ПО ЗАКОНУ

  13 МИН

Как вести бухгалтерский учёт и понять, нужен ли вам бухгалтер

Следуя букве закона, ИП и организации ежегодно отчитываются о результатах своей деятельности перед налоговой службой. Систематизировать информацию о хозяйственной жизни предприятия для этой цели помогает бухгалтерский учёт. В зависимости от организационно-правовой формы, выбранного налогового режима и видов деятельности вести бухучёт можно по-разному. В этой статье рассказываем о принятых в бухгалтерии стандартах и разбираемся, реально ли обойтись без профильного специалиста.

Бухгалтерский учёт — это система непрерывного сбора, документирования и обобщения информации о хозяйственной деятельности предприятия, его имуществе и обязательствах.

Зачем нужен бухучёт

Пока бизнес некрупный, кажется, что всю информацию о денежных потоках и обязательствах возможно удержать в голове или достаточно записывать самое важное в тетрадку, а вести бухучёт бессмысленно. Это в какой-то мере правда: чем меньше бизнес и количество сделок, тем проще отслеживать операции. Но грамотный бухгалтерский учёт позволяет не только фиксировать факты хозяйственной жизни. Благодаря ему можно:

  • Оценить реальное финансовое положение предприятия
  • Контролировать работу компании и выявлять расхождения с прогнозами
  • Находить резервы
  • Определять выгодные и убыточные операции
  • Следить за соответствием деятельности нормам законодательства
  • Вовремя сдавать отчётность, соблюдая график

Согласно закону 402-ФЗ, бухучёт могут не вести ИП и филиалы иностранных компаний — все остальные предприятия обязаны это делать и сдавать конкретные формы отчётности в налоговую.

Правила бухучёта и ключевые понятия

Основа бухучёта — обработка первичных документов, которые соответствуют конкретным хозяйственным операциям. Это авансовые отчёты, счета-фактуры, накладные и т.п. Можно использовать унифицированные формы первичных документов или разработанные самостоятельно — главное, чтобы они содержали все реквизиты, прописанные в п. 2 ст. 9 закона 402-ФЗ. Для некоторых видов «первички» использование стандартных форм обязательно.

Сведения из первичных документов фиксируются в бухгалтерских регистрах — бумажных или электронных документах в форме ведомостей, журналов, таблиц и т.п. Каждое предприятие самостоятельно выбирает, какие регистры использовать, применяя стандартные или разработанные «под себя».

Информация из «первички» вносится в регистры по принципу двойной записи, которая отражает приход и расход материальных благ. Например, закупка сырья – это приход материалов для производства и в то же время — расход денежных средств. По каждому первичному документу в одной колонке прописывается приход (дебет), а во второй — расход (кредит) в денежном эквиваленте.

Один и тот же факт хозяйственной жизни «проводится» через обе колонки и помечается двумя разными числовыми кодами. Эти числовые коды называются бухгалтерскими счетами и соответствуют конкретным группам близких хозяйственных операций. Каждая компания самостоятельно решает, какие счета использовать, выбрав нужные из общего плана. Фиксация дебета и кредита с указанием счетов называется бухгалтерской проводкой.

На основании проводок по каждому счёту считается сальдо — разница между его дебетовыми и кредитовыми оборотами за определённый период, которая может быть нулевой. Счета делятся на активные — отражающие активы предприятия, пассивные — отражающие источники и расход средств — и активно-пассивные. Если дебет по счёту больше кредита, сальдо называется дебетовым, если меньше — кредитовым, если дебет и кредит равны, то сальдо будет нулевым. Сальдо активного счёта может быть дебетовым или нулевым, сальдо пассивного счёта — кредитовым или нулевым, а сальдо активно-пассивного счёта — и дебетовым, и кредитовым, причём, возможно, одновременно.

Данные по каждому счёту помогают составить бухгалтерский баланс, в котором сгруппированы все активы и пассивы компании за отчётный период, и отчёт о финансовых результатах (он же ОПиУ — отчёт о прибыли и убытках). Эти два документа, а также приложения к ним — и есть бухгалтерская отчётность, которую каждое предприятие предоставляет в Налоговую службу раз в год. В перечень приложений входят: отчет об изменениях капитала, отчет о движении денежных средств, отчет о целевом использовании средств и пояснения к отчетности.

В правильно составленном балансе активы всегда равны пассивам.

Что такое упрощённый бухучёт

С 2013 года, согласно п. 4 ст. 6 закона 402-ФЗ, малые предприятия имеют право вести бухучёт в упрощённой форме.

Напомним, что бизнес считается малым, если его годовой доход не более 800 млн рублей, численность сотрудников — не более 100 человек, доля участия государства и фондов в уставном капитале — не более 25%, а доля других юрлиц — не более 49%.

Суть упрощённого бухучёта раскрыл Минфин России в Рекомендациях по применению упрощенных способов ведения бухучета и составления бухотчетности. Документ предлагает малому бизнесу 3 варианта упрощённого бухучёта: его полную форму, сокращённую и самую простую.

Полный вариант упрощённого учёта рекомендован предприятиям, которые сталкиваются с большим количеством разноплановых хозяйственных операций. Он предполагает использование сокращённого плана бухгалтерских счетов, в котором родственные счета объединены в один. А также этот способ позволяет исправлять ошибки в текущем периоде отчётности. Шаблоны регистров, которые можно применять при такой форме упрощённого учёта, приведены в виде приложений к Рекомендациям.

Сокращённая форма упрощённого учёта предполагает всё то же, что и полная, но также позволяет вести вместо нескольких регистров всего один — журнал учёта фактов хозяйственной жизни. Образец журнала тоже есть в приложении к документу Минфина.

Самая простая форма упрощённого учёта рекомендована только микропредприятиям — компаниям, у которых не более 15 работников, а годовой доход — не более 120 млн рублей. Этот способ ведения бухучёта позволяет отказаться от двойной записи с указанием дебета и кредита. И вести только книгу учёта фактов хозяйственной жизни по группам статей документов отчётности так называемым. Такой метод бухучёта называется кассовым.

Все 3 формы подразумевают и упрощённую бухгалтерскую отчётность: малые предприятия обязаны предоставить налоговой только бухгалтерский баланс и отчёт о финансовых результатах — без приложений.

Тем не менее, не все малые предприятия могут вести упрощённый бухучёт. Это запрещено для:

  • организаций, деятельность которых подлежит аудиту;
  • жилищно-строительных и кредитных потребительских кооперативов;
  • микрофинансовых организаций;
  • компаний госсектора и политических партий;
  • адвокатских бюро и нотариальных палат;
  • НКО, выполняющих функции иностранных агентов.

Как обойтись без бухгалтера

Если вы пока не можете взять опытного специалиста в штат, есть другие способы справляться с бухучётом.

Если вы ИП, можно не вести бухгалтерский учёт и ограничиться финансовым, который позволит отслеживать денежные потоки.

Если вы ООО, удовлетворяющее критериям малого бизнеса, попробуйте вести учёт самостоятельно — пройдите краткосрочные бухгалтерские курсы или используйте специальные программы, не требующие особых экономических знаний. Некоторые сервисы предлагают бесплатный пробный период использования и варианты решений для бизнеса на выбор. Например, у Бухгалтерии Сбербанка их три.

Если вы применяете несколько налоговых режимов, бухучёт будет сложным — в данном случае желательна квалифицированная помощь. Наймите стажёра-операциониста, который сможет обрабатывать первичную документацию, или отдайте ведение бухучёта на аутсорсинг, или используйте разное ПО для операций по каждому режиму. Затраты на эти услуги окупятся сполна.

Как выбрать программу для бухучёта

Идеального программного обеспечения, которое подошло бы и лавке по продаже орехов, и оконной фабрике, не существует. Выбирая программу, подумайте, что она должна уметь и каким запросам соответствовать. Вот перечень параметров, которые стоит учесть:

  • подготовка отчётности в соответствии с налоговым спецрежимом и организационно-правовой формой;
  • возможность синхронизации с кассовым аппаратом;
  • возможность запуска на разных устройствах, включая мобильные;
  • наличие напоминания о сроках отчётности;
  • умение формировать отчёты в цифрах и графиках;
  • степень сложности в обращении;
  • стоимость.

Программы, рассчитанные на неспециалиста, легче в использовании: они дают подсказки, формируют отчёты по готовым схемам и упрощают анализ финансовых данных.

Как составить учётную политику

Учётная политика — это подробная инструкция по ведению бухгалтерского и налогового учёта. Составляет её, как правило, бухгалтер, а одобряет и закрепляет соответствующим приказом — руководитель компании. Если учётная политика разработана грамотно, благодаря ей в случае увольнения бухгалтера дела с лёгкостью сможет продолжить новый специалист или сам руководитель.

Перечень положений учётной политики зависит от вида деятельности компании, выбранного налогового режима и того, упрощённый учёт применяется или полный. Но — в части бухгалтерского учёта — в учётной политике должно быть указано следующее:

  • Лицо, ответственное за ведение бухучёта;
  • Какой способ ведения учёта выбран: упрощённый, сокращённый или простой, бумажный или электронный;
  • Рабочий план счетов;
  • Формы первичной документации и регистров;
  • Порядок учёта доходов и расходов;
  • Положение об основных средствах компании и порядок их оценки, инвентаризации и перерасчёта;
  • Порядок учёта и оценки товарно-материальных ценностей, товаров и готовой продукции;
  • Порядок внесения исправлений и критерии ошибок;
  • Перечень нормативных документов: применяемые положения бухгалтерского учёта (ПБУ), Налоговый кодекс, закон 402-ФЗ.

Шаблоны реестров и первичной документации, если они разработаны компанией самостоятельно и отличаются от унифицированных, оформляются в виде приложений к политике.

Для создания учётной политики, включающей бухгалтерский и налоговый разделы, можно использовать платные или бесплатные конструкторы, которые легко найти через интернет-поисковики. Как правило, такие сервисы умеют подстраиваться под применяемый налоговый режим и даже совмещение режимов. Главное, убедитесь в том, что используемый конструктор учитывает актуальные требования законодательства, а если есть возможность — обратитесь за разработкой документа к профессионалу.

Учётная политика едина для всех структурных подразделений бизнеса. По мере необходимости документ можно дополнять новыми положениями, а вот менять позволено всего 1 раз в год. И только в 3 случаях: если изменилось законодательство или условия хозяйствования (например, виды деятельности), а также если выбраны другие способы ведения бухучёта.