Электронный документооборот от 0 ₽

Name: sberbank.ru
Price range: 0

Что такое акт сверки

Акт сверки — это документ, подтверждающий соответствие данных о взаимных расчётах между двумя компаниями или ИП. Он фиксирует:

даты и суммы поставок, оплат и других операций,
сумму задолженности (если есть),
расхождения в учёте (если они обнаружены), например, когда покупатель оплатил товар, а поставщик это не учёл.

Пример: Акт сверки показал, что, по данным поставщика, у ИП образовалась задолженность в 45 000 рублей. При проверке отгрузок и оплат обнаружилось расхождение — покупатель не учёл платёж на 10 000 рублей от 15 февраля. После сопоставления первичных документов скорректированная задолженность составила 35 000 рублей.

Обычно сверку делают за календарный месяц, квартал или год. Период выбирают исходя из объёма сделок и частоты взаимодействия с контрагентом. Минфин рекомендует делать акты сверки в рамках инвентаризации обязательств компании перед тем, как составить годовую бухгалтерскую отчётность.

Акт сверки подписывают обе стороны, что подтверждает достоверность данных. Если ваш партнёр отказывается ставить подпись в документе — это повод насторожиться. В такой ситуации стоит провести дополнительную проверку компании и оценить риски совместной работы.

Чтобы избежать отказа контрагента от сверки расчётов, заранее пропишите её необходимость в договоре. Обязательно обсудите и укажите, кто будет инициировать сверку, как часто вы планируете её проводить, и установите срок для подписания акта. Например, можно указать, что если вторая сторона не вернёт подписанный документ в течение 14 дней, акт будет считаться согласованным автоматически. Такой подход поможет избежать затягивания процесса.

Зачем нужен акт сверки

Хотя акт сверки не является первичным бухгалтерским документом (как счёт или накладная), он важен для хозяйственной деятельности предприятия, так как обеспечивает:

Контроль расчётов — позволяет сопоставлять данные за любые периоды.
Подтверждение долга — может служить доказательством в суде (вместе с договором и первичными документами), если подписан обеими сторонами.
Налоговую безопасность — помогает выявить ошибки в учёте до проверки ФНС.
Восстановление документооборота — упрощает восстановление цепочки документов при утере.

Акт сверки также можно оформлять при смене бухгалтера — это поможет новому специалисту сопоставить все данные и избежать ошибок в работе.

Когда должник не возвращает деньги, а кредитор не успевает подать в суд в течение трёх лет, долг может стать безнадёжным. Однако подписанный акт сверки позволяет «обнулить» срок давности. Например, когда до истечения срока осталось полгода, а стороны подписали акт — отсчёт трёх лет начинается заново. Это даёт кредитору дополнительное время на взыскание. Главное — чтобы акт содержал сумму задолженности и был подписан обеими сторонами.

Как составить акт сверки: инструкция и образец

Акт сверки не имеет строгой унифицированной формы, но должен содержать наименование документа — «Акт сверки взаиморасчётов» — и дату составления.

Что ещё должно быть в акте:

1. Данные обеих сторон: названия предприятий, их ИНН и КПП, банковские реквизиты (по желанию) и пр.

2. Период, за который проводится сверка (например, «за I квартал 2025 года»).

3. Таблица с операциями. Если вы инициируете акт сверки, сумма в столбце «Дебет» означает, что контрагент должен вам, в столбце «Кредит» — что должны вы. В таблице указывают:

дату операции,
номер и вид документа по операции (счёт, накладная, платёжка),
сумму операции.

4. Итоговое сальдо расчётов, то есть итоговая задолженность одной стороны перед другой.

5. Подписи ответственных лиц и печати организаций, если использование печатей предусмотрено внутренними регламентами.

Инструкция по составлению:

Чтобы правильно составить акт сверки, сначала соберите все документы, связанные с расчётами — договоры, счета-фактуры, накладные и платёжные поручения за проверяемый период. Затем сравните данные из вашей бухгалтерии с информацией от контрагента, чтобы выявить возможные расхождения. После этого приступайте к заполнению акта. Внесите в таблицу все операции с указанием дат, номеров документов и сумм. Когда все данные будут внесены, подсчитайте итоговое сальдо — это покажет, какая сторона и сколько должна другой.

Вы можете использовать для заполнения акта сверки типовую форму, составить акт в программе для ведения бухгалтерии или взять свой шаблон, например такой:

Если контрагент работает с НДС, в акте сверки нужно обязательно указать, что сумма задолженности включает налог. Например, можно написать: «Общая сумма долга составляет 40 000 рублей, в том числе НДС 20% — 6666,67 рублей». Это важно для правильного налогового учёта и подтверждения расходов. Без такой пометки могут возникнуть вопросы при проверке.

Кто может подписывать акт сверки

Акт сверки подписывают уполномоченные представители каждой из сторон. Конкретные лица зависят от организационно-правовой формы.

Для юридических лиц (ООО, АО и др.):

руководитель — на основании устава,
главный бухгалтер — если документ касается финансовых расчётов,
иные сотрудники — например, финдиректор или менеджер — по нотариальной доверенности.

Для индивидуального предпринимателя:

сам ИП — подпись + указание статуса, например «ИП Петров А.А.»,
уполномоченный представитель — если есть доверенность.

Если организация использует печать, её ставят рядом с подписью. При электронном документообороте акт подписывают квалифицированной электронной подписью.

Проверяйте полномочия подписанта (например, доверенность или приказ о праве подписи). Если с вашей стороны акт подписывает не руководитель, приложите копию доверенности.

Как согласовать акт с контрагентом

Для отправки акта сверки можно использовать разные варианты:

1) обычную почту;

2) электронную почту;

3) личную передачу;

4) ЭДО (электронный документооборот).

Помните, что отправка акта сверки обычной почтой требует длительного ожидания, электронной почтой — не имеет юридической силы без электронной подписи, а личная передача затратна по времени и деньгам.

Упростить процесс сверки поможет ЭДО от СберБизнеса. Сервис обеспечивает быстрый и безопасный обмен актами и другими документами в электронном виде с полным соблюдением требований законодательства

Подробнее

Контрагент проверяет правильность указанных сумм операций и отправляет вам уведомление, подтвердив согласие с вашими данными или сообщив о расхождениях.

Если есть расхождения, составляют отдельный акт с пометкой о них (протокол разногласий), запрашивают первичные документы по спорным операциям и при необходимости проводят совместную сверку данных.

Если контрагент отказывается подписывать акт сверки или протокол разногласий, направьте ему письмо с требованием предоставить официальный отказ с объяснением. Если задолженность подтверждается другими документами, можно обращаться в суд.

Для эффективного контроля расчётов важно проводить сверки регулярно (например, раз в квартал), хранить подписанные акты в течение 5 лет и оперативно проводить детальные проверки при обнаружении существенных расхождений.

Главное

⠀Акт сверки — важный инструмент подтверждения взаимных расчётов между контрагентами. Он фиксирует операции (поставки, оплаты) с указанием дат, выявляет возможные расхождения в их учёте и определяет сумму задолженности, если она есть.

⠀Акт служит доказательством долга в суде (при наличии подписей обеих сторон) и помогает проводить корректный налоговый учёт. Подписанный акт сверки может обнулить срок исковой давности, если был оформлен до истечения трёх лет.

⠀В акте указывают реквизиты сторон, период сверки (месяц, квартал или год), приводят таблицу всех операций с датами и суммами, выводят итоговое сальдо. Если есть НДС — сумму налога указывают отдельно.

⠀Подписывать акт могут руководители организаций, бухгалтеры или уполномоченные сотрудники (при наличии доверенности). ИП сам подписывает акт или передаёт это право своему представителю по доверенности.

⠀Акт сверки можно передать лично в руки, отправить обычной почтой или по электронной почте. Надёжный и быстрый вариант согласования документа — сервис электронного документооборота (ЭДО).

⠀При возникновении расхождений нужно составить протокол разногласий, запросить первичные документы и при необходимости провести совместную сверку. Если контрагент отказывается подписывать акт или протокол, нужно направить официальную претензию с требованием объяснить причины отказа.

Как вести бухгалтерский учёт и понять, нужен ли вам бухгалтер

Зачем и как вести финансовый учёт

Частые вопросы юристам от предпринимателей

Смотреть все статьи