УРОКИ БИЗНЕСА

  4 МИН 

Как команде работать удалённо

Удалённая работа делает команду гибче и экономит время сотрудников. Рассказываем, как перевести персонал в режим хоум офиса.

Обеспечьте сотрудников техникой

Организуйте всё так, чтобы сотрудники стабильно были на связи и не пропадали, работали в помещении с бесперебойным интернетом и могли созвониться в любой момент. Придётся либо докупить необходимую технику, либо перевезти её из офиса в квартиры членов команды.

Компьютеры нужно подключить к VPN-сервису: он шифрует данные, которыми обмениваются коллеги. Так сведения не будут доступны сторонним пользователям. Установите также софт для удалённого контроля компьютеров. Можно использовать TeamViewer или аналоги. Тогда работники IT-службы оперативно обеспечат сотрудникам техническую поддержку.

Создайте виртуальный офис

Организовать рабочее пространство в интернете помогут специальные сервисы — таск-менеджеры. Они позволяют ставить задачи, контролировать скорость и качество выполнения работы. У них есть бесплатные версии. Эти сервисы не требуют установки на компьютеры.

Настройте также программы для электронного документооборота и доступ к облачным хранилищам данных.

Используйте CRM

В системе управления взаимоотношениями с клиентами можно хранить клиентскую базу. Она покажет, сколько звонков совершил сотрудник и о чём он договорился с клиентом. Система автоматически фиксирует все разговоры и их результаты.

CRM интегрируется с почтой, мессенджерами, АТС. С помощью облачных АТС можно звонить с компьютера. У Сбербанка есть своё решение.

Пересмотрите регламенты

На удалёнке лучше фиксировать вводные по задачам и их статус в единой системе, иначе часть информации ускользнёт, а руководитель не сможет проконтролировать работу команды. Пропишите это в регламентах вместе с ключевыми показателями эффективности (KPI) каждого сотрудника. Например, скольких клиентов должен обзвонить менеджер за день.

Договоритесь с сотрудниками, в какие часы они обязаны быть на связи. Это позволит синхронизировать графики без ущерба для эффективности.

Выберите способы связи

В регламентах также укажите, какие вопросы будут обсуждаться письменно, а какие устно. Унифицируйте платформы коммуникации: для обмена сообщениями можно использовать сервисы Slack или Jabber, а конференц-звонки организовывать в Zoom или Skype. Даты и время переговоров фиксируйте в календаре.

Попросите сотрудников решить семейные вопросы

Объясните сотрудникам, что дома нужно уделять работе столько же времени, сколько раньше. Они не смогут совмещать её с домашними делами и уходом за детьми в рабочие часы — о таких нюансах придётся подумать заранее.

Короче

1

Проведите инструктаж сотрудников и объясните принципы удалённой работы.

1

Организуйте тестовый период, чтобы проверить, как компания выполняет свои функции в новом режиме. Скорее всего, проблемы удастся обнаружить уже после первого дня.

1

Обеспечьте сотрудников техникой и необходимым софтом.

1

Пропишите регламент удалённой работы: как проводятся встречи, какие вопросы обсуждаются во время созвона, а какие — в чате.