Поиск сотрудников и создание команды

Сотрудники ― ценный актив для компании. От них зависит не только успех бизнеса, но и его репутация, положение на HR-рынке. Рассказываем, как найти перспективных кандидатов и выиграть битву за таланты. 

Как формируется штат компании

Подбор сотрудников может происходить по стратегическому плану ― когда список вакансий составляется на год-два вперёд, и ситуативно ― по мере необходимости. Первый вариант хорош тем, что вы знаете, какие ресурсы понадобятся в каждый отрезок времени. Когда компания и её команда молоды, вакансии закрываются ситуативно. Например, при замене сотрудника или расширении штата при увеличении объёма работы.

После запуска мы сфокусировались на привлечении в штат сегментных лидеров ― специалистов самого высокого уровня в своей области. Поиском занимались вместе с HR-специалистом. Важно, чтобы команда эволюционировала вместе с проектом. Мы всегда ориентировались на топовых специалистов с высоким потенциалом роста, которые хотят создавать что-то новое, ценное. Стартап-среда — поле постоянных изменений. Компетенции членов команды важно регулярно анализировать на соответствие актуальным требованиям проекта, не умаляя достижений, но определяя точки роста: можно ли повысить квалификацию, нужно ли дополнительное обучение или наставник, стоит ли привлекать ресурсы извне.

София Кофманн,
основательница e-comm проекта HiPO, бизнес-консультант, экономический психолог

Так выглядят ключевые позиции лайфстайл-проекта HiPO:

Таблица: как сформировать штат для магазина

Вакансии Пример функционала
Управляющий

Формирует команду и ставит стратегические задачи.

Ведёт финансовый учёт.

Администратор

Контролирует работу продавцов, проводит обучение.

Управляет закупками и поставками.

Продавец-кассир

 

Консультирует и обслуживает клиентов.

Выполняет расчётно-кассовые операции.

Следит за порядком в магазине.

Маркетолог

 

Анализирует нишу, спрос, покупательскую активность.

Выбирает и тестирует маркетинговые каналы и инструменты продвижения.

Формирует план продаж в команде с отделом сбыта/коммерции.

Охранник

Обеспечивает порядок и безопасность.

Контролирует работу систем безопасности.

Следит за сохранностью имущества, действиями посетителей и сотрудников.

Бухгалтер Обеспечивает документооборот и ведёт бухгалтерский и налоговый учёт.
Логист / закупщик Формирует план закупок и работает с поставщиками, закупает и обеспечивает доставку товара до склада.
Работник склада Следит за складскими запасами, ведёт учёт. При приёмке проверяет документы, которые поступают с товаром, смотрит на сам товар, соответствует ли он показателям качества. 

В таблице ― пример организации команды. Ваша может выглядеть по-другому, но так или иначе в ней будут продавцы, минимум два ― для посменной работы. Некоторые сотрудники, например, бухгалтер, могут работать на аутсорсе. В этом случае отношение между вами регулирует не трудовой договор, а договор аутсорсинга.

У нас пять человек в штате и три на аутсорсе. Я гендиректор, занимаюсь операционной работой, сотрудничеством с офисом в Португалии (мы единственный дистрибьютор бренда в России), поставками, растаможкой, получением сертификатов. Второй человек в штате – это операционный директор, он контролирует операционную работу офлайн- и онлайн-магазина, составляет рабочие графики, закупает оборудование. Также в штате бухгалтер и два администратора в офлайн-магазине. На аутсорсе копирайтер ведёт соцсети, программист решает технические задачи и юрист помогает вести деятельность в правовом поле. 

Наталья Назарова,
CEO бренда NaturaPura в России

Если вы планируете создать сайт, в команду войдут ещё несколько специалистов:

Вы можете нанять этих специалистов сами или обратиться к веб-студии.

Зарплата продавца обычно рассчитывается по простой повременной системе. Зарплата ― это число отработанных единиц времени, умноженное на ставку за единицу времени. Например, при ставке 125 рублей за час сотрудник, отработавший в течение месяца 120 часов, получит от работодателя 125 × 120 = 15 тысяч рублей.

То есть при простой повременной системе работодатель оплачивает время, которое сотрудник провёл на работе. Иногда рассчитывают стоимость часа работы, дня, месяца или другого периода. Это указывают в трудовом договоре, выбор оплачиваемого временного отрезка зависит от обязанностей конкретного сотрудника.

Некоторые сотрудники работают по сдельно-премиальной форме. То есть доход зависит от объёма выполненной работы или качества услуг.

Оклад ― фиксированную денежную сумму ― как правило, получают уборщики, охранники.

Ouvet ― это интернет-бутик предметов декора и подарков для дома. У нас сложный товар, его нужно чувствовать. Простой SMM-специалист для сферы люкс не подходит. Поэтому мы собрали свою команду, креативными постами для соцсетей занимается дизайнер. Операционный директор контролирует маркетолога, также есть специалист, который общается с фабриками, решает технические вопросы. При найме сотрудников, помимо профессиональных качеств, важно, чтобы у вас совпала энергетика.

Пётр Соколов
основатель магазина товаров для дома Ouvet.ru

Методы и инструменты поиска

На разных этапах жизни компании можно задействовать разные методы найма. Всё зависит от вашей стратегии. Если на примете есть сильный управленец, имеет смысл сначала нанять его, а затем формировать команду с учётом определённого стиля руководства.

При подборе людей ещё до оценки их компетенций обратите внимание на:

Егор Клок,
эксперт по персоналу

Методы поиска сотрудников

В малом бизнесе хорошо работает реферальная система, то есть привлечение новых сотрудников по направлению уже действующих работников. Суть в том, что с действующими специалистами вы уже нашли общий язык, вы живёте в одном контексте, доверяете друг другу. Это оптимальные условия для знакомства с новыми людьми. Ваши сотрудники рекомендуют людей похожего с ними типажа ― максимум шансов, что вы найдёте общий язык. Чтобы такие рекомендации были эффективны, прокачивайте свой HR-бренд. Для этого наращивайте медийный вес, давайте комментарии журналистам, публикуйте свои исследования и отчёты.


Егор Клок,
эксперт по персоналу

Если магазин работает по франшизе, её владелец, как правило, помогает найти и обучить сотрудников. Например, компания «Текстилия» предлагает консультации по ведению бизнеса, повышение квалификации, обмен лучшими практиками. А «Белорусская косметика» формирует специальную  «группу открытия», которая обучает сотрудников в магазинах франчайзи.

Наша задача ― открыть действующий магазин. Партнёру предоставляется полный комплект документов: от штатного расписания до чек-листов по оценке персонала. Кроме того, мы проверяем контрагентов на благонадёжность, а также занимаемся обучением. Для новых сотрудников составляется дорожная карта, согласно которой они знакомятся с регламентами, осваивают операционные процессы и др.

Алексей Шпаков,
руководитель франчайзингового направления компании «Белорусская косметика»

Как искать сотрудников самостоятельно:

Самостоятельный подбор занимает время, но позволяет наработать опыт. А он необходим, учитывая высокую ротацию кадров в индустрии.

Леонид Мазурик, преподаватель по HR, создатель журнала «Директор по персоналу», выделяет несколько факторов, которые помогут снизить ротацию кадров:

  1. Здоровый климат в коллективе. В идеале ещё на этапе собеседования отсеивать тех, кто склонен к конфликтам. Сплотить команду помогут тимбилдинг, общий досуг и интересы.
  2. Прозрачная система оплаты труда. Если это процент от прибыли, сотрудник должен знать, как и от каких показателей он считается.
  3. Мотивация. Нужно понять, что мотивирует сотрудника на работу, совпадают ли его ценности с идеями бизнеса, видит ли он развитие своей карьеры в компании. Предоставьте возможности для развития (обучение, посещение мастер-классов) и обмена опытом (внутреннее взаимное обучение).

Самостоятельный подбор персонала

Поиск персонала можно условно разделить на три этапа:

  1. Создание объявления о вакансии.
  2. Выбор подходящего канала поиска: где разместить объявление.
  3. Встреча с кандидатами, интервью и финальный выбор специалиста.

Мы сами готовим сотрудников. Сейчас около 80% персонала ― это люди, которые работают в компании больше 10 лет. Одна из особенностей компании ― постоянная коммуникация. Продавцы поддерживают связь с покупателями через WhatsApp, иногда с момента планирования беременности до того, как малышу исполнится год или два. Сотрудник может показать имеющиеся в наличии расцветки или снять видео, как установить автокресло.

Ольга Тесля,
совладелица и генеральный директор сети магазинов для мам и малышей «Олант»

Составьте портрет кандидата

Это нужно сделать, чтобы сформировать объявление о вакансии, которое приведёт к вам нужных кандидатов. Ответьте себе на вопрос: какой специалист вам нужен? Определите квалификацию и загруженность. Опишите потенциальный объём задач, подумайте, сколько времени нужно на их решение. Для чего вам требуется сотрудник? Представьте результат, который докажет эффективность его работы. Запишите, в чём она измеряется, от каких факторов зависит, как меняется по мере роста бизнеса.

Подбирая кандидата на вакансию продавца, мы стараемся представить себе человека, с которым будет комфортно общаться нашим клиентам. Внешность для нас не главное. В основном смотрим на то, насколько человек в себе уверен, как он к себе относится. Важно, чтобы он был доброжелательным, обаятельным, коммуникабельным.

Мария Ким,
соосновательница сети магазинов одежды INSPIRE

Помимо практических навыков, опишите личные качества сотрудника. Например,  HiPO отмечает: «Мы в поиске динамичных, позитивных и вовлеченных в свое дело профессионалов, которые интересуются саморазвитием и открыты новым знаниям. Мы ориентированы на специалистов с предпринимательским мышлением, людей с высоким потенциалом, которые хотят создавать что-то ценное и менять через свою деятельность мир к лучшему».

Составьте текст вакансии

Задача этого текста ― привлечь внимание целевой аудитории. Важно составить лаконичное, понятное и честное предложение о работе. Невыполненные обещания оборачиваются серьёзными рисками, как финансовыми, так и репутационными.

Формируя текст вакансии, определите, что будет служить лид-магнитом. Это условие, которое привлечет внимание соискателей и ответит их ожиданиям от работы. Это может быть гибкий график, высокий процент от выручки, доброжелательный коллектив. Для кандидатов из ближнего зарубежья ― готовность работодателя выделить сотруднику-новичку деньги на оплату патента на длительный срок: от полугода до года. Сотрудник сможет возвращать частями эту сумму из своей зарплаты. Это хорошая поддержка кандидатам из СНГ, так как без патента работать в России нельзя. Если вы готовы оказать такую поддержку, обязательно напишите об этом в объявлении о вакансии.

Леонид Мазурик
преподаватель по HR, создатель журнала «Директор по персоналу»

Название компании

ООО «Ромашка»

Информация о компании

Расскажите о концепции, философии, подходе к работе. Так вы сможете не только найти сотрудников с похожими ценностями, но и ещё раз заявить об индивидуальных чертах вашего бренда.

Причина появления

Это необязательный пункт, но вы можете рассказать, почему вы начали поиск: «Наша команда расширяется, и мы ищем администратора в магазин». Можно добавить пару слов о том, с кем предстоит работать кандидату: сколько человек в коллективе, какой средний возраст сотрудников, каковы перспективы карьерного роста.  

Задачи

Отталкивайтесь от портрета кандидата, который составили ранее. Подробно опишите задачи будущего сотрудника, например: «Наш администратор следит за порядком, формирует график продавцов и следит за складскими запасами...». Укажите, если помимо целей, есть KPI (ключевые показатели эффективности): количество продаж, средний чек и др.

Требования

Помните, что есть профессиональные качества (hard skills) ― знание программ, навыки работы с инструментами, скорость выполнения задач, и личные характеристики (soft skills) ― стрессоустойчивость, коммуникабельность, вежливость. Также есть профессиональные стандарты Минтруда. Жёсткие требования сужают выбор. Указывайте только тот набор компетенций, без которого сотрудник действительно не сможет обойтись для выполнения ежедневных обязанностей. Остальные можно указать с припиской «желательно» или «будет плюсом».

Условия работы

Чем подробнее, тем лучше: «Магазин находится по адресу: Тверская, 1, график работы сменный, с 09:30 до 22:00, обучение дважды в год, есть комната отдыха и столовая для сотрудников и др.». Помните, что у кандидатов разные приоритеты при выборе рабочего места: одним важна близость к дому, другим ― возможность карьерного роста, третьим ― дружный коллектив.

Заработная плата

Можно указать вилку: «50 000 ― 70 000 рублей» и объяснить, от чего будет зависеть уровень вознаграждения. Размер оклада лучше указать после вычета налогов. Большинство кандидатов ждет именно сумму «на руки». 

По мнению экспертов hh.ru, слишком широкая вилка («от 30 000 до 300 000 рублей») вызывает недоверие. А цифры без пояснений могут остаться без внимания. Допустим, у вас «вилка»: для соискателей разного уровня оклад может начинаться от 60 000. Плюс премии — до 50 % от оклада. То есть максимальный доход — 90 000 рублей. Рыночный уровень зарплаты для хорошего специалиста нужного вам профиля — от 80 000 рублей. Вы указали в вакансии только минимум — «60 000 рублей». Соискатели думают, что это и есть реальная зарплата, и закрывают объявление.

Тестирование

Продавцов часто просят о тестовом выходе: обычно это день, когда кандидат может продемонстрировать свои навыки. Укажите: «Предлагаем 1—2 пробных рабочих дня в компании в формате взаимного знакомства».

Призыв к действию и контакты для связи

«Присылайте резюме на почту primer@primer.ru». Здесь же можно попросить кандидата направить портфолио и рекомендации.

При подборе рядовых специалистов можно упростить подачу отклика. На некоторых площадках, например, в соцсетях или на сайтах rabota.ru и trudvsem.ru, кандидат направляет лишь свои Ф. И. О. и место предыдущей работы ― не прикладывая резюме.

Советую запрашивать рекомендации не только у тех, кого кандидат указал в резюме. Найдите сами имена и контакты руководителей или коллег, позвоните им. Уточняя факт работы того или иного человека, используйте утверждения, а не вопросы. Так вы не нарушите закон о персональных данных. А вот дальше можно использовать вопросы: какие задачи стояли перед сотрудником, что ему удавалось хорошо, а что не очень, насколько быстро готовы его отпустить. Если кого-то сильно нахваливают, насторожитесь: возможно, вам хотят «передать» не очень хорошего специалиста. Ярко выраженный негатив тоже подозрителен: иногда ругают, чтобы нужного сотрудника никто не переманил. 5 лет плохого сотрудника никто не будет держать в штате.

Леонид Мазурик
преподаватель по HR, создатель журнала «Директор по персоналу»

Проведите интервью

Просмотрите резюме кандидатов, ознакомьтесь с их ожиданиями и возможностями.

По словам Леонида Мазурика, скрининг резюме следует проводить в два этапа. Сначала убедитесь, что опыт, образование и навыки соответствуют требованиям вакансии. Затем оцените факторы риска. К ним относится, например, частая смена работы. Не берём в расчёт тех, кто младше 30 лет и находился в поисках себя. Насторожить должны те, кто никак не мог ужиться в разных коллективах и энтузиасты, которые уходили сразу после запуска проекта. Первые будут провоцировать конфликты, а вторые подходят только для стартапов. Например, хороших администраторов, способных отлаживать и поддерживать процессы, из них не получится. Для них это скучно.

Ещё один фактор риска ― cверхквалификация (overqualified), когда знания и навыки превышают требуемый уровень. Выясните, в чём мотивация кандидата, почему он претендует на должность ниже, чем может. Если человек заявляет, что не хочет быть управленцем, ему нравится качественно выполнять работу, в которой он досконально разбирается, это может быть правдой. Даже если сотрудник, как вы и опасаетесь, через год-полтора покинет коллектив, так как ему станет скучно, всё равно он может сделать много хорошего для компании, передать свой опыт коллегам.

У нас довольно серьёзные требования: наши сотрудники не курят, знают английский, чтобы читать номенклатуру, не имеют цветных волос, пирсинга, татуировок ― консультант должен запоминаться лишь профессионализмом и внимательностью. До рассмотрения резюме мы просим соискателей заполнить несколько анкет, в том числе указать контакты для рекомендаций. Затем мы беседуем с кандидатами и лучшим из них предлагаем стажировку в магазине. Это 2―3 дня, за которые можно оценить навыки человека, его мотивацию, включённость в процессы.

Ирина Кузнецова,
соосновательница магазина свечей и ароматов для дома Candlesbox

Оцените адекватность кандидата: если претендент на позицию менеджера по работе с клиентами прикрепляет к резюме фото в купальнике, насторожитесь. Прежде чем принимать решение, соберите рекомендации. Убедитесь, что чрезмерная открытость человека не скажется на работе.

Выберите несколько человек и пригласите их для собеседования. Предупредите, кто и о чём будет с ними разговаривать, а также сколько времени займёт беседа. Спланируйте все интервью так, чтобы между ними было 20―30 минут: время понадобится, чтобы зафиксировать впечатления о собеседнике.

На личной встрече можно многое понять. После анкетирования мы проводим сначала групповое собеседование ― важно оценить кандидата на фоне других людей, а затем индивидуально. Обязательно просим рассказать о любимом косметическом продукте так, чтобы его захотелось купить. Для человека это отличный шанс продемонстрировать свою инициативность, коммуникабельность, словарный запас. Продавец должен быть увлечён тем, что делает, говорить «вкусно».

Алёна Васильева,
соосновательница магазина косметики «Кокос и мир»

Далее список вопросов, которые можно задать очно или в онлайн-формате.

Цель Примеры вопросов
Узнать цели, мотивы и основные приоритеты кандидата

Что вы знаете о нашей компании?

По какой причине вы ищете работу?

По каким критериям выбираете работу?

Как оцениваете команду, с которой предстоит работать?

Сколько вы проработали на последних местах и почему решили сменить компанию?

Понять зону ответственности и профессиональные качества 

Каким программами вы владеете?

Какие обучающие курсы хотели бы пройти?

Сверить ожидания и возможности друг друга

На какую зарплату вы рассчитываете?

Как вы хотели бы видеть свой карьерный рост?

Что вам необходимо для максимальной продуктивности?

Оценить темперамент, характер, коммуникативные навыки

Чем занимаетесь в свободное время?

Насколько вам важна поддержка коллег?

Оценить конфликтность Приходилось ли увольняться по принципиальным соображениям? Как вы относитесь к конфликтам?

На этапе собеседования важно оценить конфликтность человека. Склонные к скандалам люди могут рассорить весь коллектив. Спросите, какие у человека есть слабые стороны. Если специалист ответит, что у него нет слабых сторон, возможно, он не умеет признавать ошибки и винит в них других.

Попросите кандидата рассказать о проблемах на предыдущем месте работы. Если к трудностям соискатель подходил трезво и сдержанно, это хороший знак. Если он сосредоточен на своих негативных эмоциях, описывает преимущественно то, как злился на виновников, это повод задуматься: человек достаточно конфликтный.

Послушайте, что говорит кандидат в ответ на вопрос, приходилось ли ему увольняться по принципиальным соображениям. Если он указывает на реальные принципы (например, принуждение к незаконным действиям), это нормально. Если кандидат причиной увольнения указывает просьбу начальника помочь коллеге, это основание предполагать, что он конфликтен.

Леонид Мазурик
преподаватель по HR, создатель журнала «Директор по персоналу»

В таблице приведены лишь примерные вопросы, которые помогут познакомиться с кандидатом. Вы можете составить собственные, однако, важно помнить о том, что некоторые темы поднимать не стоит. К ним относятся: семейные планы (почему не замужем?), религия, политика, национальность.

В заключение расскажите подробнее о компании, возможностях для развития, ответьте на вопросы кандидата. Перед тем как расстаться, важно договориться, что будет происходить дальше: кто и когда сообщит о принятом решении, потребуются ли дополнительные встречи и др.

Любой сотрудник компании должен быть адвокатом бренда: транслировать его ценности и рассказывать о его преимуществах. Особенно это важно для сотрудников, занимающихся продажами. В этой сфере нужно не только знать, что делать, но и любить сам процесс. Помните, что продажи ― это про действия. Старый тест «Продай мне эту ручку» покажет лишь насколько человек коммуникабельный. На собеседовании лучше попросить кандидата рассказать самый сложный случай, когда ему удалось заключить сделку. Или задать такую ситуацию самостоятельно: «Клиент требует большую скидку и грозит негативным отзывом, что вы будете делать?».

Роман Полосьмак
тренер по продажам

Пришлите оффер или отказ

Официальное предложение о трудоустройстве работнику в зарубежном трудовом праве называют job offer, в российской практике ― оффер. Обычно это письмо с финальными договорённостями: на какую должность с какой зарплатой принят сотрудник, когда он может приступать к работе.

Это не официальный трудовой договор, а соглашение о намерениях. Однако в суде в спорах кандидатов и работодателей подобное письмо могут приравнять к заключенному трудовому договору. И если компания, направив соглашение, передумает брать на работу соискателя, суд может обязать это сделать.

Кроме того, Трудовой кодекс РФ обязывает работодателей, если соискатель попросит,  в течение 7 рабочих дней дать мотивированный отказ принять его на работу. Выразите сожаление, аргументируйте правдиво, но корректно сформулированными причинами.

Требование в вакансии, которое не связано с деловыми качествами (например, о том, что нужен кандидат опредёленного пола, возраста, национальности, внешности) может быть расценено как дискриминация. И отказ на этом основании ㅡ тоже. Укажите на объективные деловые качества и несоответствия требованиям вакансии. Например, на недостаток стажа  или нерелевантный опыт.

По мере роста компании обновляйте стратегию поиска и информацию о компании. Площадкам, где вы нашли подходящих специалистов, уделяйте больше внимания, интересуйтесь новыми школами, профессиональными конференциями. Ключевые бизнес-показатели и достижения компании можно смело добавлять в список преимуществ. Это укрепляет HR-бренд компании, повышая её привлекательность для кандидатов.

 Главное