Электронный документооборот от 0 ₽

Name: sberbank.ru
Price range: 0

Когда поставщик передаёт товар покупателю, на партию оформляют накладную в комплекте со счётом-фактурой. Но вместо комплекта документов можно выписать один — универсальный передаточный документ (УПД). Рассказываем, как он упрощает документооборот и что предпринимателям нужно знать о нём.

Что такое универсальный передаточный документ

Универсальный передаточный документ или УПД относят к первичным учётным документам. Он сопровождает груз, когда его передают от поставщика покупателю.

Документ применяют с 2013 года (рекомендован письмом ФНС). До этого компании могли использовать для отгрузки и приёмки товара только накладную или накладную в паре со счётом-фактурой. Теперь у бизнеса есть выбор: можно всё так же выдавать «старый» комплект или перейти на УПД. Оба варианта законны.

Накладная нужна для учёта материальных ценностей и подтверждения сделки, а счёт-фактура — для учёта НДС. УПД объединяет два документа в один. Он позволяет:

отразить отгрузку товара и расходы у продавца,
отразить приёмку товара и доходы у покупателя,
вычесть НДС для налоговой.

Для каких сделок подходит УПД

Универсальный передаточный документ подходит не только для товаров. Оказание услуг, выполнение работ, передачу имущественных прав по собственным активам компании, посреднические операции — например, передачу груза по договору комиссии или агентскому договору — также можно проводить по УПД.

Это мультифункциональный инструмент для бизнеса. Он экономит время на подготовку документов. Имея один УПД для разных операций с контрагентами, проще вести бухучёт и сдавать отчётность в налоговую.

Допустимо использовать УПД вместо товарной накладной и акта выполненных работ независимо от того, в паре они со счётом-фактурой или без него.

УПД выставляют на товары и услуги одновременно. Например, когда в одном документе нужно указать сам товар, расходы на его доставку и отгрузку. Тогда универсальный документ будет объединять товарную накладную и акт выполненных работ.

УПД не выставляют:

На алкоголь и спиртосодержащую продукцию. По закону её можно перемещать только по товарно-транспортной накладной 1-Т.
Когда продавец работает по предоплате.

УПД выписывают только на услуги, которые уже оказаны на момент подготовки документа.

УПД в налоговых режимах

УПД подходит для всех режимов налогообложения.

На общей системе налогообложения (ОСН) заменяет накладную и счёт-фактуру для товаров, акт и счёт-фактуру — для работ и услуг. Учитывает налоговые расходы или доходы и НДС.

На спецрежимах — заменяет накладную или акт, так как счёт-фактуру не выставляют. Учитывает налоговые расходы или доходы.

УПД могут применять компании всех организационно-правовых форм, в том числе индивидуальные предприниматели. Главное — выбрать шаблон документа, закрепить его в учётной политике и согласовать с контрагентами.

Электронный и бумажный УПД

УПД как в бумажном, так и в электронном формате сокращает количество документации на предприятиях.

Если документ передают в системе электронного документооборота (ЭДО), его удобно корректировать под запросы конкретного бизнеса или сделки. При этом УПД не нужно распечатывать.

Поставщик составляет документ в одном экземпляре, заполняет свою часть УПД и пересылает его покупателю, скрепив усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Покупатель заполняет другую часть документа и ставит УКЭП со своей стороны.

Если компания продаёт прослеживаемый товар (ввезённый из стран Евразийского экономического союза — ЕАЭС), то, согласно 371-ФЗ о внесении изменений в Налоговый кодекс РФ, УПД нужно оформлять только в электронном виде.

В остальных случаях предприниматели выбирают формат по желанию: электронный или бумажный. Бумажный распечатывают в двух экземплярах. Его можно составить самостоятельно или взять типовой образец.

В учётной политике имеет смысл прописать оба варианта формирования УПД. Тогда одним контрагентам документ можно распечатывать, а другим — отправлять в системе. Это позволит подстроиться под разных партнёров.

Как заполнить УПД

Универсальный передаточный документ разработан на основе счёта-фактуры и содержит 19 разделов для заполнения. У него есть обязательные реквизиты:

дата,
сведения о продавце и покупателе,
наименование товара (услуги или работы),
количество, цена, сумма товара (услуги или работы),
должности, Ф. И. О. и подписи лиц, ответственных за сделку,
статус УПД.

К разделам, которые можно не заполнять, относятся:

А — порядковый номер,
В — код в таблице. Приводят, когда на продукцию есть налоговые льготы. Для товаров выбирайте код по ОКВЭД, для услуг — по ОКУН.
(9) — данные о транспортировке и грузе; этот раздел заполняют, когда груз доставляет компания-перевозчик, вносят сведения о транспортной накладной,
(12) — иные сведения об отгрузке, передаче,
(17) — иные сведения о получении, приёмке; можно написать: «Претензий нет».

В типовой форме УПД есть раздел «Идентификатор государственного контракта». Он нужен для сделок с госкомпаниями по оборонным заказам или проектов, которые финансируются напрямую из федерального бюджета. В остальных случаях его игнорируют или удаляют.

Разделы 14 и 19 «Наименование экономического субъекта» заполняют, когда покупатель или продавец работают без печати.

Номер таможенной декларации и данные о стране происхождения товара в таблице (10 и 10а) нужны для импортных и прослеживаемых товаров. Цифровой код для них можно найти в Общероссийском классификаторе стран мира.

Код для единицы измерения берут из Общероссийского классификатора единиц измерения ОК 015-94 (МК 002-97). Например, если товар измеряется в штуках, то его код, согласно классификатору, — 796, если в метрах — 006. Для литров берут значение — 112 и т. д. Акциз включают только на товары, для которых он предусмотрен: табак, бензин, дизтопливо.

УПД со статусом 1 — обязательно регистрируют: продавец в книге продаж, покупатель в книге покупок. Продавец вносит сведения об НДС (ставку, сумму, стоимость товара с НДС).

УПД со статусом 2 — в документе не нужно заполнять раздел «К платёжно-расчётному документу» и данные в таблице об НДС. Двойку в статусе может выбрать и продавец на ОСН, если он проводит операцию, которая не облагается налогом на добавленную стоимость.

Главное

Универсальный передаточный документ (УПД) — первичный учётный документ, он сопровождает отгрузку товара, оказание услуг, выполнение работ.
УПД заменяет: накладную, накладную + счёт-фактуру, акт выполненных работ + счёт-фактуру, накладную + акт выполненных работ.
УПД подтверждает сделку с товаром, работой, услугой, учитывает расходы у продавца, доходы у покупателя и НДС для налоговой.
УПД либо распечатывают и передают покупателю вместе с товаром, либо отправляют в электронном виде в системе ЭДО.
Можно составить свой шаблон УПД на основе типового, главное — внести в него обязательные для заполнения разделы.
Статус 1 в УПД ставят, когда он заменяет накладную (акт) со счёт-фактурой на ОСН, Статус 2 — накладную или акт на спецрежимах.

Как вести бухгалтерский учёт и понять, нужен ли вам бухгалтер

Зачем и как вести финансовый учёт

Частые вопросы юристам от предпринимателей

Смотреть все статьи

Электронный документооборот от 0 ₽

УПД: как он упрощает документооборот

Содержание