Рассказываем, как правильно принимать и хранить товары, вести товароучёт и какие программы для этого использовать.
Работая с маркетплейсом, необязательно иметь собственный склад — товары можно передать площадке. Маркетплейсы берут за хранение плату — она зависит от габаритов и категории товара, а также срока хранения.
Выбор схемы FBO/FBW (Fulfillment by Ozon/Wildberries) или FBS (Fulfillment by Seller) зависит того, достаточно ли у вас времени и ресурсов (склад, налаженная логистика), чтобы заниматься операционной работой. Если у вас уже есть склад, вы сотрудничаете с ТК, которой доверяете — можно попробовать FBS.
Обычно продавцы передают все вопросы, связанные с логистикой и хранением, маркетплейсу. Перемещение товаров, движение к покупателю, аналитика продаж останутся доступными в личном кабинете. А ещё можно использовать специальные сервисы — например, Stat4market, mpstats,io, TOPSELLER, Seller.Whisla.
Какую аналитику дают сервисы:
TOPSELLER
Подходит для работы на Ozon или Wildberries. Сервис интегрируется с «Моим Складом», все заказы поступают в программу. На каждый новый заказ формируется резерв, а товары за вычетом резерва отгружаются на склад маркетплейса. Сервис учитывает размер комиссии площадки и стоимость доставки, поэтому вы сможете сразу видеть объёмы чистой прибыли.
Stat4market
Сервис работает с Ozon и Wildberries. Данные с площадки собираются каждый день, в итоге вы получаете аналитику по остаткам, объёму расходов на доставку, проценту выкупа товаров, объёму товаров и примерному количеству заказов у конкурентов.
Seller.Whisla
Сервис поможет работать с Ozon, Wildberries и Яндекс.Маркетом. Seller.Whisla формирует заказы, анализирует потребительский спрос, обобщает информацию об остатках на складе и графике продаж, помогает мониторить ниши, чтобы выбрать перспективные направления продаж.
Товары условно можно разделить на группы:
Перед тем как передать товар маркетплейсу, ему нужно вернуть идеальный товарный вид. Для текстильных товаров подготовьте необходимое оборудование:
Нельзя принимать и передавать маркетплейсу товар:
Есть несколько вариантов, как поступить с испорченной вещью.
На все товары должны быть документы, подтверждающие качество товара: сертификаты соответствия или декларации о соответствии. Их должен предоставить поставщик.
Требуется для интимной косметики, красок для волос и средств для химической завивки волос и для всей косметической продукции, кроме:
Если вы работаете с товарами, для которых обязательна маркировка «Честный ЗНАК», ваши поставщики тоже должны быть зарегистрированы в системе.
Товарный учёт — это отражение операций с продукцией: покупка или производство, хранение, реализация, возврат. А также информация:
Отслеживать операции с товарами
Предприниматель будет знать дату поступления и реализации товара, полученную выручку. Можно отслеживать движение товарных позиций на всех этапах или просто фиксировать их число.
Планировать закупки
Благодаря вовремя проведённому учёту не возникнет дефицита — предприниматель будет знать, сколько вещей осталось и по какой цене, какие позиции нужно докупить. В долгосрочной перспективе по данным учёта можно анализировать спрос: какие товары пользуются популярностью, а от каких нужно отказаться. По количеству возвратов можно понять, какой из поставщиков чаще всего привозит неликвидный товар, и прекратить сотрудничество.
Сократить недостачи и пересортицу
При оперативном учёте в реальном времени отслеживается нехватка товаров или их излишки. Это сократит убытки.
Увеличить рентабельность бизнеса
Благодаря оптимизации закупок товары не залёживаются на складе. При правильном учёте можно понять, сколько товаров нужно, и снизить затраты на аренду склада. Поставщик привозит товары в нужном объёме, покупатели их разбирают — поставщик получает новый заказ.
Первое, что нужно сделать, — определиться, как вести товароучёт. Если при помощи программы, то выбрать программу и интегрировать её с оборудованием в торговой точке или на складе. Многие компании предоставляют демодоступ к своим программам. Стоит познакомиться с интерфейсом и функционалом разных программ и решить, какая лучше всего подходит именно для вашего бизнеса.
Тимофей,
эксперт СберБизнеса по розничной торговле
Ручной: в тетради или таблице Excel.
Подойдёт для владельцев совсем небольшого бизнеса. Во всех остальных случаях ручной учёт может привести к неразберихе.
Как ни странно, но даже в 21 веке большая часть малого или микробизнеса ведут ручной учёт. Этот метод подходит для магазинов с узкой ассортиментной матрицей и небольшим количеством товарных позиций. Можно обойтись без складской программы и не переплачивать.
эксперт СберБизнеса по розничной торговле
В таблицу вносят такие данные:
Плюсы: данные можно оперативно корректировать.
Минусы: придётся покупать платные шаблоны, сложно вбивать данные вручную при каждом поступлении товара.
На маркетплейсе учёт товаров удобно вести в личном кабинете. Если у вас сформировалась большая номенклатура, складской учёт можно интегрировать с товароучётной системой.
Автоматизированный: при помощи товароучётной программы или облачных сервисов.
При подключении облачного решения не нужно иметь свой сервер для хранения данных. Платишь провайдеру только за аренду облачного пространства — так можно сэкономить на технике, обслуживании и администрировании программы. Пока люди не так активно переходят на облачные решения. Сервера могут взломать или рухнуть, недоброжелатели могут передать данные аффилированным лицам, включая налоговую. Риски есть.
эксперт СберБизнеса по розничной торговле
Самые популярные программы товароучёта:
Все программы различаются ценой и функционалом. В программах есть пошаговые инструкции по установке и рекомендации по использованию. Но почти всё можно установить самостоятельно, не привлекая специалиста. Исключение — 1С.
1С — комплексная экосистема, в которой можно реализовать весь торговый функционал. Но она достаточно сложная, её интеграция потребует усилий отдельного специалиста.
эксперт СберБизнеса по розничной торговле
При подключении к системе внесите все данные о торговой точке: ИНН, банковские реквизиты и другие. После этого загрузите товарные номенклатуры — вручную или в полуавтоматическом режиме: настройте импорт из Excel-файла.
Если в магазине есть склад, создайте в программе два слота — для торговой точки и складского помещения. Так все остатки будут фиксироваться в разных ячейках.
Для приёмки и продажи товара понадобится сканер штрихкодов или терминал сбора данных (ТСД) — планшет с камерой и экраном. Магазины поменьше могут обойтись сканером, магазинам с широкой матрицей нужен терминал. Устройства подключаются к кассе или компьютеру, сканируют штрихкоды и автоматически выгружают данные в систему товароучёта.
1. Поступление товаров
Когда предприниматель принимает поставку, он берёт накладные от поставщика. В них должны быть указаны данные о производителе, поставщике и товаре, закупочная цена, сумма НДС. Удобнее вести учёт по отпускным ценам: получаете товар, делаете торговую наценку и информацию вносите в таблицу или в систему учёта.
Это можно настроить в системе товароучёта: один раз внести процент наценки, и в дальнейшем система будет рассчитывать сама.
Когда товар поступает на склад, внесите в систему данные о поставщике и товаре — счёт-фактуры, УПД, товарные и транспортные накладные.
В дальнейшем, если приходит товар номенклатуры, которая уже есть в программе, она автоматически приплюсуется к остаткам, что облегчает приёмку товара. Если закажете новые позиции, вручную вбейте номенклатуры.
эксперт СберБизнеса по розничной торговле
Можно попросить поставщика предоставлять накладные в электронном виде, так как все системы товароучёта имеют возможность выгрузки из Excel. Система автоматически заполнит накладные, останется только проверить и нажать кнопку «Принять».
2. Перемещение товаров
После приёмки товар поступает на склад. Ответственное лицо фиксирует вид товара, его количество и стоимость партии, которая хранится на складе.
Каждый раз при перемещении товара на маркетплейс или к покупателю создавайте в программе расходные накладные. В этом случае все остатки будут правильно отображаться в системе.
3. Продажа и возврат товара
Учитываются все варианты выбытия товара: передача маркетплейсу, продажа, порча, кража, возврат поставщику. При передаче маркетплейсу оформляется товарная или товарно-транспортная накладная.
4. Остатки
Ежедневно сводятся подсчёты остатков у продавца. Когда товаров меньше, чем по документам — это недостача, больше — излишки. Если общее количество верное, но одних товаров мало, а других слишком много — это пересортица.
Основной фактор появления излишков — это продажа не того товара и формирование пересортицы. Например, вы случайно пробили однотонный джемпер, а маркетплейсу передали цветной.
Пересортица может произойти из-за ошибки во время приёмки товара. Допустим, поставщик передал вам 10 свечей, а в систему вы случайно вбили 20. Так, по документам оказалось в два раза больше свечей, чем есть на складе.
Чтобы избежать пересортицы, недостачи и излишков, нужно периодически проводить инвентаризацию — подсчёт всех позиций вручную и сравнение с документами и данными в системе учёта.
Без ручного пересчёта невозможно понять, все ли остатки соответствуют документам. Система не может сверить фактическое наличие товара с тем, что числится в программе. Чем чаще будете проводить инвентаризацию, тем меньше вероятность пересортицы и недостачи.
Есть фактическое наличие товара, а есть учёт товаров в программе. Могут быть ошибки как в плюс, так и в минус. Кассир продал цветной джемпер, а пробил однотонный. Этот джемпер был последним, и в программе осталось ноль таких вещей, а фактически на полке — одна. И если ещё раз попробовать продать этот джемпер, позиции в программе уйдут в минус. Если заметили, что по программе — ноль, а по факту — один, это знак, что есть пересорт.
эксперт СберБизнеса по розничной торговле
В программе можно отсортировать минусовые позиции. Нужно пересчитать все свечи, понять, каких не хватает, и после этого поменять в программе позиции. Чтобы оформить это документально, составляются инвентаризационные описи и акты о проведении пересорта.
Нельзя провести пересорт джемперов и брюк. Товары должны быть из одной товарной группы, похожей стоимости.
эксперт СберБизнеса по розничной торговле
При инвентаризации нужно созывать ревизионную комиссию, издавать указ о проведении и формировать итоговую ведомость. Все документы передаются в бухгалтерию.
Если не будете списывать товар или делать пересорт, ведомости не нужны. Но если списываете недостачу на кражу, это нужно задокументировать. За это грозят приличные штрафы, для малого бизнеса достаточно существенные.
эксперт СберБизнеса по розничной торговле
В программе можно отсортировать минусовые позиции. Нужно пересчитать все позиции, понять, чего не хватает, и после этого поменять их в программе. Чтобы оформить это документально, составляются инвентаризационные описи и акты о проведении пересорта.
При инвентаризации нужно созывать ревизионную комиссию, издавать указ о проведении и формировать итоговую ведомость. Все документы передаются в бухгалтерию.
Если не будете списывать товар или делать пересорт, ведомости не нужны. Но если списываете недостачу на кражу, это нужно задокументировать. За это грозят приличные штрафы, для малого бизнеса достаточно существенные.
эксперт СберБизнеса по розничной торговле
Законодательно ответственности за непроведение инвентаризации нет. Но налоговая инспекция может оштрафовать за недостоверность данных учёта и отчётности. Если неверные данные повлекли за собой неуплату налогов, максимальный штраф — не менее 40 000 рублей.