожарного водопровода;
• план эвакуационных путей — составляется предпринимателем самостоятельно. На нём должен быть схематично изображён магазин и указаны пути к эвакуационным выходам и телефоны спасательных служб;
• приказ о назначении ответственного за пожарную безопасность, должностная инструкция и документы о пройденном обучении пожарно-техническим мерам;
• техническая документация на объекты энергоснабжения, водоснабжения, установки систем предотвращения пожаров и противопожарной защиты.

Техническая документация — это документы, которые подтверждают безопасность систем электро-и водоснабжения и пожарной безопасности. К ним относятся:

• сертификаты и паспорта качества,
• инструкции к оборудованию,
• акты испытаний,
• журнал работ,
• чертежи и схемы АПС.

Эти документы вы можете получить от компании, которая установит вам систему пожарной безопасности. Для проверки систем водоснабжения и электричества  нужно привлекать других специалистов, которые проверят их работу.

Пример эвакуационного плана 

МЧС в лице Госпожнадзора принимает решение в течение 30 дней с момента подачи заявления и, если пакет документов собран верно, выдаёт заключение о соответствии требованиям пожарной безопасности.

Уголок потребителя

По закону «‎О защите прав потребителей» в торговом помещении магазина нужно разместить документы:

• лист записи,
• адреса и телефоны контролирующих органов в вашем регионе: прокуратура, Роспотребнадзор, Санэпидемстанция, налоговая служба,
• журнал проверок контролирующих органов,
• официальное издание текста закона «‎О защите прав потребителей» (распечатка из интернета не подойдет, купите закон в книжном магазине),
• правила продажи отдельных видов товаров,
• режим работы магазина,
• условия обслуживания категорий клиентов вне очереди (ветераны ВОВ, инвалиды),
• пожарное заключение о соответствии противопожарным нормам,
• декларации о соответствии, свидетельства о государственной регистрации на продаваемые товары.

Чаще всего их размещают на стенде, который называют уголком потребителя. Такого понятия в законе нет, поэтому, если площадь магазина не позволяет выделить место под стенд, можно хранить необходимые документы на кассе и показывать по просьбе покупателей.

Об отсутствии документов в уголке потребителя Роспотребнадзор может узнать из жалобы покупателя или в ходе проверки. Штраф по статье 14.5 КоАП РФ для ИП составит до 2000 рублей, для юридических лиц — до 40 000 рублей.

Если вы используете камеры видеонаблюдения, в магазине должна быть предупреждающая табличка. Например, с изображением видеокамеры и указанием «В магазине ведётся видеонаблюдение». Разместите её на видном месте, чтобы у проверяющих не возникло вопросов. 

Документы на помещение

Если вы увидели, что в помещении была перепланировка, запросите у собственника выписку из ЕГРН, план помещения и заключение соответствующего органа о согласовании перепланировки.

Если помещение вас устраивает не полностью и вы хотите сделать перепланировку, получите разрешение госоргана. Заявителем может быть только собственник помещения — поэтому, если вы арендуете помещение, все возможные изменения, а также время подачи заявления согласуйте с собственником.

Чтобы получить согласование перепланировки, соберите пакет документов:

• проект перепланировки,
• документы о праве собственности,
• поэтажный план здания: его подача не обязательна, но иногда жилищная инспекция требует его дополнительного предоставления,
• заключение о техническом состоянии. Такое заключение может дать только компания со свидетельством СРО.

Проверить, состоит ли компания в реестре СРО, можно на сайте Национального объединения изыскателей и проектировщиков (НОПРИЗ). В графе поиска достаточно ввести ИНН фирмы, чтобы узнать, есть ли у неё свидетельство СРО.

Скриншот страницы сайта НОПРИЗ с формой для поиска организации по ИНН

Если помещение находится на первом этаже многоквартирного жилого дома, дополнительно соберите:

• согласование проекта перепланировки в жилищной инспекции;
• разрешение в Центре гигиены и эпидемиологии: для этого в ведомство нужно предоставить проект перепланировки с техническим заключением;
• технический паспорт на помещение;
• решение общего собрания собственников.

Для его получения нужно обратиться в управляющую компанию дома или в ТСЖ, которое инициирует общее собрание собственников жилых помещений.

Собрание может быть проведено в очной форме (когда собственники собираются для принятия решения) или в заочной (когда собственники указывают свой выбор на опросном листе). Для согласования перепланировки нужно, чтобы согласны были более 50% владельцев.

Если вы планируете менять фасад магазина, например, добавить входную группу, получите заключение комитета архитектуры вашего города.

Готовый комплект документов нужно подать:

• в жилищную инспекцию вашего региона — если магазин находится в многоквартирном жилом доме,
• в бюро технической инвентаризации (БТИ) — если магазин находится в отдельном здании.

Журналы в магазине

По закону «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения» вам нужно разработать программу производственного контроля. За её отсутствие суд может приостановить деятельность магазина на срок до 90 суток.

Образцы программы для каждого вида бизнеса есть в письме Роспотребнадзора № 01/4801-9-32. Обязательно укажите в программе:

• список правил, которые магазины детских товаров должны применять, по ГОСТ Р 51304-2009, ГОСТ 25779-90, ГОСТ Р 53906-2010, ТР ТС 007/2011, ТР ТС 008/2011,
• список ответственных лиц, которые осуществляют контрольные мероприятия,
• должности, для которых обязателен медосмотр,
• перечень журналов, которые вы ведёте,
• меры по обеспечению безопасных условий труда (подробный перечень есть в инструкции для работников).

Программу производственного контроля можете подготовить самостоятельно, использовав образцы из письма Роспотребнадзора, а можете обратиться в компанию, которая составит её для вас.

Помимо программы на розничной точке должны храниться специальные журналы. Готовые наборы журналов можно купить в магазине. В них предусмотрены все нужные поля: дата, название проводимой работы, подпись сотрудника. Вы и ваши ответственные работники должны регулярно вести журналы:

• проведения генеральных уборок,
• учёта дезинфекции, дезинсекции и дератизации,
• регистрации договоров о материальной ответственности,
• проверок контролирующих органов,
• учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них,
• проведения ежедневной термометрии до начала и после рабочего дня,
• учёта дезинфицирующих средств,
• обработки рук или перчаток кожными антисептиками,
• кассира-операциониста,
• учёта вводного инструктажа по охране труда,
• учёта инструктажей на рабочем месте,
• учёта вводных и повторных инструктажей по пожарной безопасности.

Если контролирующие органы (Роспотребнадзор, Госпожнадзор, трудовая инспекция) обнаружит, что в магазине есть не все необходимые документы, ИП и ООО могут получить штраф по ст. 6.3 КоАП РФ  до 1 млн рублей или приостановление деятельности до 90 суток.

Хранение товаров

На все товары, которые есть в вашем магазине или на складе, должны быть документы. Их нужно хранить, чтобы предоставить в случае проверки. В соответствии с Перечнем архивных документов хранить товарные накладные нужно 5 лет, срок отсчитывается с 1 января года, следующего за тем, в котором документ использовался последний раз: например, отразили в налоговой отчётности.

Поскольку мы дистрибьюторы португальского бренда, больше всего средств уходит на подготовку сертификатов соответствия, чтобы ввезти вещи законно. Сертификаты требуются на каждый вид и группу товаров. Нужно тщательно выбирать лабораторию для проверки соответствия. Лучше делать сертификат на долгий срок, но есть риск того, что компания, которая выдавала вам сертификат, потеряет лицензию, тогда всю процедуру придётся проходить заново. Цена получения сертификата разная у всех компаний: от 100 000 до 500 000 рублей.

Наталья Назарова,

CEO бренда NaturaPura в России

К каждой поставке товара поставщик должен приложить:

1. Товарную или товарно-транспортную накладную с полным наименованием изделий и указанием веса, количества, стоимости;
2. Декларацию о соответствии, или сертификат соответствия изделия, или свидетельство о государственной регистрации.

Сертификат соответствия должны иметь:

• постельное бельё,
• одежда 1, 2 и 3 слоёв,
• чулочно-носочные трикотажные изделия,
• головные уборы,
• обувь, кроме валенок,
• коляски,
• игрушки,
• велосипеды.

Свидетельство о государственной регистрации должны иметь:

• соски,
• одноразовые изделия (подгузники, трусы, пелёнки, гигиенические ватные палочки),
• посуда, столовые приборы для детей до 3 лет,
• зубные щётки, массажёры для дёсен и аналогичные изделия для детей до 3 лет,
• одежда 1 слоя для детей до 3 лет.

Декларацию о соответствии должны иметь:

• кожгалантерейные изделия,
• школьно-письменные принадлежности,
• одежда и головные уборы из меха для детей старше 1 года,
• валенки,
• книжная и журнальная продукция.

На товары, которые мы продаем, требуется обязательная сертификация и декларирование о соответствии продукции установленным требованиям. Кроме того, должна быть маркировка на русском языке о свойствах продукции. Сложности возникают только с сертификацией, стоимость которой довольно высока и дорожает каждый год. Процедура сертификации усложняется, и в то же время мы постоянно расширяем ассортимент импортной продукции, в связи с чем мы были вынуждены в этом году открыть позицию в штате «Менеджер по сертификации». Надеемся, что новый сотрудник, который начал работать не так давно, сможет ускорить нам прохождение всех необходимых процедур.

Юлия Волкова,

соосновательница концептуального магазина для детей и родителей Bunny Hill

Безопасность детских изделий

В составе игрушек не должно быть:

• древесины с червоточинами и выпадающими сучками,
• стекла — если игрушка сделана для детей до трёх лет.

Полный перечень ограничений смотрите в ГОСТ 25779-90.

Все партии игрушек проверяйте на безопасность: кромки игрушек не острые, на них нет заусенцев и трещин, а корпус прочный. Следите за клапанами надувных игрушек — они должны обеспечивать герметичность изделия. На игрушках должен быть знак с указанием минимального возраста ребёнка, для которого эта игрушка предназначена.

Все детские товары должны быть промаркированы. Маркировка должна включать:

• наименование страны-изготовителя;
• наименование и местонахождение изготовителя, импортёра, дистрибьютора;
• наименование и назначение изделия;
• дата изготовления;
• знак «ЕАС»;
• срок службы товара;
• гарантийный срок службы (если необходимо);
• товарный знак (если есть).

Требования к детским одежде и обуви проверьте по ТР ТС 007/2011 — например, в обуви для детей ясельного возраста не допускается подкладка из синтетики.

Маркировка детских одежды и текстиля дополнительно должна включать:

• вид и процентное соотношение натурального и химического сырья в материале изделия,
• размер изделия,
• символы по уходу за изделием или инструкцию по правильному уходу.

На изделиях для новорождённых и бельевых изделиях для детей до 1 года должна быть информацией «Предварительная стирка обязательна».

«‎Честный ЗНАК» — документы для работы

«‎Честный ЗНАК» — это система для учёта маркированной продукции. Работать в ней обязаны изготовители, импортёры и продавцы домашнего текстиля — постельного белья, столовых, туалетных и кухонных текстильных изделий.

Для системы «‎Честный ЗНАК» получите электронную цифровую подпись и зарегистрируйтесь в системе. Вместо товарных накладных заполнять нужно будет универсальный передаточный документ (УПД). Он объединяет в себе товарную накладную и счёт-фактуру.

Кроме маркировки в системе «‎Честный ЗНАК» существуют:

1. Производственная маркировка

Её наносит изготовитель в виде этикетки, вкладышей, ярлыков, или бирок. На этикетках товаров должны быть указаны:

• наименование изделия,
• наименование страны-изготовителя,
• наименование изготовителя или уполномоченного лица,
• юридический адрес изготовителя или уполномоченного лица,
• размеры изделия,
• состав сырья,
• товарный знак (если есть),
• единый знак членов Таможенного союза — буквы «Е», «А», «С»,
• дату изготовления,
• символы по уходу за изделием.

2. Товарная маркировка

Её наносит поставщик или продавец товара. Она содержит информацию о продавце и размещается на ценниках.  

Если работаете с маркированной продукцией, к кассовому оборудованию есть особые требования. И онлайн-касса, и фискальный накопитель, и кассовое ПО должны поддерживать ФФД 1.2 — это вид фискальных документов, разработанных для торговли маркированной продукцией.

Разрешения для таможни

Проще всего работать с поставщиками из России или стран-членов Евразийского экономического союза: Беларуси, Казахстана, Армении, Киргизии. Чтобы получать товары из других стран, придётся проходить процедуру растаможивания и зарегистрироваться в таможенном органе в качестве участника ВЭД.

На доставку закладываем один месяц, хотя сама посылка идёт примерно 5 дней — мы знаем, что на таможне груз может «застрять» по разным причинам, важно подстраховать себя.

Наталья Назарова,

CEO бренда NaturaPura в России

Происходит это на том же посту таможни, где вы получаете товар. Чтобы зарегистрироваться, в момент таможенного оформления товаров предоставьте документы.

После этого вы становитесь зарегистрированным в качестве участника ВЭД — больше процедуру проходить не понадобится.

Процесс таможенного оформления товаров занимает время, поэтому придётся заключить договор об услугах склада временного хранения.

Соберите документы для растаможивания:

1. Документы, подтверждающие право собственности на товар: договор, паспорт сделки, инвойс.
2. Договор страхования груза.
3. Транспортная документация — накладные в зависимости от типа перевозки: соглашение о международном железнодорожном грузовом сообщении (СМГС), авианакладная, ТТН, коносамент. При автоперевозке дополнительно понадобится свидетельство о регистрации транспортного средства.
4. Документы на товар — акты загрузки, упаковочные листы, сертификаты соответствия, декларации о соответствии, свидетельства о регистрации, документы об оплате товара.
5. Код продукции по ТН ВЭД и документация, подтверждающая его.
6. Документы, подтверждающие внесение таможенных платежей.
7. Документы, подтверждающие таможенную стоимость товара, заявленную декларантом (экспортная декларация, прайс-лист).
8. Документы о соблюдении правил валютного контроля.

Помимо регистрации и заключения договора:

1. заплатите налоги, сборы и таможенные пошлины — ставки зависят от общей стоимости товаров,
2. сообщите таможне о грузе в течение 1 часа с момента его поступления на границу,
3. обеспечьте доступ к грузу для досмотра,
4. предоставьте заполненную декларацию.

Для декларирования груз размещается на складе временного хранения, а вы подаёте таможенную декларацию в центр электронного декларирования (ЦЭД). Товар проверяется на соответствие всем документам. В итоге таможенный орган выносит решение — о выпуске или запрете товара к ввозу в Россию. Решение таможня принимает в течение 4 часов с момента регистрации таможенной декларации.

Если вы всё сделали правильно, специалист таможенной службы поставит на декларации штамп «Выпуск разрешён». После этого груз перестаёт быть иностранным товаром и становится товаром ЕАЭС.

Покупая товары из-за рубежа, предприниматели часто совершают ошибки — из-за них можно столкнуться не только с необходимостью исправления документов и задержкой груза, но и с административной ответственностью:

• неправильно определён код товара в ТН ВЭД,
• указана заниженная стоимость товара,
• неверно заполнена таможенная декларация,
• приложены не все документы,
• указано неправильное условие Инкотермс,
• не соблюдены требования валютного контроля,
• упаковка не задекларирована отдельно. Такое требование есть для упаковки, которая:
• неверно отражена информация в декларации: могут быть ошибки в указании реального количества груза. Необязательно это контрабанда: может, закралась опечатка, или всё дело в специфике товара. Например, когда партия одежды переправляется по воде, ткань впитывает влагу, и вес груза увеличивается. Ввоз товара весом меньше заявленного в декларации нарушением не считается.

Чтобы избежать ошибок и бюрократических сложностей, можно обратиться к таможенному брокеру — об услугах таких специалистов поговорим в следующих шагах.

Договоры на обслуживание

У вас должны быть подписаны и находиться в магазине договоры:

1. Вывоза твёрдых бытовых отходов.

Он заключается с региональным оператором по вывозу мусора. Акты об оказанных услугах тоже нужно хранить, как подтверждение вывоза мусора.

2. Утилизации продовольственной продукции.

3. Утилизации ртутьсодержащих приборов.

Его необходимо заключать, если в вашем магазине используются люминесцетные, энергосберегающие и другие ртутные лампы.

4. Поставки воды и электроэнергии в помещение магазина.

5. Дератизации, дезинсекции и дезинфекционных работ в помещении магазина.

Даже если вы не замечали в вашем магазине насекомых и грызунов, вы обязаны заключить такие договоры. Проводить работы по дератизации и дезинсекции вправе только компания с лицензией. Ро­спо­треб­над­зо­р рекомендует проводить такие работы раз в месяц.

6. Обслуживания системы вентиляции и кондиционирования.

7. Установки и обслуживания системы сигнализации о пожаре.

8. Проведения медицинских осмотров.

Периодичность осмотров работников магазина — один раз в год.

За отсутствие необходимых договоров ИП и юрлиц могут наказать приостановлением деятельности до 90 суток.

До начала работы подайте уведомление о начале деятельности в Роспотребнадзор. В уведомлении укажите дату начала деятельности. Оно подаётся по форме одним из способов:

• в управление РПН по месту расположения магазина,
• через Госуслуги,
• в МФЦ.

Главное

1. Получите заключение МЧС в лице Госпожнадзора.
2. Подготовьте документы из уголка потребителя и необходимые журналы в магазине.
3. Соберите документы, подтверждающие законность перепланировки.
4. Зарегистрируйтесь в системе «Честный ЗНАК».
5. Подпишите все обязательные договоры со снабжающими компаниями.
6. Подайте уведомление о начале деятельности в Роспотребнадзор.