УРОКИ БИЗНЕСА

 5 МИН

Как перевести офис на удалённую работу

До России добрался коронавирус. Отменяют мероприятия, рекомендуют не ходить в места большого скопления людей, чаще мыть руки и чихать в локоть. Чтобы остановить распространение вируса, бизнес тоже принимает меры. В его силах купить дезинфекторы и перейти на удалённый режим работы.

Собрали инструкцию, как перейти на удалёнку с меньшим ущербом для бизнес-процессов.

Что поменять

Во внутренних процессах

Если часть ваших сотрудников будет работать из дома, позаботьтесь, чтобы всегда быть с ними на связи.

Если для внутренних сервисов (например, почты) используете VPN, пусть у всех сотрудников будет к нему доступ с домашних компьютеров. В компьютерах с системой Windows 10 VPN можно настроить в разделе «Сетевые подключения», на Mac — в системных настройках в разделе «Сеть».

Чтобы контролировать выполнение задач, предложите команде бесплатный сервис управления проектами — например, Trello. Там можно настроить «доски» по типам задач, назначить ответственных и сроки. Если нужно совместно работать с документами — используйте Яндекс.Диск или Google Drive.

Встречи и собрания проводите в Zoom или в режиме аудиоконференции в WhatsApp, Skype или Telegram.

Оформите корпоративную подписку на сервис медицинских услуг: DOCDOC, например, или Яндекс.Здоровье. Это удобно: не надо идти в поликлинику или вызывать врача на дом, если вдруг кто-то из сотрудников заметит у себя тревожные симптомы. Доктор выслушает, ответит на вопросы и проконсультирует. Беседа с квалифицированным врачом успокоит на фоне всеобщей паники.

В работе с клиентами

Минимизируйте личное общение с клиентами. Если это невозможно, снабдите персонал антисептиками и медицинскими масками, регулярно проветривайте помещения и следите за режимом труда. Важно, чтобы сотрудники не переутомлялись.

Временно уберите опции самовывоза товаров и оплаты наличными курьеру. Доставку сделайте «бесконтактной»: пусть курьер оставляет заказ в нужном месте, отходит на безопасное расстояние — 2-3 метра, а клиент сам забирает посылку.

Запись на услуги переведите в онлайн- или хотя бы телефонный режим. Убьёте двух зайцев: снизите риски для клиентов и сотрудников и автоматизируете рутину. Помогут полезные сервисы: инструменты вроде YCLIENTS для удалённой записи и аналитики и CRM-системы для сбора и хранения клиентских данных. Только помните, что формировать клиентскую базу нужно в соответствии с законом. А ещё подумайте, нельзя ли в вашем случае и сами услуги (например, консультации) оказывать через интернет.

Если пока не подключили эквайринг — безналичную оплату в торговой точке или в интернете, то сейчас самое время. Карты и NFC-платежи — более гигиеничные способы, чем наличные. Небольшому бизнесу подойдёт оплата по QR.

В работе с контрагентами

Правила те же: избегайте наличных, особенно передачи купюр из рук в руки. Для мелких покупок используйте бизнес-карты, которыми можно расплачиваться напрямую с расчётного счёта, в том числе в интернете. Например, оформите бесплатную цифровую карту Сбербанка — онлайн без визита в офис.

За поставки расплачивайтесь в интернет-банке. Если вы клиент Сбербанка, следите за операциями и оформляйте платёжные поручения в Сбербанк Бизнес Онлайн — советуем создать и сохранить шаблоны.

Работу склада контролируйте удалённо с помощью систем товароучёта. Сбербанк для этих целей предлагает сервис «Моя торговля».

В отношениях с госорганами

Во время карантина рекомендуем не обивать пороги учреждений, а решать все вопросы через электронные приёмные. Чтобы подписывать и подгружать документы на сайты налоговой, Пенсионного фонда и подобных инстанций, получите усиленную квалифицированную электронную подпись и подключите электронный документооборот. ЭДО позволит не встречаться с контрагентами лично, чтобы заключить договор, а электронную подпись, если захотите, доставит курьер.

Если нет желания разбираться и оформлять подпись отдельно, отправляйте документы сразу во все инстанции в единой системе.

Подавать бухгалтерскую отчётность в электронном виде будет ещё удобнее, если и бухучёт вести с помощью онлайн-сервиса, где есть подсказки, шаблоны, налоговый календарь и консультации специалистов. У Сбербанка это «Моя бухгалтерия Онлайн».

Поучиться

Время, которое вы и ваши сотрудники тратили на дорогу до работы, теперь можно использовать для самообучения.

Пройдите курсы на Coursera, Бизнес классе и Деловой среде. Почитайте статьи в блоге — мы помогаем разобраться в законах и выстроить бизнес-процессы.

-

Общая рекомендация от Сбербанка

Пока старайтесь реже ходить в офисы банка и управляйте расчётным счётом в Сбербанк Бизнес Онлайн.

Берегите себя и свой бизнес.