У нас только кассы самообслуживания — кассы-моноблоки, а к ним подключены фискальные регистраторы, который печатают чеки.
Всё, что связано с онлайн-кассами, в России регулирует Федеральный закон 54-ФЗ. Он обязывает бизнес при расчётах с физлицами использовать кассовые аппараты, которые в режиме реального времени передают данные в налоговую через интернет. Продуктовые мини-маркеты — не исключение, и онлайн-кассы устанавливать придётся.
Онлайн-кассы умеют:
Фискальный накопитель присваивает каждому чеку уникальные реквизиты, шифрует информацию и передаёт оператору фискальных данных (ОФД). ОФД получает сведения о продажах, возвратах, открытиях и закрытиях смен и передаёт их в налоговую. Такой порядок придумали, чтобы бизнес был более прозрачным для государства, а чиновники проводили меньше проверок.
Онлайн-кассу можно не применять только при работе с юрлицами и ИП, если контрагенты переводят вам деньги сразу на расчётный счёт.
Чем полезны онлайн-кассы:
Онлайн-касса не будет работать без интернета, в зависимости от конфигурации подключаться к сети может по Wi-Fi, сим-карте или с помощью кабеля. В отдалённых районах, где проживает менее 10 тысяч человек и есть проблемы с интернет-соединением, допустимо использовать кассу в автономном режиме — не передавая данные в ОФД.
Автоматически в автономный режим переходит любая ККТ, когда пропадает интернет. Если сети нет больше 30 дней, касса блокируется. Как только интернет появится снова, ККТ разблокируется, передаст данные ОФД и продолжит работу в обычном режиме.
Есть онлайн-кассы разных типов:
| Тип кассы | Автономные кассы и смарт-терминалы | Фискальные регистраторы |
| Подключение к компьютеру | Необязательно | Обязательно |
| Программное обеспечение | Есть встроенное или устанавливается на саму кассу | Устанавливается и управляется с компьютера или планшета |
| Приём безналичных платежей | Может быть | Нет |
| Скорость печати чеков | От 100 мм/с | До 300 мм/с |
| Автоотрез | Может быть | Есть |
Также существуют облачные онлайн-кассы, но это решение больше подходит интернет-бизнесу.
Если много клиентов расплачиваются наличными, купите денежные ящики для хранения. В некоторые кассы-моноблоки он встроен.
С 6 августа 2021 года вы обязаны использовать кассу с фискальным накопителем ФН-М. Проверьте, поддерживает ли выбранная вами онлайн-касса такой тип накопителя.
Учитывайте такие критерии:
Онлайн-касса, поддерживающая версию ФФД 1.2, формирует чек с особенными данными. В зависимости от качества товара и работы техники в чеке будет один из следующий символов:
Означает, что проверка в фискальном накопителе и системе маркировки прошла успешно, и потребитель получил оригинальный маркированный товар.
Означает, что хотя бы одну проверку система не провела — например, из-за того, что кассе не удалось связаться с системой маркировки, либо она работает в автономном режиме. Для потребителя это значит, что товар лучше проверить дополнительно самостоятельно.
Означает, что хотя бы одна проверка завершилась неудачно и с товаром точно что-то не так.
Продуктовому мини-маркету скорее подойдёт фискальный регистратор, интегрированный с компьютером и системой товароучёта, или касса-моноблок.
У нас только кассы самообслуживания — кассы-моноблоки, а к ним подключены фискальные регистраторы, который печатают чеки.
Модель онлайн-кассы, которая вам понравилась, должна быть в реестре контрольно-кассовой техники ФНС. Другие аппараты не соответствуют требованиям налоговой, их не получится зарегистрировать.
Онлайн-кассы продаются с фискальным накопителем и без, но работать с ККТ без него нельзя. Накопитель тоже должен входить в реестр подходящих.
Если вы применяете общую систему налогообложения или совмещаете её со специальным режимом, используйте фискальный накопитель на 15 месяцев.
Если работаете на УСН или патенте, нужен накопитель на 36 месяцев.
Кассу можно купить, а можно взять в аренду и ежемесячно платить за сервисное обслуживание.
Если вы продаёте маркированную продукцию, перед покупкой или арендой онлайн-кассы убедитесь в том, что и онлайн-касса, и фискальный накопитель, и ПО на онлайн-кассе поддерживают ФФД 1.2
Кроме онлайн-касс, одной или нескольких — по количеству рабочих мест для кассиров, вам понадобятся:
Все эти устройства нужно интегрировать между собой, чтобы, когда кассир продаёт товар покупателю, данные о продаже автоматически отображались в товароучётной системе или складской программе.
Подробнее о программах для учёта товаров поговорим в следующем шаге.
Можно сделать это самостоятельно через интернет, а можно прийти в налоговую прямо с кассовым аппаратом и заявлением и попросить помощи инспекторов.
Как зарегистрировать кассу онлайн:
Онлайн-кассы выдают фискальные чеки, на которых напечатан QR-код. Чек содержит информацию о товарах — их наименования в товароучётной системе должны быть такими, чтобы клиент мог понять, за что заплатил.
К примеру, если у вас продаётся молоко одной марки разной жирности, обязательно их разграничить: «Молоко 3,2% Ромашка», «Молоко 1,5% Ромашка».
Вода, молоко, табак, а в перспективе и некоторые другие продукты маркируются специальными двумерными кодами (КиЗ). Это значит, что вам придётся работать с маркировкой: сканировать коды при продаже и включать в чеки реквизит «Код товара». Каждый маркированный товар, например упаковка молока, должен отображаться в бумажном чеке отдельной строкой с пометкой [М]. То же касается чеков на возврат товара покупателям.
Фискальный накопитель нужно менять, и вы сами за это отвечаете. Вот в каких случаях придётся это делать:
Накопитель на 15 месяцев вмещает данные 200—220 тысяч документов, на 36 месяцев — 500 тысяч. Уровень заполнения памяти можно отслеживать в сервисном меню кассового аппарата или по номеру чека. Многие смарт-терминалы сами оповещают владельца, что скоро придётся менять фискальный накопитель.
Касса может заблокироваться, если пропал доступ в интернет, смена не закрывалась более 24 часов или сбилось время. Накопитель точно придётся менять, если окислились контакты, произошло короткое замыкание или возникли программные неисправности.
В настройках кассы указывается ИНН компании-владельца, поэтому при передаче онлайн-кассы другому собственнику фискальный накопитель нужно менять и заново регистрировать аппарат в налоговой. Но если онлайн-касса передаётся в филиал компании, менять ФН не нужно: у фирмы единый ИНН.
Одна ошибка при вводе ИНН — и фискальный накопитель можно выбрасывать.
На замену накопителя у вас есть 30 дней. Кассу в течение этого времени можно использовать в автономном режиме, печатать чеки без фискального реквизита и не передавать их в ОФД. Но если не успеете уложиться в срок, придётся платить штраф: ИП — до 3000 рублей, ООО — до 10 000 рублей.
Лучше менять фискальный накопитель до того, как закончится срок его эксплуатации, чтобы сформировать на кассе чеки и провести инкассацию.
Что нужно сделать для замены:
Закройте архив
Чеки должны быть сформированы и отправлены оператору (ОФД), количество непереданных фискальных данных должно равняться нулю. Смена должна быть закрыта. Только после этого можно зайти в меню онлайн-кассы и выбрать пункт «Закрыть архив». Кассовая техника сформирует отчёт об операции и распечатает его, а электронную версию направит в ОФД.
Пока документ не ушёл оператору и на экране кассового аппарата не появилось подтверждение отправки, накопитель вынимать нельзя.
Установите новый ФН
Отсек для накопителя может находиться в нижней части аппарата или в отсеке для хранения чековой ленты.
Отключите аппарат от сети электропитания, откройте отсек накопителя, достаньте старый и установите новый ФН, подключите кассовый аппарат к сети.
Перерегистрируйте ККТ
На кассовом аппарате в меню программы регистрации выберите пункт «Перерегистрация» и синхронизируйте время начала эксплуатации нового ФН с компьютером. Выберите причину перерегистрации «Замена ФН» и сверьте данные. После этого, следуя инструкциям на экране аппарата, сформируйте отчёт «Об изменении параметров фискализации» и распечатайте его.
Перерегистрируйте кассу в налоговой службе
Перерегистрация кассы в ФНС после замены накопителя обязательна. Это можно сделать онлайн через сайт nalog.ru в разделе «Учёт ККТ» не позднее чем через 1 день после переустановки.
Кликнув на регистрационный номер нужной ККТ, выберите пункт «Перерегистрировать». Введите номер кассы, реквизиты отчётов по закрытию архива и установке устройства, выберите название своего кассового аппарата. Введите заводской номер и отправьте онлайн-заявку на рассмотрение, поставив свою электронную подпись.
Если вы правильно выбрали модель кассового аппарата и предоставили полную информацию по реквизитам и отчётам, в течение 5 рабочих дней налоговая служба пришлёт новую карточку регистрации ККТ в личный кабинет руководителя на сайте ФНС.
Завершите перерегистрацию
Если вы получили электронную карточку о перерегистрации ККТ, кликните на строку «Карточка регистрации получена», а затем нажмите «Завершить перерегистрацию». Если этого не сделать, отчёты о работе онлайн-кассы с новым фискальным накопителем могут не передаваться в ОФД, и вам выпишут штраф, как если бы вы ничего не переустановили.
Если бизнес меняет адрес использования онлайн-кассы или заключает договор с другим ОФД, ККТ можно перерегистрировать в налоговой без замены фискального накопителя. Посмотрите в техпаспорте ФН, сколько раз можно перерегистрировать кассу без замены накопителя.
Старый фискальный накопитель нельзя выбрасывать в течение 5 лет: ФНС может в любой момент потребовать его для проверки.