ПО ЗАКОНУ

  6 МИН

Как управлять запасами в кризис

Если спрос упал или резко вырос, а поставки могут задержаться, пересмотрите подход к запасам.

Спрогнозируйте примерный спрос на товар или услугу

Прежде чем действовать — увеличивать закупочные партии сырья и товаров или, наоборот, распродавать запасы со складов по акции, — проанализируйте спрос. Что поможет:

  • Анализ ситуации у конкурентов в динамике. Если они сталкиваются с ростом или падением спроса, с большой вероятностью это повторится и в вашем бизнесе.
  • Анализ внешних факторов. По данным ФАС, в отдельных регионах спрос на продукты питания увеличился на 70 %. Одновременно с этим приостановили работу салоны красоты, развлекательные центры, в заведениях общепита продают еду навынос или через услугу доставки, а магазины с товарами не первой необходимости торгуют онлайн.

Оцените существующие запасы

Ответьте на несколько вопросов:

  • сколько продукции нужно для бесперебойной работы в ближайший месяц;
  • как меняется спрос на каждую категорию товаров;
  • меняются ли условия закупки (повышается ли цена, есть ли ограничения) и сроки доставки;
  • сколько сырья или продукции необходимо для формирования страховых запасов, которые покроют спрос на определённое время, если поставок не будет.

Самый простой способ рассчитать страховой запас — по количеству дней. Снабженец компании решает, на какой период хочет закупить продукцию при отсутствии поставок, и умножает это число на величину дневного спроса.

Пример

В магазине покупают 10 упаковок чая в день. Значит, чтобы товар был на полках 14 дней при условии отсутствия поставок, страховой запас должен составлять 140 пачек.

«Для того чтобы принять решение об увеличении закупок, нужна более глубокая аналитика, нежели реакция на ситуативное исчезновение с полок товаров первой необходимости. Скорее всего, это краткосрочный всплеск, и вряд ли необходимость в этих продуктах вырастет настолько, чтобы поддерживать спрос на том уровне, на котором он был последние дни. Безусловно, этой группой товаров начнут пользоваться чаще, но незначительно», — считает Илья Пуйда, генеральный директор компании — производителя чая Floris. В 2015 году предприятие лишилось 70 % поставщиков сырья. На поиск новых ушёл год. В то время продолжить выпуск продукции получилось благодаря сформированным запасам.

Примите решение о закупке

Если понимаете, что в ближайшее время повышенного спроса на ваши товары не предвидится, распродавайте оставшееся на складе и сведите расходы на закупки к минимуму, вопреки выгодным предложениям и скидкам от поставщиков. В долгосрочной перспективе они обернутся для вас убытками — необходимостью хранить на складе излишки или даже списывать невостребованную продукцию.

Если анализ показал, что спрос сохранится или даже увеличится, закупку, наоборот, не стоит откладывать. Это может привести к дефициту товаров или сырья. «Выжидательная позиция — не самая сильная, поэтому, даже если вы не можете понять, что будет со спросом на ваш товар, необходимо высвобождать оборотные средства», — советует Пуйда. Вместе с тем в период, когда спрос трудно спрогнозировать, предприниматель рекомендует отказаться от экспериментов и новинок в ассортименте как минимум на два ближайших месяца.

Оцените внешние факторы

К ним относятся:

  • рост закупочных цен;
  • изменение сроков доставки;
  • условия сотрудничества — время оплаты, минимальный объём партии и т. д.

Если из-за закрытия границ или остановки предприятий некоторые поставки организовать невозможно, постарайтесь найти альтернативу внутри страны. Подробнее о том, что делать в такой ситуации, читайте в нашей инструкции. В ситуации, когда вы не можете оплатить необходимую закупку, договоритесь об отсрочке или поэтапной оплате.

Ведите оперативный учёт

Поступление товаров, продажи, хранение, инвентаризацию нужно учитывать в товароучётной системе. Иначе сложно понять, какие запасы стоит увеличить, а какие — сократить.

Простая таблица в Excel не застрахует от ошибок, в ней можно сделать опечатку или перепутать данные. Лучше использовать автоматизированные сервисы, например «Мою торговлю».

Короче

1

Проанализируйте объёмы запасов и оцените популярность продуктов по категориям. Сократите закупку непопулярных товаров, откажитесь от новинок и экспериментов.

1

Рассчитайте объём страховых запасов, который позволит продержаться некоторое время без поставок, и оперативно организуйте их закупку.

1

Настройте системы учёта. Сотрудники должны ежедневно отчитываться о реализованной продукции. Это поможет заранее определить, какие запасы скоро нужно будет пополнить.