УРОКИ БИЗНЕСА

  7 МИН

Инструкция по закупкам: 3 способа пополнять запасы

Небольшие магазины часто пополняют складские запасы на глаз, интуитивно. На это уходит много времени, к тому же ошибок при такой стратегии не избежать. Разбираемся, как закупать товары в верном количестве и в срок.

Основных проблем при хаотичных закупках три: дефицит, профицит и неликвидность товарных категорий.

Дефицит — недостаток товара. Спрос превышает предложение, и в результате товар недопродаётся. К тому же ухудшается репутация магазина — клиенты уходят к тем, у кого дефицита нет.

Пример

Каждый день магазин продаёт 100 пакетов молока по цене 50 рублей каждый. Менеджер по закупкам неправильно рассчитал объём заказа поставщику, и молоко закончилось — образовался дефицит. Каждый день, пока молока нет на полках, магазин теряет 5000 рублей выручки. И это только на одном молоке.

Профицит — избыток товара. Продукт лежит на полке, но его не покупают или покупают медленно. Так бывает, если заказать слишком большую партию или заказывать поставки чаще необходимого. В итоге — товар занимает место, вы несёте дополнительные затраты на хранение и замораживаете деньги.

Пример

Магазин А закупил тушёнку на 800 тысяч рублей — 16 тысяч банок тушёнки по 50 рублей каждая. При среднесуточной норме спроса 100 банок в день их хватит на 5,3 месяца. Если продавать тушёнку по 100 рублей за банку, прибыль составит 800 тысяч рублей, или 150 тысяч рублей в месяц.

Магазин В купил тушёнку на 600 тысяч рублей — 12 тысяч банок по той же закупочной цене. А 200 тысяч рублей потратил на рекламу. Благодаря рекламе продажи составили 125 банок в день. Всю тушёнку продали за 3,3 месяца. Прибыль составила 600 тысяч рублей. Меньше, чем у магазина А, но оборот произошёл быстрее. В расчёте на месяц прибыль равна 181 тысяче рублей. Из-за оптимального размера заказа магазин В получил дополнительно 200 тысяч рублей.

Неликвидность — невозможность продать товар по розничной цене из-за низкого качества, несоответствия моде или истекших сроках годности. Компания в убытке, потому что деньги, вложенные в закупку, вернуть нельзя.

Пример

Магазин закупил 160 тысяч банок тушёнки. Спрос — 100 банок в день, значит, продавать их будут 4 года и 3 месяца. Срок хранения тушёнки — 3 года. Выходит, через 3 года в магазине будет 50 тысяч просроченных банок, на которые в своё время потратили 2,5 млн рублей.

Как выстроить стратегию закупок

Методы пополнения запасов для разных товарных категорий могут отличаться даже в пределах одной компании. Для начала определите ключевые товары: ABC- и XYZ-анализы помогут ранжировать товар по приоритетности и спросу.

АВС-анализ делит товары по уровню ценности для бизнеса на три класса:

  • А — наиболее ценные: 20% ассортимента, 80% продаж;
  • В — промежуточные: 30% ассортимента, 15% продаж;
  • С — наименее ценные: 50% ассортимента, 5% продаж.

XYZ-анализ делит товары по характеру спроса, тоже на три класса:

  • X — товары с постоянной величиной спроса. Спрос на них можно прогнозировать с точностью до 90%;
  • Y — товары, спрос на которые можно прогнозировать с точностью до 70%;
  • Z — товары с неопределённым спросом. Спрос на них можно прогнозировать с точностью менее 70%.

Ключевые товары — те, что попадают в категории A и X. Их чаще всего покупают, и спрос на них легко предсказать. В первую очередь продумайте закупку этих товаров. Рассмотрим 3 главных метода пополнения запасов.

Фиксированный объем заказа

Этот метод используем для критически важных товаров, которые постоянно должны быть на складе в большом количестве. Закупать их небольшими партиями невозможно или слишком дорого. Заказываем поставку, когда запас снижается до определённого уровня. День или год прошёл с последней закупки — неважно, это зависит от интенсивности спроса. Чтобы такая модель работала, нужно постоянно мониторить количество товара в запасе.

Пример

Основной товар магазина — курица. Вы заказываете её в Нижний Новгород из Вологды, поэтому фура на 300 кг приезжает с задержкой в сутки. В холодильнике хранится 500 кг, и заказывать поставку нужно при таком уровне остатка, чтобы она полностью заполняла холодильник. Заказывать меньше 300 кг невыгодно — себестоимость товара увеличится.

Рассчитываем, при каком остатке оптимально заказывать поставку:

Фиксированный период поставок

Модель используем для второстепенных товаров. В случае дефицита убытки будут незначительными. Расходы на заказ и доставку небольшие и не зависят от объёма. Заказ на поставку производим регулярно через фиксированные промежутки времени. Не нужно постоянно мониторить объём остатка: раз в период смотрим, сколько товара осталось, и пополняем запас до нормы.

Пример

Вы также продаете курицу, но это не основной товар. Поставщик в одном городе с вами, поэтому может быстро привезти любое количество товара. Оптимальное решение — заказывать поставки разного объёма раз в три дня.

Фиксированный период + система Min-Max

Min-Max используется, когда постоянно проверять объём запаса слишком затратно. Остаток проверяют через заданные промежутки времени, и заказ делают только в случае, если остаток меньше установленного минимального уровня.

Пример

Вы продаёте курицу и определили: минимальное количество товара на складе — 100 кг, максимальное — 500 кг. Раз в неделю проверяете остаток — поставку заказываете только тогда, когда на складе меньше минимума. Объём рассчитывается, чтобы полностью заполнить холодильник.

Закрепим

Чтобы пополнять складские запасы вовремя и тратить на это минимум ресурсов, автоматизируйте этот процесс:

1

Определите ключевые товары, используя ABC- и XYZ-анализы;

2

Внедрите один из методов пополнения запасов для ключевых товаров, затем для остальных товаров, учитывая их специфику;

3

После тестового периода проведите аналитику и отшлифуйте стратегию закупок, учитывая все особенности вашего бизнеса и товара: сезонные колебания, сроки хранения товаров, издержки на логистику.