В идеале учёт товарно-материальных ценностей (ТМЦ) должен быть таким: товар поступает — его вносят в учётную систему, товар продают — его списывают. Расхождений нет: что в накладных, то и по факту.

На практике могут быть и другие ситуации:

1. Недостача — товар числится по документам, но отсутствует в магазине. Он был неправильно подсчитан при приёмке или его украли.
2. Излишек — товара в наличии больше, чем по документам. Товар продан, но не был передан покупателю.
3. Пересортица — по документам у товара одно наименование или артикул, а по факту — другое. Сотрудник не обратил на это внимание, когда принимал товар.

Инвентаризация товара помогает найти и устранить недостачу, излишки и пересортицу. По сути, это пересчёт ТМЦ, в ходе которого сверяют их фактическое наличие с данными учётной системы. Инвентаризация нужна, чтобы избежать убытков и правильно составить бухгалтерскую отчётность.

Заодно инвентаризация в магазине выявляет, в каком состоянии хранится товар, у каких позиций истекает или уже истёк срок годности, есть ли штрихкоды, читаемы ли они и пр. Пересчитывать можно весь ассортимент или отдельные категории товаров.

Когда проводят инвентаризацию

Инвентаризация бывает плановой и внеплановой.

Плановую один раз в год обязаны проводить юрлица и ИП, которые ведут бухгалтерию. Это делают с 1 октября по 31 декабря: нужно уложиться до окончания финансового года и сдачи бухгалтерской отчётности. Конкретные сроки в рамках этого периода (например, ежегодно с 11 по 12 ноября) закрепляют в учётной политике.

В магазине можно пересчитывать не только товарные запасы, но и основные средства: здания, сооружения, стеллажи, транспорт, спецтехнику, кассовое и другое оборудование. В обязательном порядке это делают минимум 1 раз в 3 года.

Внеплановую инвентаризацию проводят по мере необходимости. Например:

1. При смене более 50% коллектива материально ответственных лиц (МОЛ).
2. По требованию одного из МОЛ. Например, если новый сотрудник хочет проверить ТМЦ перед тем, как взять за них ответственность.
3. При передаче товаров новому владельцу бизнеса.
4. При обнаружении кражи или порчи товаров.
5. При изменении ассортимента магазина. Например, в нём больше не будут продавать бытовую химию. Прежде чем отправить её в другую торговую точку или поставщику, продукцию нужно пересчитать.
6. Если торговую точку ликвидируют.
7. Если часть ТМЦ сгорела, затоплена, утрачена в результате ограбления или другой непредвиденной ситуации.

Кто проводит инвентаризацию

Перед инвентаризацией руководство магазина выпускает приказ в произвольной или типовой форме. В нём прописывают дату мероприятия и ответственных лиц — кто будет пересчитывать товар и состоять в инвентаризационной комиссии, которая изучит результаты пересчёта.

Кто считает товар: материально ответственные лица — продавцы, кладовщики.

Кто состоит в комиссии: сотрудники, которые не несут материальную ответственность, — товароведы, бухгалтеры, менеджеры и пр.

В комиссии должно быть не менее трёх человек, в её состав не включают МОЛ, так как они могут подделать результаты в своих интересах.

Обычно инвентаризацию проводят, когда магазин закрыт: вечером, ночью либо в выходной день. Её длительность зависит от количества товаров, привлечённых к процессу сотрудников и технического оснащения. В следующем разделе — подробная инструкция по инвентаризации.

Какие шаги включает инвентаризация

1. После закрытия кассовой смены член инвентаризационной комиссии формирует отчёт по остаткам товара в магазине. Автоматически это можно сделать в программах для товароучёта.
2. Данные из отчёта заносят в инвентаризационную ведомость или опись. В ней должен быть перечень товаров — напротив каждого наименования указано количество, которое числится на балансе.
3. Для сотрудников, которые будут считать товары, в инвентаризационной ведомости скрывают количество товаров на балансе, оставляют только перечень наименований. Это нужно, чтобы результаты не подделали.
4. Ведомость распечатывают и передают сотрудникам. Они начинают считать товар и пишут фактическое количество напротив наименований, делают отметки по качеству или срокам годности, если необходимо.
5. Когда подсчёт окончен, инвентаризационную ведомость отдают членам комиссии. Если фактические и учётные данные не сошлись — составляют акты о расхождениях. Все документы передают в бухгалтерию с подписями членов комиссии.
6. На основании инвентаризационной ведомости и актов, если они есть, бухгалтер готовит сличительную ведомость, которая показывает расхождения по количеству и наименованиям или их отсутствие.

Ведомости и акты необязательно заполнять по типовым формам. Вы можете разработать свои, но их надо закрепить в учётной политике или локальных нормативных документах.

Фрагмент сличительной ведомости в произвольной форме

Как проводить инвентаризацию быстрее:

1. Считать товары с помощью терминалов сбора данных (сканеров штрихкода), а не вручную. Одни терминалы могут загружать данные в компьютер или товароучётную систему без специальных программ, для других требуется дополнительное ПО. Вместо сканеров можно установить мобильное приложение. Оно позволяет сканировать штрихкоды через камеру смартфона.
2. Нанять компанию-посредника, которая проводит инвентаризации. Как правило, посредники привлекают своих сотрудников к пересчёту и применяют свои терминалы сбора данных. Вам нужно только обеспечить им доступ к ТМЦ.

Как учитывать разные виды товаров

Если вы продаёте товары на развес, например орехи, или на розлив, например, бытовую химию, то их нужно взвешивать или измерять. При инвентаризации таких товаров учитывают нормы естественной убыли.

Естественная убыль (ЕУ) — это изменение физических характеристик товара — массы, объёма, количества — в процессе транспортировки и хранения. К естественной убыли приводят усушка, утруска, разлив, распыление, крошение и пр.

Например, месяц назад вы купили мешок мармелада и перепродаёте его в своём магазине на развес. В мешке 50 кг, на момент инвентаризации вы продали 40, но при взвешивании выяснилось, что осталось 9 кг — одного не хватает. Предположим, что это первая инвентаризация в магазине, ранее вы не пересчитывали данный товар. Рассчитаем, сколько кг должно остаться в мешке:

1. Для определения нормы ЕУ магазины делят на разные группы в зависимости от климата и площади. Допустим, ваш магазин — во второй группе по климату, которая включает большинство регионов страны, и во второй группе по площади — до 400 кв. м. Норма ЕУ мармелада для вас — 0,49%.
2. Рассчитаем ЕУ по формуле:
   ЕУ = (Т х Н) / 100, где:
   Т — исходное количество мармелада.
   Н — норма убыли.
   ЕУ = (50 х 0,49) / 100 = 0,245 кг
3. 50 кг – 40 кг – 0,245 кг = 9,755 кг — минимум столько должно остаться в мешке. Ваша недостача по итогам инвентаризации — 755 гр.

Предприятия не могут самостоятельно устанавливать нормы естественной убыли.

Как подвести итоги инвентаризации

В рамках инвентаризации подводят промежуточные и финальные итоги.

Промежуточные. Если инвентаризационная комиссия получает ведомость с расхождениями, то прежде чем передать её вместе с актами в бухгалтерию, она перепроверяет «проблемные» наименования товара. Ненайденный товар могли переложить в другое место. Так бывает, когда в магазинах откладывают одежду или обувь по просьбам покупателей или когда продавец случайно ставит товар не на ту полку.

Финальные. На основании инвентаризационной и сличительной ведомостей, актов о расхождении (если они есть) бухгалтер составляет отчётный документ — сводку результатов. После этого издают приказ или распоряжение об утверждении итогов инвентаризации.

Что делать с расхождениями

Пересортицу отражают в учётной системе. Излишки и недостачу бухгалтер вносит в налоговый и бухучёт. При этом статьи доходов и расходов, на которые их можно отнести, и проводки для них зависят от причин появления излишков или недостачи. Например, если товара не хватает из-за пожара в магазине, то у вас должны быть документы из МЧС, которые это подтверждают. Тогда в бухучёте это будут прочие расходы, а в налоговом — внереализационные.

Как ещё можно отразить недостачу:

1. Списать как допустимую, например, связанную с хищениями со стороны покупателей. Для этого в вашем локальном нормативном акте должны быть зафиксированы нормы подобных списаний. Предприятия устанавливают такие нормы на своё усмотрение, в размере определённого процента от выручки;
2. Списать на бухгалтерские ошибки прошлых периодов в соответствии с ПБУ 22/2010, если недостача возникла, например, из-за опечатки в накладных;
3. Списать из нераспределённой прибыли и пр.

Как возместить убытки:

1. Компенсировать недостачу излишком полностью или частично, если у вас обнаружилось и то и другое.
2. Установить виновных, если товар утрачен во время пожара, затопления или кражи, и взыскать с них ущерб по соглашению сторон или через суд. О том, что делать, если сотрудники воруют, мы написали в отдельной статье.
3. Удержать недостачу с материально ответственных лиц, если виновные не установлены. Взыскание распределяется между МОЛ поровну или в других пропорциях, зафиксированных в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Единовременная сумма взыскания не может превышать 20% от заработной платы после вычета НДФЛ.

Главное

🧮 Инвентаризацию проводят, чтобы сопоставить фактическое наличие товара с данными учётной системы, найти и устранить недостачу, излишек и пересортицу.

💡 Инвентаризация бывает плановая и внеплановая. Первую проводят в обязательном порядке раз в год для сдачи бухгалтерской отчётности, вторую — по мере необходимости.

📝 Перед инвентаризацией нужно выпустить приказ о её проведении, указав состав инвентаризационной комиссии и список материально ответственных лиц, которые будут считать товар.

🏪 Для проведения инвентаризации закрывают магазин и кассовую смену, формируют отчёт по остаткам.

📋 После пересчёта товаров заполняют инвентаризационную ведомость, акты о расхождениях, если они есть, и отдают их бухгалтеру.

⚖️ Финалом инвентаризации будет отчёт бухгалтера о её результатах. Если выявлены излишки и недостача — он отразит их в налоговом и бухучёте.

💸 Недостачу компенсируют за счёт всего коллектива материально ответственных лиц или конкретных виновников, если они установлены.