Чтобы оборудование обслуживалось по гарантии, а продукты массового спроса не закончились в неожиданный момент, нужно подобрать правильных поставщиков. В статье — как найти надёжных и наладить бесперебойные поставки на выгодных условиях.
При выборе поставщика обращайте внимание на цены, ассортимент и сервисную поддержку.
Важно, чтобы у одного поставщика был широкий ассортимент: удобно закупаться у одного производителя. Сравнивайте цены — компании, которые работают напрямую с производителем, могут предложить товар по более низкой стоимости.
Пусть вас не пугает несовременный сайт. Оптовые компании могут пренебрегать удобным интерфейсом, но при этом качественно оказывать услуги.
Менеджеры должны оперативно отвечать на сообщения и всегда быть на связи. Проверить работу службы поддержки можно, позвонив на горячую линию или напрямую менеджеру, если его телефон указан в контактах.
Идеально, если контрагент находится в вашем городе — он сможет быстро выполнить срочный заказ. Для плановых поставок подойдет и поставщик из другого региона или страны с представительством в вашем городе.
Важно при приёмке товара проверять все документы: сертификаты соответствия и товарные накладные. Оборот продукции животного происхождения фиксируется в системе «Меркурий». А для работы с маркированными товарами нужно зарегистрироваться в системе «Честный ЗНАК». Все поставщики продукции также должны быть зарегистрированы в системах контроля.
Вас должны смущать заманчивые акции и большие скидки — это может быть предлогом для сбыта некачественной продукции. Например, вы заказали партию коробок с молоком по акции «три упаковки по цене одной». К вам приехал заказ, и оказалось, что срок годности заканчивается через неделю. Хорошо, если вы устроите такую же акцию, и товар успеют купить. Но это всё равно незапланированные расходы и коробки списанного товара.
Гуглите, смотрите контекстную рекламу, изучайте сайты поставщиков. Не стоит ограничиваться первыми результатами поисковой выдачи — на стартовой странице могут располагаться компании с завышенными ценами.
Ищите на разных платформах. Например, Google дает возможность искать не только по ключевым словам, но и по картинке.
Допустим, на одном из фотохостингов вы нашли подборку с детскими игрушками. Вы хотите продавать именно такие, но не знаете название бренда и кто их поставляет. Скачайте изображение и загрузите его в поисковик. Google покажет не только марку, но и сайты поставщиков, которые предлагают именно этот товар.
Читайте форумы, подписывайтесь на релевантные бизнес-сообщества в соцсетях, посещайте профильные мероприятия. В крупных городах часто проходят выставки и нетворкинг-сессии, на которых можно завести полезные знакомства.
Научиться экспортировать можно в школе Российского экспортного центра. Участники образуют комьюнити и делятся лайфхаками или полезными контактами. А узнать, как выстраивать логистику, — в просветительском проекте Лекториум.
Они предлагают цены ниже, чем реселлеры. Но крупные поставщики отгружают товар большими партиями, что потребует наличия склада.
Каких-то серьезных нарушений со стороны поставщиков никогда не было, потому что мы работаем с «первой рукой». Как правило, производитель более серьёзно подходит к тем или иным договоренностям с поставщиками. В любом случае, всегда нужно общаться и достигать компромисса.
Преимущество таких мероприятий — возможность посмотреть продукцию вживую. Можно не ограничиваться своим городом. Крупные выставки проходят в Москве, Санкт-Петербурге или за рубежом.
Если у вас нет возможности приехать в город проведения, выбирайте онлайн-выставки и подключайтесь к ним онлайн.
Отслеживать актуальные мероприятия и сроки их проведения можно в онлайн-каталогах, например на сайтах Expomap, TotalExpo или GeneralExpo.
Нам важно сохранять уникальную ассортиментную матрицу. Сейчас она на 90% не пересекается ни с кем в Москве. Поэтому приходится искать самородков по всей России. Категорийные менеджеры ездят на фестивали и ярмарки, куда съезжаются производители со всей России. Берут визитки, контакты, знакомятся.
Илья Елпанов,
основатель агрегатора малых производителей и хозяйств «Ешь деревенское»Все бренды мы развивали сами: искали поставщиков, новые категории товаров. Мы приходили на различные выставки и говорили: «Здравствуйте, мы 4fresh, очень хотим с вами работать». На нас смотрели с непониманием: кто мы и откуда, почему у нас такая узкая концепция. Нам приходилось этот путь прокладывать самим. С каждым годом, конечно, количество поставщиков в России увеличивалось, и появлялось много зарубежных брендов. Сегодня у нас порядка 600 поставщиков.
Обратите внимание на этикетки — на них вы найдете не только состав, но и изготовителя или поставщика с фактическим адресом, телефоном и email. Свяжитесь с ними по указанным контактам и уточните возможность сотрудничества с вашим магазином.
Поставщиков можно искать на порталах товаров и услуг. Самые крупные из них:
Также можно воспользоваться электронной площадкой по поиску поставщиков и проведению закупок SberB2B . Её особенность — возможность закупать малые объемы по упрощенной схеме.
И не стоит забывать про такие сервисы, как 2GIS и Yell.ru. Они могут помочь в поиске поставщика рядом с вами.
Вы выбрали поставщика. У него широкий ассортимент, выгодный прайс-лист, оперативная служба поддержки. Договорились о поставке, оплатили первую партию и уже через несколько дней ожидали доставку. Но вам так и не привезли товар. Вы попытались дозвониться до контрагента, но абонент оказался недоступен. Перешли на его сайт — «Ошибка, страница не существует или была удалена».
Так выглядит типичная схема мошенничества с сайтом-однодневкой. Чтобы не стать жертвой неблагонадёжных поставщиков, проверяйте их до того, как начать работу.
Поищите поставщика в Едином государственном реестре юридических лиц или ИП. Или запросите у компании выписку из ЕГРЮЛ/ЕГРИП. В этом списке есть и те, кто находится в стадии ликвидации. Это можно проверить на сайте ФНС .
Убедитесь, что компания не является банкротом. Информация об этом есть на сайте Единого федерального реестра сведений о банкротстве.
Для долгосрочного сотрудничества выбирайте компанию, которая вовремя и в полном объёме платит налоги и выполняет свои обязательства перед своими контрагентами.
Чтобы это проверить, зайдите на сайт Картотеки арбитражных дел и убедитесь, что компания не выступает ответчиком по судебным искам, а также не числится в реестре недобросовестных поставщиков ФАС . В него включают тех, кто нарушает условия по контрактам в системе госзакупок по 44-ФЗ.
Есть ли у компании долги перед судебными приставами, можно проверить по открытой базе Службы судебных приставов .
Сведения об организации или индивидуальном предпринимателе можно найти в открытом доступе на сайтах государственных органов. Если не хотите делать это самостоятельно, воспользуйтесь сервисом проверки контрагентов от СберБизнеса. Вы получите оценку надёжности контрагента на основе выписок из ФНС, сведений о судебных исках и банкротстве, баланса и других показателей.
Итак, вы удостоверились, что потенциальные поставщики не фирмы-однодневки, вовремя платят налоги, в судебных разбирательствах не задействованы. Определили пул компаний, но не знаете, кому отдать предпочтение. Пробегитесь по чек-листу, а все ответы сведите в одну таблицу. Это наглядно продемонстрирует поставщика с самыми выгодными условиями.
Это быстро и удобно: нет таможенного контроля, дешевле доставка. Вы сможете приехать к контрагенту лично и проконтролировать качество продукции. К тому же, поставщик в этом случае возьмёт все расходы по сертификации товара на себя. Вам останется только проверить документы.
У меня только те поставщики, у которых есть представительство в России. Я не работаю с Китаем, потому что это долгая и сложная логистика. И выше вероятность конфликтных ситуаций.
Сделайте пробный заказ или попросите скидку на первую партию. Контрагент, который настроен на долгое сотрудничество, скорее всего, пойдёт на уступки и снизит цену на первый заказ.
Часть брендов мы ищем онлайн. У нас нет возможности поехать и посмотреть их вживую, поэтому заказываем маленькую партию или пробные экземпляры. Проверяем, что картинка соответствует действительности, и тогда делаем заказ побольше.
Если у одного из контрагентов случится накладка, другой доставит товар вовремя.
Удобнее работать с компанией, за счёт ассортимента которой можно закрыть большую часть нужных позиций. К тому же при больших объемах закупок могут быть скидки. Это не отменяет совета по работе с несколькими поставщиками, а лишь дополняет его.
Например, в договоре вы не указали возможность рассрочки, а она вам понадобилась. Если отношения с контрагентом хорошие, он пойдёт навстречу.
Вы работаете не с компанией, вы работаете с людьми. Но даже в очень классных брендах работают люди, с которыми вы можете не сойтись. Возможно, у контрагентов резкие взгляды, с ними сложно договориться, они не готовы идти навстречу. Но если действительно работа с этим брендом важна — приходится принимать сложные взаимоотношения как данность.
Чтобы заказывать товары из стран, не входящих в Евразийский экономический союз (Белоруссия, Казахстан, Армения, Киргизия), нужно зарегистрироваться в таможенном органе в качестве участника внешнеэкономической деятельности (ВЭД).
Подготовка документов, декларирование, растаможивание — сложные процессы. Чтобы не допустить ошибок, можно обратиться к таможенному брокеру.
Это компания, которая пройдёт за вас все этапы таможенного оформления:
Для работы с брокером заключите и заверьте у нотариуса договор об оказании услуг или договор поручения.
Часто поставщики навязывают свои шаблоны договоров. Например, за нарушение обязательств с их стороны — штраф в размере 10% от суммы заказа. А если магазин не выкупает товар — штраф в 200%.
Изучите предложения контрагента и внесите изменения или составьте свой договор.
Я работаю с фирмами, которые на рынке уже 20 лет, и проблем с логистикой не было. У нас чёткий договор, в котором прописаны условия страхования грузов, условия таможни.
Старайтесь в договор включать максимальное количество условий, даже если они кажутся незначительными. Малый или средний бизнес обычно пренебрегают условностями, потому что в России решают договоренности, а не договоры. Но документ — это все-таки гарант, что прописанные условия помогут решить конфликтный вопрос.
Канал официальной коммуникации
Об объёмах партии, сроках доставки и их изменении с поставщиками, как правило, договариваются по электронной почте. Чтобы при нарушении договорённостей вы могли воздействовать на поставщика и это имело юридическую силу, пропишите в договоре контакты адресата и адресанта.
Сроки
Стоит прописать несколько пунктов: гарантийный срок, срок годности и срок службы товара. Последний представляет собой период, в который поставщик несет ответственность за недостатки, которые вскрылись при использовании товара по назначению. А также — сроки возврата товара, сроки поставки и срок действия договора. Например, «Договор действует с 31 мая по 26 декабря 2021 года» или «один с год с момента подписания обеими сторонами».
Обязательно нужно учитывать сроки доставки, сроки оплаты, ответственность по оплате каждой из сторон, ответственность по нарушению любых из обязательных условий, прайс-листы, перечень согласованного ассортимента, когда и на каких условиях может происходить изменение цены в большую или в меньшую сторону, условия возврата.
Форс-мажор
Любое форс-мажорное обстоятельство, мешающее вовремя доставить товар, стоит прописать в договоре.
Есть несколько ключевых признаков форс-мажора:
Первый — это событие, которое стороны не могли предвидеть заранее. Например, наводнение.
Второй — стороны не могли это событие избежать, либо преодолеть. Вы должны поставить товар, но дороги размыло — то есть преодолеть вы не можете.
Третий — событие должно находиться вне зоны действия сторон. Условно, если наводнение произошло, потому что у меня дома прорвало трубу, тогда это не форс-мажор, потому что присутствует моё виновное действие.
Например, в 2020 году форс-мажором признали запретительные меры государства из-за коронавируса. А финансовый кризис и скачки валют форс-мажором не являются. Признать событие форс-мажором по конкретному договору может только суд.
Наступил форс-мажор. Во-первых, нужно официально известить своего контрагента, что вы не можете исполнить обязательства по договору из-за форс-мажора. Во-вторых, не допускать со своей стороны действий, влекущих причинение контрагенту ещё большего ущерба. В-третьих, никто не освобождает вас от обязанности исполнить договор после того, как форс-мажорные обстоятельства отпали.
Плата за отказ от договора
Риски, которые связаны с межличностными конфликтами, одни из самых непредсказуемых. Чтобы их предупредить, внесите в договор пункт о штрафе за досрочное расторжение договора.
Если у вас возник конфликт с поставщиком и он решил расторгнуть договор в одностороннем порядке, то закон на вашей стороне , и поставщику придётся заплатить указанную в договоре сумму. Лучше прописать не более половины всей суммы сделки, чтобы её нельзя было оспорить как злоупотребление.
Если дело не в личных отношениях, а нарушении договора одной из сторон, то расторгнуть его можно без выплаты компенсации. Например, если магазин не оплатит вовремя заказ, контрагент сможет расторгнуть договор в одностороннем порядке, ссылаясь на Гражданский кодекс .
Нельзя останавливаться на достигнутых условиях — раз в полгода или год мы проводим переговоры с разными брендами. Мы всегда мониторим рынок и ищем новых дистрибьюторов. Нужно постоянно находиться в рынке и смотреть, что меняется, иначе вы сильно отстанете.
Поставщик не доставил товар или нарушил сроки
Например, компания сорвала сроки поставки. Чтобы не терять прибыль, вы в сжатые сроки заказали аналогичный товар по завышенной цене у другого поставщика. В этом случае можно составить претензию к недобросовестному поставщику, расторгнуть договор и через суд взыскать деньги за упущенную выгоду, доказав разницу в цене закупки.
В начале пути по неопытности меня сильно подвел поставщик, и я остался без товара с долгами перед клиентами. Сейчас мы оформляем все договоренности юридически: подписываем договор, чтобы всё было закреплено на бумаге.
Вам привезли поврежденный или бракованный товар
Вина может лежать как на водителе или грузчике, так и на менеджере, который недосмотрел при упаковке товара. На каком бы этапе это ни произошло, по возможности не подписывайте документы о приемке товара до того, как не проверите всю партию.
Нам привезли сыр с остаточным сроком годности 2 дня. За это время просто было невозможно продать товар. Так потом мы разрезали сыр и обнаружили, что он ещё и испорченный. При этом это был поставщик, с которым мы работали не в первый раз. Обычно они привозили товар с остаточным сроком годности минимум месяц. Я позвонил поставщику и попросил забрать заказ обратно. Но он отказался. Я пытался договориться, но контрагент не соглашался даже пополам поделить затраты на списание. И мы пошли в суд. Но проиграли, так как поставили печать в накладной приёма.
Если поставщик отказывается забирать испорченный товар, вы можете сослаться на статью 475 Гражданского кодекса , согласно которой контрагент обязан безвозмездно заменить испорченный товар или соразмерно снизить плату за поставленную партию.
Подпись в договоре оказалась недействительной
Допустим, вы отдали договор на подписание контрагенту. И вместо генерального директора в строке «подпись» стоит «Иванов Иван Иванович, действующий на основании доверенности № 1 от 01.01.2001». Запросите у поставщика скан доверенности, чтобы убедиться в том, что Иван Иванов действительно вправе подписывать документы. В противном случае договор можно будет признать недействительным.
