Рассказываем, как правильно принимать и хранить продукты, вести товароучёт и какие программы для этого использовать.
Для продовольственных товаров санитарными нормами предусмотрены строгие правила: нужно соблюдать температурный режим, правила товарного соседства и иметь необходимое оборудование. Для хранения используются стеллажи, лотки, крюки. Некоторые товары помещаются в бидоны, бочки и ящики. А сыры, например, могут храниться без упаковки.
Изучите СанПиН. В документе есть точные правила по хранению продуктов: от необходимой тары до температурного режима. Так, нельзя хранить продукции больше, чем это позволяет количество оборудования — например, холодильников. Хранить и перевозить сырые продукты и полуфабрикаты вместе запрещено — нужно соблюдать товарное соседство.
Непродовольственные товары можно размещать в коробках, ящиках или той упаковке, в которой вы будете передавать продукт покупателю. Хранить — на стеллажах и полках (проверьте, что конструкция выдержит вес товаров, и они не пострадают из-за падения).
Требования к хранению:
Нельзя принимать и продавать:
Все продовольственные товары храните с учётом их сроков годности, химических свойств и правильного соседства с другими товарами.
Продукты делятся на две группы:
Товары второй группы поступают в магазин в охлаждённом или замороженном виде и попадают на склад, где их фасуют и наносят внутреннюю маркировку. Чтобы они не испортились, соблюдайте правильный температурный режим и уровень влажности.
Для этого закупите специальное оборудование:
Для пищевых продуктов установлены строгие требования к температурному режиму — например, фрукты, ягоды и зелень хранятся в ящиках при температуре не выше 12°С.
Один и тот же товар может храниться в течение разного срока в зависимости от условий. Например, твёрдые сычужные сыры при температуре воздуха от +2°С до +6°С хранятся до 15 суток, а при температуре от 0°С до +4°С могут сохранять свежесть до 3 месяцев.
Все правила хранения и санитарные нормы разрабатывает Роспотребнадзор. За их нарушение ИП грозит штраф от 50 до 150 тысяч рублей или запрет на работу в течение трёх месяцев. Для юридических лиц штраф выше — до 500 тысяч рублей.
На все товары должны быть сопроводительные документы — сертификаты соответствия и товарные накладные.
Если в вашем магазине продаётся алкоголь, зарегистрируйтесь в системе ЕГАИС, для продажи крепкого алкоголя получите лицензию. Для продажи табака — подключитесь к системе маркировки «Честный ЗНАК». Оборот продукции животного происхождения фиксируется в системе «Меркурий». Все поставщики продукции также должны быть зарегистрированы в системах контроля.
Товарный учёт — это отражение операций с продукцией: покупка или производство, хранение, реализация, возврат. А также:
Так вы будете знать дату поступления и реализации товара, полученную выручку. Можно отслеживать движение товарных позиций на всех этапах или просто фиксировать их количество.
Благодаря оптимизации закупок товары не залёживаются на складе. При правильном учёте можно понять, сколько товаров нужно, и снизить затраты на аренду склада: поставщик привозит товары в нужном объёме, покупатели их разбирают — поставщик получает новый заказ.
Первое, что нужно сделать, — определиться, как вести товароучёт. Если при помощи программы, то выбрать программу и интегрировать её с оборудованием в торговой точке или на складе. Многие компании предоставляют демодоступ к своим программам. Стоит познакомиться с интерфейсом и функционалом разных программ и решить, какая лучше всего подходит именно для вашего бизнеса.
Подойдёт для владельцев совсем небольшого бизнеса. Во всех остальных случаях ручной учёт может привести к неразберихе.
Как ни странно, но даже в 21 веке большая часть малого или микробизнеса ведут ручной учёт. Этот метод подходит для магазинов с узкой ассортиментной матрицей и небольшим количеством товарных позиций. Можно обойтись без складской программы и не переплачивать.
В таблицу вносят данные:
Плюсы: данные можно оперативно корректировать.
Минусы: придётся покупать платные шаблоны, таблицу невозможно интегрировать с кассой, сложно вбивать данные вручную при каждом поступлении товара.
При подключении облачного решения не нужно иметь свой сервер для хранения данных. Платишь провайдеру только за аренду облачного пространства — так можно сэкономить на технике, обслуживании и администрировании программы. Пока люди не так активно переходят на облачные решения. Сервера могут взломать или они могут рухнуть, недоброжелатели могут передать данные аффилированным лицам, включая налоговую. Риски есть.
Самые популярные программы товароучёта:
Все программы различаются ценой и функционалом. В программах есть пошаговые инструкции по установке и рекомендации по использованию. Но почти все можно установить самостоятельно, не привлекая специалиста. Исключение — 1С.
1С — комплексная экосистема, в которой можно реализовать весь торговый функционал. Но она достаточно сложная, её интеграция потребует усилий отдельного специалиста.
При подключении к системе внесите все данные о торговой точке: ИНН, банковские реквизиты и другие. После этого загрузите товарные номенклатуры — вручную или в полуавтоматическом режиме: настройте импорт из Excel-файла.
Если в магазине есть склад, создайте в программе два слота: для торговой точки и складского помещения. Так все остатки будут фиксироваться в разных ячейках.
Для приёмки и продажи товара совсем небольшому магазину понадобится сканер штрихкодов, а магазину с широкой матрицей — терминал сбора данных (ТСД). Это планшет со сканером и экраном, его удобно использовать при сканировании большого количества товаров.
Если позиций до 10, внести данные можно вручную.
Когда предприниматель принимает товар, он получает накладные от поставщика. В них должны быть указаны данные о производителе, поставщике и товаре, закупочная цена, сумма НДС. Удобнее вести учёт по отпускным ценам: получаете товар, делаете торговую наценку и вносите информацию в таблицу или систему учёта.
Как правило, в системе товароучёта можно один раз установить процент наценки для категории товара, и в дальнейшем она будет рассчитывать цены сама.
Когда товар поступил на склад, внесите в систему сведения о поставщике и товаре: счёт-фактуры, УПД, товарные и транспортные накладные.
В дальнейшем, если приходит товар номенклатуры, которая уже есть в программе, она автоматически приплюсуется к остаткам, что облегчает приёмку товара. Если закажете новые позиции, вручную вбейте номенклатуры.
Можно попросить поставщика предоставлять накладные в электронном виде, так как все системы товароучёта имеют возможность выгрузки из Excel. Система автоматически заполнит накладные, останется только проверить и нажать кнопку «Принять».
После приёмки товар поступает на склад. Ответственное лицо фиксирует вид товара, его количество и стоимость партии, которая хранится на складе.
Каждый раз при перемещении товара создавайте в программе расходные накладные. В этом случае все остатки будут правильно отображаться в системе.
Учитываются все варианты выбытия товара: продажа, порча, кража, списание просроченного товара, возврат поставщику. Продажа товара оформляется чеком. Выручка за смену — в приходно-кассовом ордере.
Ежедневно сводятся подсчёты остатков на складе и в торговом зале. Когда товаров меньше, чем по документам, — это недостача, больше — излишки. Если общее количество верное, но одних товаров мало, а других слишком много — это пересортица.
Основной фактор появления излишков — это продажа не того товара и формирование пересортицы. Например, кассир пробил чипсы со вкусом краба, а покупателю отдал со вкусом бекона.
Пересортица может произойти и из-за ошибки во время приёмки товара. Допустим, в магазин приехало 10 пачек крупы, а в систему случайно вбили 20. Так, по документам оказалось в два раза больше упаковок, чем есть на складе.
Чтобы избежать пересортицы, недостачи и излишков, нужно периодически проводить инвентаризацию — подсчёт всех позиций вручную и сравнение с документами и данными в системе учёта.
Без ручного пересчёта невозможно понять, все ли остатки соответствуют документам. Система не может сверить фактическое наличие товара с тем, что числится в программе. Чем чаще будете проводить инвентаризацию, тем меньше вероятность пересортицы и недостачи.
Есть фактическое наличие товара, а есть учёт товаров в программе. Могут быть ошибки как в плюс, так и в минус. Кассир продал молоко жирностью 3,2%, а пробил то, которое 1,5%, — оно и списалось. Эта упаковка молока 1,5% молока была последней, и в программе осталось ноль упаковок, а фактически на полке — одна. И если ещё раз попробовать продать эту пачку молока, позиции в программе уйдут в минус. Если заметили, что по программе — ноль, а по факту — один, это знак, что есть пересорт.
В программе можно отсортировать минусовые позиции. Нужно пересчитать все упаковки молока, понять, какого не хватает, и после этого поменять в программе позиции. Чтобы оформить это документально, составляются инвентаризационные описи и акты пересортицы.
Нельзя провести пересорт молока и хлеба. Продукты должны быть одной товарной группы, похожего литража или стоимости.
При инвентаризации нужно созвать ревизионную комиссию, издать указ о проведении и сформировать итоговую ведомость. Все документы передаются в бухгалтерию.
Если не будете списывать товар или делать пересорт, ведомости не нужны. Но если списываете недостачу на кражу, это нужно задокументировать. За это грозят штрафы, для малого бизнеса достаточно существенные.
Законодательно ответственности за непроведение инвентаризации нет. Но налоговая инспекция может оштрафовать за недостоверность данных учёта и отчётности. Если неверные данные повлекли за собой неуплату налогов, максимальный штраф — не менее 40 тысяч рублей.
